Sachverhalt:

Im kommenden Jahr 2019 ist die Umsetzung der folgenden Projekte geplant:

1. Dokumenten-Management-System (DMS) - Sachstand
   Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung wird in der Verwaltung ein DMS zur flächendeckenden elektronischen Aktenführung sowie "Workflow" eingeführt. Bisher findet eine hybride Aktenführung statt. Es werden sowohl elektronisch als auch in Papierform vorhandene Dokumente abgelegt. Dies birgt Lücken und kann keine rechtssicheren Akten gewährleisten. Zudem führt eine schlechte Wiederauffindbarkeit und hoher Suchaufwand von Dokumenten sowie Mehrfachspeicherungen zu einem erhöhten Arbeitsaufwand. Alle aktuellen Fachverfahren sollen mit dem DMS verbunden werden (Schnittstellen zum DMS), damit eine einheitliche und zentralisierte Aktenablage und vollständige Akte gewährleistet werden kann. Bereits jetzt werden z.B. Pläne der Gebäude nach und nach eingescannt, um sie im Bereich Bau digital nutzen und bearbeiten zu können. Die Zahl der Anfragen zur Nutzung digitaler Daten steigt stetig. Die Einführung eines DMS macht umfangreiche Vorarbeiten in der Organisation erforderlich. Der Aktenplan bildet die Grundlage für ein DMS. Die Verwaltung wird einen produktorientierten Aktenplan einsetzen, welcher von den Fachbereichen bereits angepasst und überarbeitet wurde.
   Eine weitere wichtige Entscheidung, ob Akten nachgescannt werden (z.B. Grund- / Gewerbesteuerakten) oder zu einem Stichtag von der Papier- in eine digitale Form gewechselt wird (Allgemeinakten) muss noch erfolgen. Mit der Einführung eines DMS soll nicht nur, wie bereits erwähnt, die Dokumentenablage in digitaler Form erfolgen, sondern auch eine digitale Vorgangsbearbeitung (sog. Workflows - ähnlich des eingesetzten Ratsinformationssystems ALLRIS).
   Ein DMS muss fortlaufend administriert werden (Wer hat welche Berechtigungen? Wer darf Akten anlegen? usw.) und eine gründliche Schulung der Mitarbeiter/innen ist unbedingt erforderlich. Nach der Umsetzung werden Kapazitäten, die jetzt durch Ablage und Heraussuchen von Unterlagen gebunden sind, frei. Außerdem würde Lagerplatz für die Akten und Belege innerhalb des Rathauses sowie langfristig im Archiv frei. Die Einführung des DMS sollte nach der ursprünglichen Projektplanung zum 31.12.2019 abgeschlossen sein. Möglicherweise verzögert sich das Projekt wegen notwendiger Ausschreibungen. Bei Fertigstellung der Vorlage wurde sich noch nicht auf einen Softwarehersteller/Produkt festgelegt. 
   Die Zugriffe auf ein  DMS werden, lt. kommunit, mit 10 Euro pro AP und Monat beziffert (60 AP x 10 x 12  Monate = 7.200 Euro jährlich). Dazu kommen jedoch ggf. Kosten der Schnittstellen zu anderen Programmen, Anpassungen in der Arbeitsplatzausstattung und Schulungen.

Geschätzt werden für die Einführung eines DMS 2019 jährliche Mehrkosten in Höhe von: DMS-IT 7.200 €, Arbeitsplatzausstattung 3.000 €. Für Schulungen werden einmalig 15.000 € eingeplant.

2. Einführung eRechnung – weiterer Sachstand unter Bezugnahme der Vorlage VO/2017-258

Die Kosten für die Einrichtung des Workflows und die Verarbeitung von E-Rechnungen liegen nach einem Angebot bei 25.000 Euro. Auch hier wird die Finanzierung über die Erhöhung der Umlage an kommunit über 3 Jahre angestrebt. (2019: 8.400 €; Schulungen einmalig: 5.000€).
 

