Sachverhalt:

Während der Diskussion zu diesem Thema in der Sitzung am 23.10.2018 wurde eine Priorisierung der Projekte gewünscht.

Die Einführung des DMS, der eRechnung sowie des Bauhof-Programms incl. Baumkataster wurden bereits angeschoben; bei den Ausführungen in der  Ursprungsvorlage handelte es sich um Mitteilung von Sachständen.

Zur Einführung eines DMS wird auf das Online-Zugangs-Gesetz verwiesen, nach der alle Verwaltungsleistungen bis 2022 online für die Bürger zur Verfügung stehen müssen. Die Einführung hat für die Verwaltung nur dann einen Mehrwert, wenn die digital eingehenden Anträge u.ä. medienbruchfrei weiter bearbeitet werden können. Dies erfolgt idealerweise mit einer automatischen Übernahme in ein Fachverfahren, ersatzweise ins Dokumenten-Management-System. Für das sog. Bürgerportal werden Lösungen durch das Land und die neu zu gründende Anstalt des öffentlichen Rechts  ITVSH erarbeitet.

Folgende  Projekte sind neu; zum Teil haben sich die Kosten gegenüber der Ursprungsvorlage geändert::

Einführung einer Software für Wahlen

Bei jeder Wahl werden derzeit alle notwendigen Daten mit Word und/oder Excel erstellt und bearbeitet. Für die optimale Organisation einer Wahl, inkl. Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung ist die Einführung einer entsprechenden Software sinnvoll. Die Software kann bei jeder Wahl eingesetzt werden und umfassende Informationen z.B. Wahlhelfer, Niederschriften, Wahlausschüsse abbilden und als Schnittstelle zwischen Kreis- und Landeswahlleiter für einen Datenaustausch eingesetzt werden. 

Finanzierung über die Erhöhung der Umlage an kommunit über 5 Jahre. (Kostenplanung: 2019: 1300 € zzgl. anfallender Kosten der teilnehmenden Verbandsmitglieder für die Projektplanung und Schulungen).

Prio: Die Einführung eines Programms für die Wahlen ist im Sinne einer wirtschaftlichen und rechtssicheren Abwicklung unumgänglich. Ferner wurden Informationen für die Bürgerinnen und Bürger am Wahlabend in der Kommunalen Halle und im Internet gewünscht. Eine fehlerfreie und schnelle Darstellung über alle 12 Wahlkreise nur mit Hilfe des MS-Excel ist extrem zeitaufwändig und bindet entsprechend Arbeitszeiten der Mitarbeiter/innen in der Wahlbehörde.

Einführung einer Software zur Erstellung von Leistungsverzeichnissen

Im Fachbereich Bauen werden häufig Ausschreibeverfahren für den Hoch- und Tiefbau durchgeführt. Jede Ausschreibung erfordert ein individuelles Leistungsverzeichnis mit neutralen und regelkonformen (VOB und DIN gerechten) Ausschreibungstexten.

Die Einführung einer Software zur Erstellung Leistungsverzeichnissen bietet den Vorteil, dass herstellerneutrale Ausschreibungstexte, eine Kostenplanung und Abrechnung damit ausgearbeitet werden können. Eine zentrale Vergabestelle beim Kreis Pinneberg mit einem eVergabe-Programm ist zurzeit in Planung. Unabhängig von dieser Realisierung verbleibt die Erstellung eines Leistungsverzeichnisses und die Kostenplanung immer im zuständigen Fachbereich.

Auch hier wird die Finanzierung über die Erhöhung der Umlage an kommunit über 3 Jahre angestrebt. (2019: 700 €)

Prio: Die Einführung ist im Hinblick auf die vielen geplanten Baupläne der Stadt geboten. Das Programm stellt eine wirksame Hilfe zur Erstellung rechtskonformer Leistungsverzeichnisse dar.

Beschaffung eines Plotters

Der Fachbereich Bauen verfügt viele Gebäudepläne. Ein Ausdruck in A0 ist bisher nur, nach Rücksprache, mit den Stadtwerken Barmstedt möglich. Dies erfordert sowohl bei den Stadtwerken als auch beim jeweiligen Mitarbeiter/in einen zeitlichen Mehraufwand. Durch die Anschaffung eines Plotters im Format A0 lässt sich der Zeitaufwand einsparen und auch alle weiteren Bereiche, insbesondere Tourismusbüro und  Wirtschaftsförderung, können ebenfalls davon profitieren. Zurzeit beträgt die maximale Ausdrucksgröße A3.
Finanzierung über die Erhöhung der Umlage an kommunit über 5 Jahre (2019: 1.600 €).

Einführung einer Software zur Unterstützung des Gebäudemanagements – weiterer Sachstand unter Bezugnahme der Vorlage VO/2017/258

Kommunit plant die Ausschreibung einer Software zur Unterstützung des Gebäudemanagements. Das Ziel ist eine Teilhabe am Rahmenvertrag und Umsetzung in 2019. Die Kostenermittlung läuft aktuell; derzeit geht die Verwaltung von rd. 20.000 Euro aus (inkl. Schulungen). Auch hier wird die Finanzierung über die Erhöhung der Umlage an kommunit über 3 Jahre angestrebt. (2019: 6.700 €)

Prio: Um eine wirksame Kostenkontrolle und ggf. Vorschläge für geeignete Verbesserungen der Gebäudeinfrastruktur zu ermöglichen wäre eine EDV-unterstützte Sachbearbeitung zielführend. Die derzeitige Erfassung erfolgt größtenteils mit MS-Excel. Fraglich ist, ob es bei Einführung des Dokumentenmanagementsystems über die strukturierte EDV-basierte Ablage Möglichkeiten gibt,  Auswertungen zu erstellen.

Dies könnte zunächst bis dahin zurückgestellt werden.

Beteiligung von Kindern und Jugendlichen:

Interessen von Kindern und Jugendlichen gem. § 47 f GO sind nicht betroffen.

Zuständigkeiten:

Vorberatend zuständig ist gem. § 1 der Zuständigkeitsordnung der Stadt Barmstedt folgender Ausschuss: Hauptausschuss; abschließend zuständig ist die stadtvertretung im Rahmen der Haushaltsberatungen.

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Beschlussvorschlag:

Die Haushaltsmittel für die Beschaffung/Miete der folgenden IT-Programme / Hardware sind bereitszustellen:

a. Programm für Wahlen 1300 €

b. Programm zur Erstellung von Leistungsverzeichnissen 700 €

c. Beschaffung oder Miete eines Plotters 1600€

d. Programm für das Gebäudemanagement 6700€

 

Anlage/n: