Sachverhalt:

Die Stadt Barmstedt hat im vierten Quartal 2024 eine Status-quo-Analyse durch Dataport vornehmen lassen. Aus den Erkenntnissen und den möglichen Potenzialen wurde eine Grundlage für eine mögliche strategische Planung erstellt.

Das Ergebnis dieser Analyse liegt der Verwaltung nun vor. Es werden keine konkreten Handlungsempfehlungen gegeben, sondern lediglich Optimierungspotenziale aufgezeigt.

Konkrete Handlungsempfehlungen würden in einer vollumfänglichen Digitalstrategie formuliert werden. Der Auftrag hierfür wurde bisher aus Kostengründen nicht vergeben. Eine potenzielle Durchführung wird im weiteren Beratungsverlauf thematisiert.

Folgende Optimierungspotenziale wurden in der Analyse zusammengefasst:

1. Digitale Voraussetzungen

• Einführung eines Prozessmanagement-Tools, um die Verwaltungsprozesse darzustellen und für die digitale Verarbeitung weiterzuentwickeln
• Einführung eines Workflows zur digitalen Bearbeitung von Verwaltungsprozessen
• Erstellung eines IT-Notfallkonzepts für den Fall eines Datenschutzvorfalls

2. Digitale Leistungen

• Einführung von PayPal als Zahlungsmethode für kostenpflichtige Onlinedienste
• Die allgemeine Weiterverfolgung der Einführung von kostenlosen und kostenpflichtigen Onlinediensten

3. Digitale Abwicklung

• Nicht mehr zeitgemäße Anwendungen durch neue ersetzen (beispielsweise GESO für Gewerbeangelegenheiten)
• Einführung von elektronischen Signaturen
• Schaffung endgültiger Schnittstellen zwischen den Fachverfahren und dem Dokumentenmanagementsystem
• Schnittstelle zwischen den Fachverfahren und dem Bürgerportal
• Einführung einer ePost-Stelle (Ein- und Ausgang)

4. Digitaler Rahmen

• Erstellung einer Digitalstrategie mit konkreten Maßnahmenpaketen und strategischen Planungen
• Schaffung von Arbeitsgruppen
• Strategische Entwicklung zu mehr Unabhängigkeit gegenüber IT-Dienstleistern

5. Digitale Anbindung

• Kontinuierliche Verbesserung und Weiterentwicklung des eigenen Bürgerportals
• Eröffnung neuer Kommunikationskanäle zur Verwaltung für die Bürgerinnen und Bürger
• Einführung eines Chatbots für die Homepage und das Bürgerportal
• Bessere Bekanntmachung neuer und vorhandener digitaler Angebote

Viele der aufgeführten Punkte sind bereits durch die Verwaltung realisiert worden bzw. befinden sich aktuell in der Umsetzung.

Beispielsweise ist ein Prozessmanagement-Tool bereits im Fachbereich 400 Bauen und Umwelt als Pilot in der Erprobung. Auch die Einführung eines Workflows für das genutzte Dokumentenmanagementsystem (DMS) befindet sich aktuell in der Umsetzung.

Für die kontinuierliche Erweiterung des Online-Angebots wurde eine Anwendung zum Erstellen von Online-Anträgen beschafft, von denen einige bereits auf der Homepage verfügbar sind. Diese Online-Anträge werden parallel immer mit in das Bürgerportal eingepflegt, das in Kürze veröffentlicht werden soll. Eine Auflistung aller aktuellen Onlinedienste des Rathauses befindet sich im Anhang dieser Vorlage.

Für das Jahr 2025 hat sich das Sachgebiet Organisation und Digitalisierung folgende Ziele gesetzt:

• Bereitstellung des Bürgerportals und Chatbots auf der Homepage
• Integration von Workflows innerhalb des genutzten DMS regisafe
• Einführung eines digitalen Postein- und Postausgangs
• Digitalisierung der Bauakten
• Implementierung kostenpflichtiger Onlinedienste
• Erstellung eines IT-Notfallplanes

Aus Gründen der Übersichtlichkeit wurde darauf verzichtet, das Abschlussdokument der Analyse als Anlage beizufügen, da dessen Umfang erheblich ist und eine prägnante Darstellung der wesentlichen Inhalte im Sachtext bereits erfolgt.

Das Abschlussdokument kann auf Wunsch jederzeit im Fachbereich eingesehen werden.

Beteiligung von Kindern und Jugendlichen:

Interessen von Kindern und Jugendlichen im Sinne des § 47 f GO sind nicht betroffen.

Zuständigkeiten:

Gemäß der Hauptsatzung und der Zuständigkeitsordnung der Stadt Barmstedt ergibt sich folgende Beratungsreihenfolge:

Stadtvertretung // Kenntnisnahme // § 27 GO

Anlage/n:

Übersicht der Online-Anträge