Sachverhalt:

Anliegend wird der Entwurf des Stellenplanes der Stadt Barmstedt für das Haushaltsjahr 2011 mit Veränderungsliste gegenüber dem Vorjahr und Stellenplanquerschnitt zur Beratung und Beschlussfassung überreicht.

Teil A – Verwaltung

Nach dem 2007 erstellten Gutachten zur Neustrukturierung der Verwaltung wurde der Personalbedarf der Kernverwaltung im Rathaus mit 30,50 Stellen ermittelt. Der Personalbestand belief sich hingegen auf 34,98 Stellen. Somit wurde ein Stellenüberhang (Einsparpotential) von 4,48 Stellen ausgewiesen.

Nach dem Entwurf des Stellenplanes für das Haushaltsjahr 2011 beträgt die Gesamtzahl der Stellen für die Kernverwaltung im Rathaus 40,41 Stellen. Gegenüber dem Vorjahr ist dies eine Verminderung um per Saldo 0,27 Stellen. Die Veränderungen im Einzelnen ergeben sich aus der beigefügten Veränderungsliste. 

1.       Die Stelle Nr. 10 – Sachbearbeiterin Personal, Organisation, IT – entfällt. Die bisherige Ganztagsstelle wurde bereits 2010 in zwei Teilzeitstellen umgewandelt.

2.       Die Teilzeitstellen Nr. 13 – Sachbearbeiterin IT II – mit einem Stellenanteil von 0,20 und Nr. 50 – Sachbearbeiterin Liegenschaften – mit einem Stellenanteil von 0,80 fallen nach dem Ausscheiden der bisherigen Stelleninhaberin ebenfalls weg.

3.       Die Ganztagsstellen Nrn. 26 und 27 – Nachwuchskräfte – werden neu geschaffen. Ziel ist die Übernahme von einer/eines Auszubildenden im Sommer 2011 und einer/eines Auszubildenden im Haushaltsjahr 2012 als Ersatz für die 2012 im Rahmen der Altersteilzeit ausscheidenden beiden Mitarbeiter der Stadtkasse. Mit Beginn der Freistellungsphasen dieser Mitarbeiter fallen die neu eingerichteten Stellen wieder weg. Die zusätzlichen Personalausgaben im Haushaltsjahr 2011 werden sich auf insgesamt rd. 8.500 EUR belaufen.  

4.       Die Stelle Nr. 35 wird um 0,50 auf eine Ganztagsstelle angehoben. Mit einem Zeitanteil von 0,60 ist diese Mitarbeiterin zum Amt Rantzau gegen Kostenerstattung abgeordnet. Die Mitarbeiterin wurde bisher unter der Ganztagsstelle Nr. 52 im Fachamt für Stadt- und Gemeindeentwicklung, davon 0,51 Abordnung zum Amt Rantzau, geführt. 

5.       Die Stelle Nr. 45 – Stadtoberinspektor / Sachbearbeiter Bauverwaltung – wird neu geschaffen und ganztags mit einem bisher zur ARGE abgeordneten Beamten besetzt. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit der Inhaberin der Stelle Nr. 49 – Stadthauptsekretärin / Sachbearbeiterin Liegenschaften wird vorerst befristet von 21 auf 30 Stunden angehoben. Dadurch ergibt sich ein Zugang von 0,23. Die Veränderungen dienen der Kompensation der Abgänge zu den Stellen Nrn. 50 und 52. Mit diesen Veränderungen soll insbesondere auch eine Entlastung der technischen Mitarbeiter/in von Verwaltungsaufgaben erreicht werden.

6.       Die Ganztagsstelle Nr. 47 – Sachbearbeiter Tiefbau, Grünflächen, Bauhof – entfällt nach Eintritt des bisherigen Stelleninhabers in den Ruhestand.

Aufgrund der vorstehenden Ausführungen errechnet sich der derzeitige Stellenüberhang in der Kernverwaltung des Rathauses wie folgt:

Mehrfach wurde bereits darauf hingewiesen, dass Stellen, die durch Beschlüsse der Gremien neu geschaffen wurden (z. B. Wirtschaftsförderung und Tourismus) nicht dem Stellenüberhang zuzurechnen sind. Stellen, die durch Dritte ganz oder anteilig finanziert werden, sind als Beitrag zum Stellenabbau zu werten. Auch darf nicht unerwähnt bleiben, dass bei Organisationsuntersuchungen durch Unternehmensberatungen wie z. B. KUBUS immer unterstellt wird, dass die Stelleninhaber/innen zu 100 % leistungsfähig sind. Die Realität in allen Bereichen des öffentlichen Dienstes und der Privatwirtschaft zeigt aber, dass dies bei aller vorhandenen Leistungsbereitschaft der Stelleninhaber/innen nicht der Fall ist. Dies führt in der Praxis de facto zu Unterbesetzungen, die durch die Leistungsträger/innen ausgeglichen werden.

Nicht unberücksichtigt bleiben darf auch der hohe Krankenstand. Im Jahr 2010 waren an insgesamt 625 Tagen krankheitsbedingte Ausfälle zu verzeichnen (2009 = 628 Tage, 2008 = 387 Tage). Umgerechnet auf die Jahresarbeitszeit von rd. 220 Tagen und unter Berücksichtigung von Teilzeitarbeit ist somit der ganzjährige Ausfall von über 2,5 Ganztagskräften zu beklagen. Dies führt zu erheblichen Mehrbelastungen für die übrigen Mitarbeiter/innen.  

Von daher bleibt festzustellen, dass die Verwaltung beim derzeitigen Aufgabenumfang keine weitergehenden Beiträge zum Stellenabbau leisten kann. Erst nach einer von den Gremien beschlossenen Aufgabenreduzierung kann diese Thematik wieder aufgegriffen werden. 

Die Stelle Nr. 19 – Vermögenserfassung und -bewertung – wird vom Gutachten zur Neustrukturierung der Verwaltung nicht erfasst. Der Stelleninhaber war zum Zeitpunkt der Erstellung langfristig dienstunfähig erkrankt.    

Die o. a. ausgewiesenen Poolstellen können nach erfolgter Aufgabenerledigung grundsätzlich wegfallen. Mit der zum 01. Januar 2013  beschlossenen Einführung der Doppik wird sich jedoch der buchhalterische Aufwand durch die zusätzlich zu bedienende Anlagenbuchhaltung und die Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung deutlich erhöhen. Von daher muss bereits 2011 der künftige Personalbedarf für die Geschäfts- und Anlagenbuchhaltung sowie für die Kosten- und Leistungsrechnung ermittelt werden. Die Verwaltung geht davon aus, dass die Inhaber/innen der Stellen 18 und 20 ab 2013 im Bereich der Buchhaltung einzusetzen sind. Darüber hinaus sind die arbeitsrechtlichen Bestimmungen sowie die bei Bildung der Verwaltungsgemeinschaft getroffenen Vereinbarungen einzuhalten.

Personelle Besetzung des Bürgerbüros

Mit der Einführung des neuen Personalausweises zum 01. November 2010 erhöht sich die durchschnittliche Bearbeitungszeit bei Antragstellung und Abholung des Ausweises nach Einschätzung von Experten pro Fall um mindestens 15 Minuten auf insgesamt bis zu 25 Minuten. Bei durchschnittlich 35 Anträgen wöchentlich ergibt sich eine jährliche Fallzahl von rd. 1.800. Umgerechnet auf die Jahresarbeitszeit einer Vollzeitstelle (Richtwert = 1.581 Stunden) ergibt sich ein Stellenmehrbedarf von 0,30.

Nach dem Gutachten zur Neustrukturierung der Verwaltung wurde für das Bürgerbüro ein Bedarf von 3,00 Stellen ermittelt. Tatsächlich besetzt sind zurzeit 2,90 Stellen. Somit ist ein Stellenanteil von 0,10 nicht gedeckt.

Insgesamt gesehen ist das Bürgerbüro mit einem Stellenanteil von 0,40 unterbesetzt. In Abzug gebracht werden können ab 2011 jedoch die Bearbeitungszeiten für die Ausstellung und Änderung von Lohnsteuerkarten mit einem Stellenanteil von insgesamt 0,20. Der verbleibende Fehlbedarf von 0,20 Stellen wird durch organisatorische Veränderungen bei den Stellen Nr. 29 – Umwelt, Straßenverkehrsangelegenheiten, Feuerschutz – und Nr. 30 – Sicherheit, Ordnung, Gewerbe – aufgefangen. Eine Stellenaufstockung wird nicht erforderlich. Damit werden zusätzliche Personalausgaben von jährlich rd. 7.500 EUR vermieden. Die zusätzlich zu erwartenden Gebührenmehreinnahmen von rd. 9.500 EUR jährlich kommen dem Haushalt der Stadt Barmstedt zugute.

Personelle Besetzung des Ordnungsamtes

Der Inhaber der Stelle Nr. 29 – Umwelt, Straßenverkehrsangelegenheiten, Feuerschutz – tritt voraussichtlich mit Ablauf des 31. März 2011 in den Ruhestand. Die Nachbesetzung wird intern ausgeschrieben. Gleichzeit wird die Bewertung der Stelle von EG 10 nach EG 8 heruntergestuft. Das Ausscheiden des Mitarbeiters ermöglicht die Übernahme einer/eines Auszubilden ab Juli 2011. Durch die Herabstufung und die Nichtbesetzung von April bis Juni 2011 ergeben sich im Haushaltsjahr 2011 Einsparungen von rd. 29.000 EUR.   

Personelle Besetzung des Fachamtes für Stadt- und Gemeindeentwicklung

Im Fachamt für Stadt- und Gemeindeentwicklung ergeben sich erhebliche personelle Veränderungen:

1.       Der Inhaber der Stelle Nr. 47 – Tiefbau, Grünflächen, Bauhof – ist mit Ablauf des 30. September 2010 in den Ruhestand getreten. Die Nachbesetzung ist bereits zum 01. Januar 2009 durch den Inhaber der Stelle Nr. 48 – Abwasserbeseitigung, Tiefbau, Grünflächen, Bauhof – durch Übernahme eines Mitarbeiters von den Stadtwerken Barmstedt erfolgt. 

2.       Die Inhaberin der Stelle Nr. 50 - Liegenschaften – ist auf eigenen Wunsch zum 31. August 2010 aus dem Dienst der Stadt Barmstedt ausgeschieden.

3.       Die Inhaberin der Stelle Nr. 52 – Bauverwaltung – wurde bereits zum 01. Mai 2010 in das Bürgerbüro versetzt. Die Mitarbeiterin war bisher mit einem Stellenanteil von 0,51 zum Amt Rantzau abgeordnet.

4.       Die Abgänge zu den lfd. Nrn. 2 und 3 werden durch die Rückkehr des Inhabers der Stelle Nr. 45 – Stadtoberinspektor / Sachbearbeiter Bauverwaltung – ab 01. November 2010 von der ARGE und die Aufstockung der Stelle Nr. 49 – Stadthauptsekretärin / Liegenschaften – von 0,51 VbE auf 0,74 VbE erreicht. Darüber hinaus werden organisatorische Veränderungen vorgenommen mit dem Ziel, die technischen Mitarbeiter/innen von Verwaltungsaufgaben zu entlasten. In der Folge daraus wird die Stelle Nr. 51 – Gebäudebewirtschaftung / Liegenschaften – von EG 6 nach EG 8 angehoben.

Die Gesamtzahl der Stellen im Fachamt für Stadt- und Gemeindeentwicklung vermindert sich von 6,80 Stellen (davon am 30. Juni 2010 besetzt = 6,01 Stellen) auf 5,74 Stellen.

Jobcenter Kreis Pinneberg (vormals ARGE) – Personalabordnungen

Die an die ARGE abgeordneten Mitarbeiter/innen wurden bis 2009 nachrichtlich im Stellenplan aufgeführt. Im Interesse einer transparenten Darstellung erfolgt seit 2010 die gesonderte Ausweisung. Im Vergleich zu 2010 reduziert sich die Stellenanzahl von 7 auf 3. Ein Beamter ist bereits zum 01.11.2010 zur Stadtverwaltung zurückgekehrt. Drei befristet abgeschlossene Arbeitsverträge sind 2010 ausgelaufen. Hiervon haben 2 Mitarbeiterinnen Festanstellungen bei anderen Dienstherrn gefunden. Der dritten Mitarbeiterin wurde eine Anschlussbeschäftigung beim Kreis Pinneberg angeboten. Damit bleiben noch drei unbefristet beschäftigte Mitarbeiterinnen weiterhin zum Jobcenter Kreis Pinneberg (vormals ARGE) abgeordnet. Über einen neuen Personalgestellungsvertrag wurde dies für weiteren Zeitraum von 5 Jahren bis zum 31.12.2015 vereinbart. Die Personalausgaben für die abgeordneten Mitarbeiterinnen werden in voller Höhe vom Jobcenter Kreis Pinneberg erstattet.   

Teil B – Einrichtungen

Die Anzahl der Stellen im Bereich der Einrichtungen erhöht sich gegenüber dem Vorjahr um 0,24 auf 35,29 Stellen.

Grund- und Gemeinschaftsschule

Mit Schreiben vom 15. Dezember 2010 hat die Schulleitung beantragt, nach dem Eintritt der Inhaberin der Stelle Nr. 65 – Grund- und Gemeinschaftsschule, Schulsekretärin I – in die Freistellungsphase der Altersteilzeit zum 01. März 2012 die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit von 0,88 auf eine Ganztagsstelle zu erhöhen. Die Besetzung sollte aus organisatorischen Gründen mit zwei Halbtagskräften erfolgen. Die Stundenerhöhung sollte bereits ab Sommer 2011 vorgesehen werden, damit eine langfristige Einarbeitung möglich ist. Die Besetzung des Schulsekretariats würde sich von derzeit 1,57 Stellen auf 1,69 Stellen erhöhen.

Für die Personalbemessung in Schulsekretariaten gibt es verschiedene Berechnungsmodelle (Quelle: Vortrag Renate Brauer – Tag der Schulsekretariate – Stuttgart – 18.07.2009, http://gemeinden.bawue.verdi.de/fachgruppe_schulen/fachkommission_schulsekretariate). Im Ergebnis ist für eine Schule mit rd. 1.000 Schüler/innen ein Personalbedarf von rd. 1,5 Stellen im Schulsekretariat anzuerkennen. Die tatsächliche Besetzung des Schulsekretariats mit derzeit  insgesamt 1,57 Stellen erfüllt bereits diese Anforderungen. Von daher wird seitens der Verwaltung empfohlen, dem Antrag der Schulleitung nicht zu entsprechen. Dieser Sachverhalt wird auch dem Ausschuss für Kultur, Schule und Sport in der Sitzung am 18. Januar 2011 zur Beratung vorgelegt.

Die Stelle Nr. 66 – Grund- und Gemeinschaftsschule, Schulsekretärin II – muss in Folge der Versetzung einer Mitarbeiterin aus dem Rathaus auf diese Stelle von EG 5 auf EG 6 angehoben werden (Besitzstandswahrung). Nach einem Ausscheiden dieser Mitarbeiterin wird die Stelle wieder in EG 5 umgewandelt.

Stadtbücherei

Für den Bereich der Stadtbücherei hat der Hauptausschuss am 02. November 2010 aufgrund der Förderfähigkeit durch die Büchereizentrale eine Aufstockung der Stellen von bisher 2,56 auf neu 2,79 beschlossen. Durch die Verteilung des zusätzlichen Stellenanteils von 0,23 auf zwei Mitarbeiterinnen ergibt sich durch Rundung auf zwei Nachkommastellen ein Zugang von 0,24. Die tatsächliche Stellenbesetzung wird aber auf 0,23 begrenzt. Durch die Aufstockung ergeben sich Mehrausgaben von netto rd. 9.200 EUR.

Beschlussvorschlag:

Die Stadtvertretung beschließt den Stellenplan der Stadt Barmstedt für das Haushaltsjahr 2011 gemäß dem der Beschlussvorlage VO/2010-702 beigefügten Entwurf.

Anlage/n:

Entwurf des Stellenplanes der Stadt Barmstedt für das Haushaltsjahr 2011.