3. Einführung einer Software zur Unterstützung des Gebäudemanagements – weiterer Sachstand unter Bezugnahme der Vorlage VO/2017/258

Kommunit plant die Ausschreibung einer Software zur Unterstützung des Gebäudemanagements. Das Ziel ist eine Teilhabe am Rahmenvertrag und Umsetzung in 2019. Die Kostenermittlung läuft aktuell; derzeit geht die Verwaltung von rd. 20.000 Euro aus (inkl. Schulungen). Auch hier wird die Finanzierung über die Erhöhung der Umlage an kommunit über 3 Jahre angestrebt. (2019: 6.700 €)
 

4. Einführung einer Software zur Erstellung von Leistungsverzeichnissen
   Im Fachbereich Bauen werden häufig Ausschreibeverfahren für den Hoch- und Tiefbau durchgeführt. Jede Ausschreibung erfordert ein individuelles Leistungsverzeichnis mit neutralen und regelkonformen (VOB und DIN gerechten) Ausschreibungstexten.
   Die Einführung einer Software zur Erstellung Leistungsverzeichnissen bietet den Vorteil, dass herstellerneutrale Ausschreibungstexte, eine Kostenplanung und Abrechnung damit ausgearbeitet werden können. Eine zentrale Vergabestelle beim Kreis Pinneberg mit einem eVergabe-Programm ist zurzeit in Planung. Unabhängig von dieser Realisierung verbleibt die Erstellung eines Leistungsverzeichnisses und die Kostenplanung immer im zuständigen Fachbereich.
   Auch hier wird die Finanzierung über die Erhöhung der Umlage an kommunit über 3 Jahre angestrebt. (2019: 700 €)
    
5. Einführung einer Software für Wahlen
   Bei jeder Wahl werden alle notwendigen Daten mit Word und/oder Excel erstellt und bearbeitet. Für die optimale Organisation einer Wahl, inkl. Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung, ist die Einführung einer entsprechenden Software sinnvoll. Die Software kann bei jeder Wahl eingesetzt werden und umfassende Informationen z.B. Wahlhelfer, Niederschriften, Wahlausschüsse abbilden. 
   Auch hier wird die Finanzierung über die Erhöhung der Umlage an kommunit über 3 Jahre angestrebt. (2019: 700 €)
    
6. Beschaffung eines Plotters
   Der Fachbereich Bauen verfügt viele Gebäudepläne. Ein Ausdruck in A0 ist bisher nur, nach Rücksprache, mit den Stadtwerken Barmstedt möglich. Dies erfordert sowohl bei den Stadtwerken als auch beim jeweiligen Mitarbeiter/in einen zeitlichen Mehraufwand. Durch die Anschaffung eines Plotters im Format A0 lässt sich der Zeitaufwand einsparen und auch alle weiteren Bereiche, insbesondere Tourismusbüro und  Wirtschaftsförderung, können ebenfalls davon profitieren. Zurzeit beträgt die maximale Ausdrucksgröße A3. (Kostenplanung: 8.000 €)
    
7. Einführung eines Baumkatasters Bauhof – Sachstand

Aus der Anwendung des § 823 Abs. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) obliegt jedem Grundstückseigentümer die Verkehrssicherungspflicht. Er hat für den verkehrssicheren Zustand von Baum- und Gehölzbestand zu sorgen und ist verpflichtet, Schäden durch Bäume an Personen oder Sachen zu verhindern. Daraus folgt, dass eine regelmäßige Kontrolle des Bestandes notwendig ist. Diese Kontrollzyklen und die erforderlichen sowie durchgeführten Maßnahmen sind zu dokumentieren.
In der Sitzung des Umweltausschusses am 31.1.17 wurde zudem ein „Sicherungsverfahren für Bäume / Baumfällaktionen“ angeregt. Der Auftrag und die Installation der Software Dinob sind erfolgt.

Beteiligung von Kindern und Jugendlichen:

Interessen von Kindern und Jugendlichen gem. § 47 f GO sind nicht betroffen.

Zuständigkeiten:

Vorberatend zuständig ist gem. § 1 der Zuständigkeitsordnung der Stadt Barmstedt folgender Ausschuss: Hauptausschuss.

Abschließend zuständig ist folgendes Gremium: Stadtvertretung im Rahmen der Haushaltsberatungen.

Beschlussvorschlag:

Von den laufenden und geplanten IT-Vorhaben wird Kenntnis genommen. Die erforderlichen

Mittel sind in die Haushaltsplanung 2019 aufzunehmen.

Finanzielle Auswirkungen:

vorläufige Erhöhung der Umlage an kommunit 2019: 242.481,26€

DMS- IT jährlich: 7.200 €
DMS – Ausstattung der AP’s jährlich: 3.000 €

DMS – Schulungen einmalig: 15.000€

eRechnung – Schulungen einmalig: 5.000€

eRechnung in 2019, 2020, 2021: je 8.400 €

Gebäudemanagement in 2019, 2020, 2021: je 6.700 €

Software für Leistungsverzeichnisse in 2019, 2020, 2021: 700€

Software für Wahlen in 2019, 2020, 2021: 700€

Beschaffung eines Plotters: 8.000€

Anlage/n: