Sachverhalt:

In der Sitzung der Stadtvertretung Barmstedt am 11.02.2014  wurde der Wunsch vorgetragen, für alle die Nutzung von iPad oder Tablets vorzusehen und somit von der Papierform Abstand zu nehmen. Hierzu sollte die Verwaltung einen Vorschlag unterbreiten.

Das Amt Hörnerkirchen wird voraussichtlich am 01.01.2015 mit dem papierlosen Versand von Sitzungsunterlagen starten. Es wurde eine Preisumfrage durchgeführt. Die Entscheidung fiel auf Kommunit, da die Geräte bereits vorkonfiguriert werden, während der Leasingszeit im Besitz der Firma Kommunit verbleiben und die Laufzeit der Legislaturperiode angepasst ist. Das Amt Hörnerkirchen hat sich für ein iPad mit Retina Display (16 GB) entschieden.

Im Falle der Bereitstellung von Haushaltsmitteln durch die Stadtvertretung Barmstedt stellt die Stadtverwaltung Barmstedt ebenfalls Tablet-PCs für die Gremienmitglieder (außer stellv. Gremienmitglieder) in erforderlicher Anzahl zur Verfügung. Die Sitzungsunterlagen sollen dann nur noch im Ratsinformationssystem ALLRIS bereitgestellt werden, von wo sich jedes Gremienmitglied die Daten über das Internet herunterladen kann. Für die Internetnutzung wird ein W-LAN Zugang benötigt. Eine Schulung zur Bedienung des Gerätes und des Programmes ist vorgesehen.

Nach einer Eingewöhnungs- und Übungsphase soll der papierlose Versand von Sitzungsunterlagen voraussichtlich am 01.01.2015 starten. In der Eingewöhnungs- und Übungsphase werden die Sitzungsunterlagen zusätzlich zum Postversand auch im Ratsinformationssystem ALLRIS angeboten.

Entsprechende Mittel im Haushalt 2014 wurden nicht berücksichtigt. Somit sind die Mittel im Nachtragshaushalt 2014 bereit zustellen.

Beschlussvorschlag: Die Stadtvertretung Barmstedt begrüßt die Einführung des digitalen Sitzungsmanagements. Die Haushaltsmittel werden im Nachtragshaushalt 2014 berücksichtigt. Entsprechende  Änderungen in den Hauptsatzungen und Geschäftsordnungen sind zum 01.01.2015 vorzunehmen.

Finanzielle Auswirkungen: Ca. 5.500 € p.a.

Anlage/n: