Sachverhalt:

Folgende Vorhaben sind im Bereich IT für 2017 / 2018 geplant:

1. Weiterführung des digitalen Sitzungsmanagements (neue IPads für neue politische Vertreter nach der Kommunalwahl 2018) –s. Vorlage Frau Vähling für HA 26.9.17

2. Einführung eines Baumkatasters / Software Verwaltung Kosten/Leistungsrechnung Bauhof –Sachstand-

Aus der Anwendung des § 823 Abs. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches (B

GB) obliegt jedem Grundstückseigentümer die Verkehrssicherungspflicht. Er hat für den verkehrssicheren Zustand von Baum- und Gehölzbestand  zu  sorgen  und  ist  verpflichtet,  Schäden  durch  Bäume  an  Personen  oder  Sachen zu verhindern.

Daraus folgt, dass eine regelmäßige Kontrolle des Bestandes notwendig ist. Diese Kontrollzyklen und die erforderlichen sowie durchgeführten Maßnahmen sind zu dokumentieren

In der Sitzung des Umweltausschusses am 31.1.17 wurde zudem ein „Sicherungsverfahren für Bäume / Baumfällaktionen“ angeregt..

Bei der Prüfung der Möglichkeiten für die Einführung eines Baumkatasters wurde auf Anraten von kommunit geprüft, ob damit einhergehend eine neue Software für den Bauhof angeschafft werden sollte. Zwischenzeitlich steht diese Lösung kurz vor der Auftragserteilung. Sobald die notwendige Software installiert ist soll eine Firma mit der Erstaufnahme beginnen. Die Aufnahme weiterer Kataster (Straßen, Spielplätze usw.) kann mit diesem Programm ebenfalls erfolgen. Außerdem sind eine Fuhrparkverwaltung, Arbeitseinsatzpläne, die Kosten/Leistungsrechnung sowie  eine Vielzahl weiterer Möglichkeiten enthalten. Ziel ist eine nachhaltige Bewirtschaftung des Bauhof sowie eine Kostenkontrolle.

Im Haushalt 2017 waren bereits Mittel für dieses Projekt eingeworben.  Für die Software-Wartung sowie die Rechenzentrumskosten fallen jährlich rd. 5.600 Euro an, die im Haushalt ab 2018 zu veranschlagen sind.

3. Dokumenten-Management-System (DMS)

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung wird geprüft in der Verwaltung ein DMS einzuführen. Alle aktuellen Fachverfahren müssten damit verbunden werden (Schnittstellen), um eine einheitliche Ablage zu ermöglichen. Bereits jetzt werden z.B. Pläne der Gebäude nach und nach eingescannt, um sie im Bereich Bau digital nutzen und bearbeiten zu können. Die Zahl der Anfragen zur Nutzung digitaler Daten steigt stetig.

Hier wird derzeit gemeinsam mit kommunit an einer Lösung gearbeitet. Für eine solche Einführung sind umfangreiche Vorarbeiten in der Organisation erforderlich. Soweit noch Aktenpläne bestehen  sind diese zu überarbeiten; in großen Teilen wäre jedoch erst eine Bestandsaufnahme und danach Überlegungen der Umsetzung in einen digitalen Plan erforderlich. Dabei wäre auch zu entscheiden, ob Akten nachgescannt werden (z.B. Grund-/Gewerbesteuerakten) oder zu einem Stichtag von der Papier- in eine digitale Form gewechselt wird (Allgemeinakten).  Nach einer Umsetzung würden Kapazitäten, die jetzt durch Ablage und Heraussuchen von Unterlagen gebunden sind, frei. Außerdem würde Lagerplatz für die Akten und Belege innerhalb des Rathauses und langfristig im Archiv frei.

Ein DMS beinhaltet nicht nur eine Ablage in digitaler Form sondern auch eine digitale Vorgangsbearbeitung (sog. Workflows – ähnlich des eingesetzten Ratsinformationssystems ALLRIS). Ein DMS muss  fortlaufend administriert werden  (wer hat welche Zugriffsmöglichkeiten, wer darf Akten anlegen usw. usw.) Eine gründliche Schulung der Mitarbeiter/innen ist unbedingt erforderlich.

Eine konkrete Projektplanung unter Einbeziehung aller Abteilungen und des Personalrates soll in 2018 erfolgen.

Die Zugriffe auf ein DMS werden lt. kommunit mit 10 Euro pro AP und Monat beziffert (60 AP x 10 x 12 Monate = 7.200 Euro jährlich). Dazu kommen jedoch ggf.  Kosten der Schnittstellen zu anderen Programmen. Um im Jahr 2018 mit einer Umsetzung zu beginnen würden für die DMS-IT   7.200 Euro benötigt; abhängig vom Zeitpunkt eines EDV-Einsatzes ggf. weniger.

Im Zusammenhang mit der Einführung eines DMS sind folgende Maßnahmen geplant / notwendig:

4. Einführung eRechnung

Nach einer Beschlussempfehlung des Innenausschusses hat der Deutsche Bundestag Anfang Dezember 2016 den Gesetzentwurf der Bundesregierung zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung mit dem sog. „E-Rechnungs-Gesetz Bund“ verabschiedet.

Ab 27.11.2019 ist eine die Möglichkeit des Empfangs und Weiterbearbeitung digitaler Rechnungen zwingend vorgeschrieben.

Die Vorteile sind hier dargestellt (Quelle: VeR – Verband elektronische Rechnung):

E-Rechnungsaustausch im Überblick

Die fehlerfreie Übertragung aller relevanten Rechnungsdaten erfolgt beim elektronischen Rechnungsaustausch komplett digital, entweder direkt zwischen Sender und Empfänger – oder über einen spezialisierten E-Invoicing-Provider als vertrauenswürdigen Dritten. 

Das Prinzip hinter dem elektronischen Rechnungsaustausch ist damit so einfach wie genial: An die Stelle eines langsamen, fehleranfälligen und wenig ressourcenschonenden Übertragungs- und Verarbeitungsprozesses mittels Papier- oder PDF-Rechnungen tritt ein präzises, sicheres und umweltfreundliches, elektronisches Verfahren. Ein weiterer Vorteil: Alle Prozessbeteiligten, vom Sender bis hin zum Empfänger, sparen beim E-Invoicing neben Zeit und Papier vor allem eines: Kosten!

Unterschiede zur klassischen (Papier-)Rechnung

Zwar hat das Steuervereinfachungsgesetz 2011 die längst überfällige steuerrechtliche Basis für den Austausch digitaler Rechnungen geschaffen, sodass seitdem auch in Deutschland das Stellen von Rechnungen per E-Mail – beispielsweise in Form eines PDF-Anhangs – ohne eindeutigen Widerspruch des Empfängers steuerrechtlich akzeptiert und anerkannt wird. 

Doch geht das Prinzip des "echten" E-Rechnungsaustauschs noch einen bedeutenden Schritt weiter.

Anstatt Papierrechnungen einfach in eine digitale 1-zu-1-Kopie zu übertragen, aus der die Rechnungsdaten beim Empfänger erneut manuell ausgelesen, geprüft und übernommen werden müssen, werden bei "richtigen" E-Rechnungen alle relevanten Informationen in einem speziellen Datenformat bereitgestellt.

Auf diese Weise wird eine sofortige, fehlerfreie und automatisierte Weiterverarbeitung durch den Empfänger ermöglicht. Ein entscheidender (Wettbewerbs-)Vorteil, den herkömmliche PDF-Rechnungen nicht bieten.

Zur Umsetzung sind die technischen sowie organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen, d.h. u.a. die Abbildung der Unterschriftsbefugnisse in digitalen Workflows. Nach einer Verwirklichung entfällt die Erfassung  der Rechnungen im Buchungssystem (mit den möglichen Übertragungsfehlern) und insbesondere  die Belegablage; die zahlungsbegründenden Belege sind digital für alle MA verfügbar.  Die Weiterführung der Planung erfordert die Entscheidung für ein Dokumentenmanagementsystem. Dies wird derzeit mit kommunit erarbeitet.

Die Kosten für die Einrichtung des Workflows und die Verarbeitung von eRechnungen liegen nach ersten Kostenschätzungen bei ca. 30.000 Euro. Auch hier wird die Finanzierung über die Erhöhung der Umlage an kommunit  über 3 Jahre angestrebt. (2018: 10.000 €).  

5. Einführung eines Programms zur Unterstützung des Gebäudemanagements

Die jetzt überwiegend in Akten und Excel-Tabellen vorhandenen Daten der verschiedenen Gebäude der Stadt und des Amtes sollen in ein strukturiertes Programm überführt werden, das eine möglichst hohe Bedienerführung und Auswertmöglichkeiten bietet. Ziel ist u.a. eine bessere und nachhaltige Kostenkontrolle und die Überwachung von Vertragsdaten/Kündigungsfristen usw. Kommunit erstellt derzeit  mit der Stadt Quickborn und den Kreisen NF und SL ein Leistungsverzeichnis für die Ausschreibung einer solchen Software. Ziel ist eine Rahmenvereinbarung, zu deren Konditionen auch Barmstedt diese Software erwerben/nutzen könnte. Eine Entscheidung wird in 2018 angestrebt. Auch diese Software wäre mit einem hausweiten DMS zu koppeln, um Pläne nur einmal in digitaler Form zu erstellen und zu nutzen.  Die Kostenermittlung läuft aktuell; derzeit geht die Verwaltung von rd. 15.000 Euro aus (incl. Schulungen). Eine Finanzierung sollte über eine befristete Erhöhung der Umlage an kommunit erfolgen.

6. Ausstattung der Schulsozialarbeiter/innen mit Technik

Die Schulsozialarbeiterinnen nutzen derzeit veraltete Laptops bzw. ausgediente PCs der Schulen oder noch gar keine Technik. Hier gibt es dringenden  Handlungsbedarf. Derzeit arbeiten sie mit einem Stick zur Speicherung der Daten in verschlüsselter Form, so dass bei Verlust des Laptops keine Daten verloren gehen bzw. unberechtigt genutzt werden können. Eine Sicherung der Daten erfolgt insofern nicht. Mails werden nur in anonymisierter Form gesendet.

Hier läuft derzeit eine Prüfung, inwieweit neue Technik datenschutzkonform zur Verfügung gestellt werden könnte. Eine Lösung hat kommunit angeboten; dies beinhaltet den Full-Service incl. technischer Betreuung und Austausch defekter Geräte (wie in der Verwaltung). Das Versenden von Mails innerhalb des Landesnetzes und des kommunit-Netzes (also auch zum Kreis Pinneberg) ist geschützt.

Herr von Aspern begründet die Nutzung von Laptops (statt stationärer Arbeitsplätze) wie folgt:

- evtl. ist eine Kollegin an mehreren Schulen tätig (das betrifft momentan nur eine Kollegin, könnte jedoch noch für weitere erforderlich werden)

- für die Arbeit in den verschiedenen Klassenräumen (Präsentationen, Arbeitsmaterial usw.)

- für die Teilnahme an Schulkonferenzen und Besprechungen (verhindert doppelte Arbeit)

- für evtl. Vorarbeiten zu Hause

Ein entsprechend ausgerüstetes Laptop mit dem über das Internet möglichen Zugang zu kommunit würde die Umlage um 2.000 Euro (pro Laptop)  jährlich erhöhen. 

Ein weiteres Angebot wurde von einer anderen Firma, die eine der wenigen autorisierten Firmen für die Anbindung von Technik an das Landesnetz ist, angefordert. Die Kosten für die Anschaffung von 6 Laptops lägen hier bei rd. 7.100 Euro. Dazu käme eine Einbindung in das Schul- und Landesnetz. Außerdem müssten LAN-Dosen mit der Landesnetz-Verbindung in die Räume der Schulsozialarbeiterinnen verlegt werden. Die Kosten hierfür sind noch nicht ermittelt. Die technische Betreuung läge dann bei dieser Firma bzw. beim Rathaus; zusätzliche Kosten würden entstehen. Ein späterer Ersatz der Geräte müsste dann im Einzelfall erfolgen und finanziert werden.

Für eine Ausstattung für alle 6 Schulsozialarbeiterinnen in 2018 müssten zunächst 12.000 Euro bereitgestellt werden.

Für alle Maßnahmen gilt, dass in späteren konkreten Prüfung auf kostengünstige Lösungen hingewirkt wird.

Beschlussvorschlag:

Von den laufenden und geplanten IT-Vorhaben wird Kenntnis genommen. Die erforderlichen Mittel sind in die Haushaltsplanung 2018 aufzunehmen.

Finanzielle Auswirkungen:

Erhöhung der Umlage an kommunit 2018:

Baumkataster  Beschaffung 6.500 € jeweils 2018, 2019, 2020. Betriebskosten jährl. 6.900 €

DMS in 2018: 7.200 €

eRechnung 10.000 € jeweils in 2018, 2019, 2020

Gebäudemanagement: jeweils 5.000 € in 2018, 2019 und 2020.

Schulsozialarbeit (Hardware): 12.000 €

Anlage/n: