Sachverhalt:

Allgemeines

Nach den Grundsätzen für das Berichtswesen in der Stadt Barmstedt vom 12.12.2017 ist dem Hauptausschuss ein Bericht zur Personalplanung und –entwicklung vorzulegen. Der Bericht hat allgemeine und grundsätzliche Aussagen zum Inhalt. Es soll über die Anzahl der Stellen, die Altersstruktur der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie die Personalplanung und -entwicklung berichtet werden. Dieser Bericht wurde zum Stichtag 31.12.2020 erstellt.

Der Teil, der die Kernverwaltung betrifft wird dem Amtsausschuss Hörnerkirchen zur Kenntnis gegeben.

Verwaltungsgemeinschaft Stadt Barmstedt / Amt Hörnerkirchen

Am 01.01.2008 ist die Verwaltungsgemeinschaft zwischen der Stadt Barmstedt und dem Amt Hörnerkirchen wirksam geworden. Das Amt Hörnerkirchen leistet einen Verwaltungskostenbeitrag in Höhe von 22 % der Personalausgaben für die Kernverwaltung. Damit sind auch die Sachkosten abgegolten. Der Vertrag über die Bildung der Verwaltungsgemeinschaft wurde in 2016 für weitere 10 Jahre für die Zeit vom 01.01.2018 bis 31.12.2027 verlängert.

Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Bauhofes des Amtes wurden zum 01.01.2010 in den Barmstedter Bauhof integriert. Die Bauhofkosten werden gesondert nach Leistung abgerechnet.

Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Einrichtungen des Amtes und der Gemeinden des Amtes Hörnerkirchen werden weiterhin im Amtshaushalt bzw. in den Gemeindehaushalten geführt und sind demzufolge in den Übersichten nicht enthalten.

Kooperation mit dem Amt Rantzau

Mit dem Amt Rantzau besteht seit dem 18.12.2008 ein öffentlich-rechtlicher Vertrag. In diesem Vertrag wurde die Zusammenarbeit in den Bereichen Grundsicherung, Wohngeld, Soziales, Renten, Standesamt und Tourismus vereinbart. Im Jahr 2020 wurde dann der 1. Nachtrag zum öffentlich-rechtlichen Vertrag geschlossen. Durch den neuen Vertrag wurden die Kooperationen im Bereich Behindertenbeauftragte/r, Vollstreckung im Außendienst (befristet bis 31.12.2020 aufgrund Kooperation mit dem Kreis Pinneberg), Bauhof und Archiv geregelt.

Die dazugehörige Durchführungsvereinbarung wurde umfassend überarbeitet. Ziel war es, die Abrechnung zu vereinfachen. Eine Abrechnung erfolgt rückwirkend ab dem 01.01.2020 anhand der Personalkostenbeträge nach KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement). Die Aufteilung der Kosten erfolgt nach Einwohnern/innen, im Bereich Tourismus nach Prozentanteilen (25 % Kostenanteil Amt Rantzau).

Die weitere Kooperation im Bereich der Schul-IT wurde bewusst nicht in den bestehenden öffentlich-rechtlichen Vertrag eingearbeitet, da die Aufgabe aufgrund ihrer Komplexität (Schulträgerschaften, Auftragserteilungen bei Investitionen, Beantragung und Abrechnung von Fördergeldern, etc.) einer besonderen Betrachtung und Regelung bedarf. Daher wurde ein weiterer öffentlich-rechtlicher Vertrag für den Bereich Schul-IT geschlossen.

Die Zustimmung des Amtsausschusses des Amtes Rantzau erfolgte erst am 10.05.2021 aufgrund der Corona Pandemie.

Anzahl der Stellen und der Mitarbeiter/innen (Entwicklung 2008 – 2020)

Gemäß Stellenplan belief sich die Anzahl der Stellen im Haushaltsjahr 2020 in der Kernverwaltung des Rathauses auf 53,65 Stellen. Zum Stichtag 30. Juni 2020 waren insgesamt 50,47 Stellen besetzt.

An das Jobcenter Kreis Pinneberg (vormals ARGE) sind unverändert 2 unbefristet beschäftigte Mitarbeiterinnen abgeordnet.

Dazu kommen die ehrenamtliche Tätigen (Wehrführer, Behindertenbeauftragte, Migrationsbeauftragte).

Altersstruktur der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am 31. Dezember 2020
 

Die Altersstruktur zeigt sowohl in der Kernverwaltung als auch in den Einrichtungen eine hohe Anzahl heute 50-60-jähriger Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. In den letzten Jahren wurden entsprechende Maßnahmen in der Kernverwaltung getroffen, um Nachwuchskräfte zu fördern bzw. zu binden. Die Anzahl der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zwischen 25 und 29 Jahren ist daher gestiegen. Qualifizierungsmaßnahmen werden kontinuierlich angeboten.

Personalausgaben (Entwicklung 2008 – 2020)

Die Entwicklung der Anzahl der Stellen, der Personalausgaben und der Kostenerstattungen sind der als Anlage  beigefügten Übersicht zu entnehmen.

Auch in 2020 sind – wie in den Vorjahren- Einsparungen innerhalb des Personalkostenhaushaltes entstanden. Die Minderausgaben betrugen 2017 rd. 168.000 Euro; 2018 rd. 174.000 Euro; 2019 rd. 323.000 Euro und 2020 rd. 258.000 Euro. In 2020 resultierten die Einsparungen im Wesentlichen aus folgenden Gegebenheiten:

• Langzeitausfälle
• Ende der Lohnfortzahlungsfristen
• zeitweise nicht besetzte Stellen
• Personalnebenausgaben (geplante Maßnahmen konnten noch nicht durchgeführt werden)

Grundsätzlich ist es auch weiterhin erforderlich, Aufgabenkritik zu betreiben und die vorliegenden Stellenbeschreibungen zu aktualisieren, den geänderten Aufgabenstellungen anzupassen und damit aussagefähiger in Bezug auf die Personalbemessung für die einzelnen Aufgaben zu machen.

Krankheitsquote

Die Anzahl der durch Krankheit ausgefallenen Arbeitstage wurden ermittelt und sind beigefügt.

Die Zahl der Langzeiterkrankten geht sukzessive zurück. Im Jahr 2020 waren 2 Beschäftigte und eine Beamtin noch betroffen.

Altersteilzeit

Altersteilzeitarbeitsverträge wurden mit insgesamt 11 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen abgeschlossen. Der letzte Vertrag wurde im Juli 2020 abgewickelt. Somit befinden sich keine Bediensteten in der Freistellungsphase.

Nach § 19 Abs. 4 Nr. 6 GemHVO ist eine Altersteilzeitrücklage als Pflichtrücklage zu bilden. In dieser Sonderrücklage werden Mittel für die Gehaltszahlungen während der Freistellungsphase angesammelt. Die Rücklage wird bis zur Abwicklung aller Altersteilzeitfälle im Jahr 2020 aufgelöst. 

Personalentwicklung

Personalentwicklungskonzept

In der Sitzung am 18.07.2017 hat die Stadtvertretung dem vorgelegten Personalentwicklungskonzept zugestimmt. Von den zur Verfügung gestellten Mitteln wurden in 2020 für Maßnahmen der Teamentwicklung (Workshops) rd. 19.000 Euro verwandt. Die Durchführung weiterer Team-Tage und Workshops ist vorgesehen.

Anteil der Frauen in Führungspositionen

Führungspositionen in der Verwaltung werden ausgeübt von der Bürgermeisterin, vier Fachbereichsleitern in der oberen Ebene sowie drei Sachgebietsleiter in der mittleren Ebene. Von den insgesamt 8 Stellen ist 1 Stelle mit einer Frau besetzt. Eine weitere Stelle als Sachgebietsleitung ist seit 2019 nicht besetzt. Die Aufgaben wurden zusätzlich durch den Fachbereichsleiter sowie den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen in der Abteilung aufgefangen. Einen Frauenförderplan wurde in 2017 erstellt.

Leistungsorientierte Bezahlung (LOB)

Die Dienstvereinbarung zur LOB wurde zwischen der Dienststellenleitung und dem Personalrat neu geschlossen. Das Verfahren wurde erheblich vereinfacht.

Arbeitszeitregelungen

Die Dienstvereinbarung über die Arbeitszeit wurde in 2020 überarbeitet und zum 09.12.2020 neu  gefasst. Die Regelungen haben sich bewährt; die Erfassung von Arbeitszeiten, Urlaub und Krankheit erfolgt für den Bereich der Verwaltung seit April 2016 ausschließlich digital. Die manuelle Erfassung der Einrichtungen entspricht einen hohen Arbeitsaufwand.

Aus- und Fortbildung

In der Verwaltung der Stadt Barmstedt werden zurzeit 3 Auszubildende ausgebildet. Darüber hinaus werden regelmäßig auch Berufspraktika für Schüler und Schülerinnen durchgeführt.

Erstmals bietet die Verwaltung 2 Nachwuchskräften ein duales Studium an der Fachhochschule für Verwaltung und Digital in Kiel an.

Im Juni 2020 hat ein Mitarbeiter des Bauhofes eine Fortbildung zum Bauhofmeister begonnen.

In den letzten Jahren wurden für ausgeschiedene Kräfte nachgerückte Nachwuchskräfte eine entsprechende notwendige Weiterbildung gewährt. Die Ausfallzeiten wurden durch vorhandenes Personal und eine Springkraft aufgefangen. Im Hinblick auf die Altersstruktur ist einer weiteren Förderung ein hoher Stellenwert beizumessen.

Betriebliche Wiedereingliederung
 

In 2015 wurde eine Dienstvereinbarung zum Betrieblichen Wiedereingliederungsmanagement (BEM) abgeschlossen und in einigen Fällen erfolgreich ausgeführt. Im Jahr 2020 wurden 19 Maßnahmen (teilweise Folgemaßnahmen aus 2019) durchgeführt. Insgesamt wurden 12 Gespräche mit Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen geführt. 7 Gespräche wurden abgelehnt.

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Es wurde ein Betriebliches Gesundheitsmanagement eingeführt. Ziel ist durch Aktionen und Förderung sportlicher Aktivitäten das Gesundheitsbewusstsein der Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zu fördern und langfristig zur Gesunderhalten und damit zum Erhalt der Arbeitskraft beizutragen. Aufgrund der Corona Pandemie konnten viele Maßnahmen nicht erfolgen. Eine stetige Weiterentwicklung wird angestrebt.

Gesetzlicher Arbeitsschutz

Die Gefährdungsanalysen von Arbeitsplätzen und die vorgeschriebenen arbeitsschutzrechtlichen Untersuchungen wurden erstellt. Es folgen weiter laufende Schulungen für Erste-Hilfe-Kurse, Brandschutz usw. Die Schulung der Sicherheitsbeauftragten fand aufgrund der Corona Pandemie nicht statt. Die laufenden Arbeitsschutzmaßnahmen (Impfungen, Untersuchungen, Unterweisungen) erfolgen weiterhin regelmäßig. Die Zahl der Ersthelfer und deren jährliche Schulungen entspricht den Vorgaben. Im Jahr 2020 wurden Gefährdungsbeurteilungen hinsichtlich Arbeitsbelastung und –umfeld durchgeführt.

Beschäftigung von Schwerbehinderten

Das SGB IX verpflichtet alle Arbeitgeber mit jahresdurchschnittlich monatlich mindestens 20 Arbeitsplätzen, auf wenigstens 5 % der Arbeitsplätze schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Der mit schwerbehinderten Menschen besetzte Anteil belief sich auf 9,14 %. Eine Schwerbehindertenabgabe war wegen Erfüllung der Mindestquote von 5 % deshalb nicht zu zahlen. Seit 2018 ist auch eine Schwerbehindertenvertretung im Rathaus vertreten.

Corona Pandemie

Eine neue Herausforderung ist die Corona Pandemie. Für alle bedeutet dies eine neue und schwierige Situation. Auch das Denken und Handeln der Arbeitswelt ist seit der Pandemie im Wandel – auch bei uns in der Verwaltung.

Schlagartig musste flexibles mobiles Arbeiten möglich gemacht werden, um eine funktionierende Verwaltung sicherzustellen. Vor der Pandemie hatten 14 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einen Zugang für das flexible mobile Arbeiten. Derzeit haben insgesamt 60 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einen Zugang. Die Bereitschaft für das flexible mobile Arbeiten nimmt trotzdem stetig ab. Im Rathaus muss daher darauf geachtet werden, dass jeweils nur ein Büro durch einen Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin genutzt wird. Dadurch wird auch die räumliche Situation im Rathaus nicht entschärft. Außerdem wurde ein Krisenstab bestehend aus der Bürgermeisterin, den Fachbereichsleitern, der Pressesprecherin, der Wirtschaftsförderin und dem Personalrat einberufen. Die Verwaltung musste sich stets mit den neuen Gesetzen, Rechtsverordnungen, Erlasse, Rundschreiben und Hinweise auseinandersetzen. Insbesondere die Themen Kinderbetreuung, Umgang mit Risikogruppe im Personal, Quarantäne beziehungsweise häusliche Isolation, Arbeitsschutz und Mobiliät beschäftigten die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Eine beschränkte Öffnung des Rathauses fand zur Sicherheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter statt. Einen Besuch im Rathaus konnte nur derjenige machen, der auch einen Termin hatte. Die Beratungsstunden z.B. Sprechstunden der Behindertenbeauftragte wurden reduziert und haben nur nach Terminen stattgefunden. Zur Kinderbetreuung, zur Infektionseindämmung und zur Einhaltung von Quarantäne wurde das flexible mobile Arbeiten ermöglicht. Mit dem Zugang für das flexible mobile Arbeiten haben alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugriff auf alle benötigten Anwendungen. Sie können auf ihre gespeicherten Unterlagen auf dem Server zugreifen, haben die für ihre Arbeit benötigte Software und Zugriff auf e-Akten. Die Digitalisierung der Verwaltung schreitet voran. Immer mehr Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen müssen sich mit dem Thema e-Akte befassen, sie selbst merken durch das flexible mobile Arbeiten die erhebliche Arbeitserleichterung. Außerdem wurden auch die Sitzungen der politischen Gremien in 2020 gewährleistet und mussten immer wieder auf die aktuelle Situation der Corona Pandemie angepasst werden. Die Corona Pandemie stellt einen erheblichen Mehraufwand dar. Dies ist in allen Bereichen zu merken.   

Anlage/n:

-          Personalbericht 2020

-          Entwicklung der Personalausgaben