Sachverhalt:

In der Sitzung der Stadtvertretung am 07.10.2014 wurde der Umstieg auf das digitale Sitzungsmanagement beschlossen. Die erstmalige Einführung mit dem papierlosen Versand der Sitzungsunterlagen erfolgte im Jahr 2015. Die Gemeinden Brande-Hörnerkirchen und Westerhorn sowie der Amtsausschuss Hörnerkirchen haben ebenfalls 2015 auf das digitale Sitzungsmanagement umgestellt.

Seit dem 01.01.2015 nutzen alle Mitglieder der Stadtvertretung und alle bürgerlichen Mitglieder ein iPad. Den stellvertretenden bürgerlichen Mitgliedern wurde bisher kein iPad zur Nutzung überlassen. Sie haben nur einen Zugriff auf das Ratsinformationssystem Allris erhalten. Die iPads hat die Verwaltungsgemeinschaft (VG) Stadt Barmstedt – Amt Hörnerkirchen von dem IT-Zweckverband kommunit geleast. Die Laufzeit wurde analog zur Legislaturperiode der Kommunalwahl im Jahr 2018 gewählt. Anschließend gehen die Geräte in das Eigentum der VG Stadt Barmstedt – Amt Hörnerkirchen über. 

Am 06. Mai 2018 findet die Kommunalwahl statt. Gemäß § 8 Gemeinde- und Kreiswahlgesetz (GKWG) erhöht sich die gesetzliche Zahl der Mitglieder der Stadtvertretung Barmstedt von bisher 19 Mitglieder auf 23 Mitglieder. Die neue Zusammensetzung der Ausschüsse wird in der konstituierenden Sitzung im Juni 2018 entschieden. Daher muss die weitere Verwendung der iPads geregelt werden.

Neubeschaffung von Geräten für die Legislaturperiode 2018 – 2023

Bei Bereitstellung von Haushaltsmitteln durch die Stadtvertretung gibt es für die Neubeschaffung von Geräten folgende zwei Varianten:

1. Die Verwaltung stellt für alle neu gewählten Mitglieder iPads in erforderlicher Anzahl zur Verfügung. Die Mitglieder, die im Amt bleiben, können das von der Verwaltung zur Verfügung gestellte iPad weiter nutzen.

2. Die Verwaltung stellt für alle Mitglieder ein neues iPad in erforderlicher Anzahl zur Verfügung. Dies erfordert aber einen größeren Aufwand für die Verwaltung.

Die derzeit verfügbaren iPads können solange genutzt werden, bis ein Update von Apple nicht mehr zur Verfügung steht. Die Verwaltung schlägt vor, dass nur die neu gewählten Mitglieder ein iPad erhalten und die derzeit verfügbaren iPads erstmal in dem Besitz der Mitglieder bleiben (Variante 1).

Weitere Verwendung der zur Verfügung gestellten iPads der ausgeschiedenen Mitglieder

Die ausgeschiedenen Mitglieder müssen gemäß der vereinbarten Nutzungserklärung die iPads an die Verwaltung zurückgeben. Ein Teil der iPads wird für den verwaltungsseitigen Sitzungsdienst verwendet. Die übrigen iPads werden für die stellvertretenden bürgerlichen Mitglieder zur Verfügung gestellt oder können erworben werden. Der Wert der iPads wird dann zum Zeitpunkt der Kommunalwahl 2018 ermittelt.

Das Gleiche gilt auch für die amtsangehörigen Gemeinden. Die Gemeinden Bokel und Osterhorn werden nach der Kommunalwahl ebenfalls auf das digitale Sitzungsmanagement umstellen. Gemäß öffentlich-rechtlichen Vertrag über die Bildung der Verwaltungsgemeinschaft zwischen der Stadt Barmstedt und dem Amt Hörnerkirchen sind diese Aufwendungen insgesamt über den pauschalen Verwaltungskostenbeitrag von 22 % der Personalausgaben abgegolten. Daher sind diese Aufwendungen für das Amt Hörnerkirchen im Haushalt der Stadt Barmstedt abzubilden.

Die Anzahl der benötigten neuen iPads wird wie folgt geschätzt:

Somit werden ca. 54 neue iPads sowie Ersteinweisungen durch den IT-Zweckverband kommunit benötigt. Es wird vorgeschlagen, die Geräte wieder von dem IT-Zweckverband zu leasen. Der folgende Kostenrahmen ist auf die Dauer von 60 Monaten (Legislaturperiode 2018-2023) ausgelegt:

Nach Ablauf gehen die Geräte wieder in das Eigentum der Stadt Barmstedt über.

Derzeit werden 73 iPads (30 für die Stadt Barmstedt, 39 für das Amt Hörnerkirchen, 4 für die Verwaltung) bei dem IT-Zweckverband kommunit geleast. Die Kosten setzen sich zunächst wie folgt zusammen:

Stadt Barmstedt:

Amt Hörnerkirchen und Verwaltung:

Die Kosten in Höhe von 1.900,00 € (25,00 € pro Stück) für die Schutzhüllen wurden einmalig geleistet.

Beschlussvorschlag:

Die erforderlichen Geräte werden von dem IT-Zweckverband kommunit für 60 Monate (Legislaturperiode 2018 – 2023) geleast. Nach Ablauf gehen die Geräte in das Eigentum der Stadt Barmstedt über. Die Haushaltsmittel werden im Haushalt 2018 berücksichtigt.

Finanzielle Auswirkungen:

Die jährliche Leasingsrate in Höhe von 7.549,20 € ist im Verwaltungshaushalt bei der Haushaltsstelle 060000.713000 zu verbuchen.

Anlage/n: