Sachverhalt:

Im Jahr 2015 wurde in der Verwaltungsgemeinschaft Stadt Barmstedt – Amt Hörnerkirchen das digitale Sitzungsmanagement eingeführt. Die Stadtvertretung Barmstedt, die Gemeindevertretungen Brande-Hörnerkirchen und Westerhorn sowie der Amtsausschuss Hörnerkirchen setzen bereits seit dem 2015 auf das papierlose Sitzungsmanagement und wurden zum damaligen Zeitpunkt erstmalig mit einem iPad ausgestattet.
Leasingeber war der IT-Zweckverband kommunit mit einer Leasinglaufzeit bis zum 06.05.2018, analog zur Kommunalwahl.

In der Sitzung der Stadtvertretung am 10.10.2017 wurde die weitere Nutzung von iPads - für nach der Kommunalwahl im Mai 2018 im Amt verbleibende Mitglieder - sowie die Bereitstellung von iPads für neu gewählte Mitglieder beschlossen. Die Gemeinden Bokel und Osterhorn stiegen nach der Kommunalwahl im 2018 ebenfalls auf das digitale Sitzungsmanagement um, weshalb auch hier die Gemeindevertreter und bürgerlichen Mitglieder mit iPad‘s ausgestattet wurden. Der IT-Zweckverband kommunit stellt als Leasinggeber die Geräte mit einer Laufzeit von 60 Monaten (entsprechend der Legislaturperiode 2018-2023) für monatlich 8,75€ zur Verfügung. 
Nach Ablauf des Leasingzeitraum gehen die Geräte in das Eigentum der Stadt Barmstedt über.

Die derzeit vorhandenen Geräte, verteilen sich wie folgt:

Das Amt Hörnerkirchen als Vertragspartner beklagt bei den Geräten aus dem Jahr 2015, dass diese störanfällig sind und Updates nicht mehr angeboten werden.
Auch Mitglieder der Stadtvertretung äußern die gleichen Probleme.

Eine aktuelle Preisabfrage beim IT-Zweckverband kommunit ergab das neue Geräte wie folgt geleast werden können:

Für eine Tablethülle ohne Tastatur entstehen zusätzliche Einmalkosten von 60,00 Euro pro Gerät.
Kosten für eine Einweisung durch kommunit müssen entfallen – diese wird nicht mehr angeboten.

Hinweis:

Die Kosten für Geräte für den Amtsbereich, müssen durch diesen getragen werden. Sofern die Stadt jedoch auch weiterhin im Innenverhältnis Geräte für den Amtsbereich zur Verfügung stellt, ist wahrscheinlich eine Umsatzsteuer abzuführen.

Folgende vier Möglichkeiten stehen zur Wahl:
 

1. Alle 111 iPads verbleiben bis zum Ende der Legislaturperiode 2023 bei den Gremienmitgliedern und in der Verwaltung.
   Ausfälle müssen situationsbedingt ersetzt werden.
    
2. Alle 54 iPads aus dem Jahr 2015 werden im nächsten Haushaltsjahr 2022 durch neue Geräte ersetzt.
   Sie werden über einen Zeitraum von 72 Monate (Ende der Legislaturperiode 2028) beim IT-Zweckverband kommunit geleast. Die restlichen 57 Geräte verbleiben bis zur nächsten Kommunalwahl 2023 bei den Gremienmitgliedern und werden dann ersetzt.

3. Alle Gemeindevertretungen und der Stadtvertretung werden im nächsten Haushaltsjahr 2022 mit neuen iPads ausgestattet.
   Insgesamt 90 iPads (aus den Jahren 2015-2021) werden beim IT-Zweckverband kommunit für 72 Monate geleast. Die Geräte aus den Jahren 2018-2021 werden in der Verwaltung eingesetzt.
    

4. Die Gemeindevertreter und bürgerlichen Mitglieder der Gemeinden Bokel, Brande-Hörnerkirchen, Osterhorn und Westerhorn werden im Haushaltsjahr 2022 mit neuen iPads ausgestattet.
   Die iPads werden beim IT-Zweckverband kommunit für 72 Monate (bis zum Ende der Legislaturperiode 2028) geleast.
   Die Ausschussmitglieder der Stadtvertretung und die bürgerlichen Mitglieder nutzen Ihre iPads bis zum jetzigen Ablauf der Leasingzeit (2023) weiter. Mit Beginn der neuen Legislaturperiode erhalten die Ausschussmitglieder der Stadtvertretung und ihre bürgerlichen Mitglieder ein neues iPad. Leasinggeber ist der IT-Zweckverband mit einer Leasinglaufzeit von 60 Monaten (entsprechend der Legislaturperiode 2023-2028).
    

Die Verwaltung empfiehlt den Austausch aller iPads für das digitale Sitzungsmanagement (Stadt- und Gemeindevertretungen sowie bürgerlichen Mitgliedern) im Jahr 2022 mit einem iPad Basic = Möglichkeit 3.
Alle erforderlichen Geräte werden mit einer Tablethülle (ohne Tastatur) ausgestattet. Leasinggeber ist der IT-Zweckverband kommunit. Die Laufzeit beträgt 72 Monate (bis zum Ende der Legislaturperiode 2028).
Die 57 iPads, welche sich im aktuellen Leasing befinden, werden innerhalb der Verwaltung eingesetzt und als Ersatzgeräte bereitgestellt.

Ziel sollte ein zeitgleicher Austausch aller iPads zu Beginn einer neuen Legislaturperiode sein. Mit der vorgeschlagenen Handlungsempfehlung beginnt ab 2028 ein regelmäßiger Austauschrhythmus.

Beteiligung von Kindern und Jugendlichen:

Interessen von Kindern und Jugendlichen gem. § 47 f GO sind nicht betroffen.

Zuständigkeiten:

Abschließend zuständig ist folgendes Gremium: Stadtvertretung Barmstedt..

Beschlussvorschlag:

 Um Beratung und Beschlussfassung wird gebeten.

Finanzielle Auswirkungen:
 

(Möglichkeit 3) Die jährliche Leasingrate in Höhe von 8.370,00 € wird über die kommunit-Umlage abgerechnet. Die einmaligen Kosten für die Tablethüllen in Höhe von 5400,00 € werden im Ergebnishaushalt verbucht.

Der Beschluss muss in der Haushaltsplanung für 2022 noch berücksichtigt werden.

Anlage/n:

gez. Schutz