Sachverhalt:

Die Stadtvertretung hat in ihrer Sitzung am 10.02.2009 beschlossen, die Haushaltswirtschaft der Stadt Barmstedt zusammen mit dem Amt Hörnerkirchen und den amtsangehörigen Gemeinden zum 01.01.2012 auf die Doppik umzustellen.

Zu den bereits erfolgten Vorbereitungen wird ergänzend zu dieser Vorlage auf den Bericht der Verwaltung (VO/2010-514) vom 23.02.2010 verwiesen.

Zwischenzeitlich haben sich neue Aspekte ergeben, die sowohl aus finanzieller als auch aus personeller und organisatorischer Sicht für eine Verschiebung des Zeitpunktes der Einführung der Doppik sprechen:

1. Kooperation auf Kreisebene

Im Zuge der Diskussionen zur Erhöhung der Kreisumlage hat der Kreisvorstand des Schleswig-Holsteinischen Gemeindetages im Sommer/ Herbst 2009 Gespräche mit den politischen Vertretern des Kreises und der Verwaltung geführt. Die Erhöhung der Kreisumlage konnte nicht verhindert werden. Allerdings haben sich der SHGT und der Kreis darauf verständigt, Kooperationen zwischen den Verwaltungen der Ämter, Städte und Gemeinden und der Verwaltung des Kreises zur Realisierung von Kosteneinsparungen zu prüfen. Ein Kooperationsbeirat mit verschiedenen Arbeitsgruppen hat daraufhin die Arbeit aufgenommen. Ein Thema der Kooperation zwischen den Verwaltungen ist eine Zusammenarbeit im Rahmen der Buchführung.  Hier wird angestrebt eine einheitliche Finanzsoftware auf Kreisebene zukünftig einzusetzen. Weiter wird konkret eine gemeinsame doppische Buchführung für alle Ämter, Städte und Gemeinden des Kreises geprüft. Anhand eines in der Arbeitsgruppe Buchführung erarbeiteten Profils werden die gemeinsamen Anforderungen an eine Finanzsoftware erarbeitet. Gemeinsam soll anhand des Profils eine Finanzsoftware für alle Verwaltungen im Kreis Pinneberg ausgewählt werden. Es ist davon auszugehen, dass eine Entscheidung hierzu frühestens im Frühjahr/ Sommer 2011 getroffen wird.

Die derzeit in der Verwaltung der Stadt Barmstedt eingesetzte Software ist nicht sehr stark im Kreis Pinneberg vertreten. Bei einer Vereinheitlichung der Finanzsoftware auf Kreisebene ist davon auszugehen, dass die Wahl auf eine bereits jetzt im Kreisgebiet stark vertretene Finanzsoftware oder auf eine neue Finanzsoftware fällt.

Bei der Einführung der Doppik bei der Stadt Barmstedt zum 01.01.2012 ist eine Entscheidung hinsichtlich des Einsatzes der Finanzsoftware im Sommer 2010, also jetzt, erforderlich, da die erforderlichen Daten (Produktpläne, Produkte, Produktbeschreibungen, Erfassung des Anlagevermögens usw.) in das Finanzverfahren eingepflegt werden müssen. Also muss eine Entscheidung für die Erweiterung der vorhandenen Finanzsoftware oder einer neuen Software jetzt zeitnah getroffen werden. Diese Entscheidung könnte allerdings der Entwicklung in der Kooperation der Verwaltungen im kreis Pinneberg zuwiderlaufen. Hierdurch könnte erneut in absehbarer Zeit die Umstellung auf eine andere Software bei einer Beteiligung der Verwaltung im Rahmen der Kooperation auf Kreisebene erforderlich werden. Dies würde gegebenenfalls erneut Kosten verursachen.

2. Kosten der Software

Für die Erweiterung der bestehenden Finanzsoftware (OK-FIS) entstehen Kosten von einmalig zwischen 66.000 € und 130.000 €. Die Höhe der Kosten ist abhängig von den beauftragten Leistungen. So ist die vorhandenen Anzahl der Datenbanken, der erforderlichen Schulungen, der Umfang des Projektmanagements und der Umfang der notwendige Fachberatung maßgebend.  Die günstige Variante geht von der Umstellung einer Datenbank und geringen Leistungen im Projektmanagement, in der Fachberatung und in der Schulung aus.

3. Personalkosten

Die Mitarbeiter der jetzigen Stadtkasse wechseln im Rahmen der Altersteilzeit im Jahr 2012 (30.06. bzw. 31.12.2012) in die Freistellungsphase. Wie bereits im Berichtswesen zum Personalbericht dargestellt worden ist, macht es keinen Sinn die Mitarbeiter hinsichtlich der Umstellung auf die Doppik für ein halbes Jahr bzw. ein Jahr zu schulen und in den Umstieg mit  einzubeziehen. Daher war geplant, bereits im Jahr 2011 für die Übergangszeit zwei zusätzliche Mitarbeiter/innen einzustellen, die entsprechend geschult werden, den Umstieg auf die Doppik in der Kasse bzw. der Finanzbuchhaltung vollziehen und danach die beiden derzeitigen Mitarbeiter in der Stadtkasse ersetzen.

Im Rahmen der Diskussion in den städtischen Gremien wurden angesichts der finanziellen Situation der Stadt Vorbehalte gegen die Schaffung von zusätzlichen Stellen, wenn auch nur übergangsweise, geäußert. Dies ist aufgrund der finanziellen Situation der Stadt seitens der Verwaltung nachvollziehbar.

Durch eine Verschiebung des Umstiegs auf die Doppik nach 2013 wäre für 2011 die Einstellung zusätzlichen Personals in der Stadtkasse nicht erforderlich. Die Nachfolge der derzeitigen Mitarbeiter in der Stadtkasse könnte im Laufe des Jahres 2012 geklärt werden. Es würden zusätzliche Personalkosten für ein Jahr für zwei Mitarbeiter/innen eingespart. Die Kosten belaufen sich auf  rd. 60.000 €.

4. Fusion der Datenbanken Amt Hörnerkirchen/ Stadt Barmstedt

Die Daten der Stadt Barmstedt und des Amtes Hörnerkirchen werden nach wie vor bei dataport in zwei unterschiedlichen Datenbanken gespeichert. Im Rahmen der Bildung der Verwaltungsgemeinschaft wurde eine Fusion der Datenbanken geprüft. Aus datenschutzrechtlichen Gründen war dies nicht möglich. Zwischenzeitlich hat sich die Auffassung hinsichtlich der datenschutzrechtlichen Bedenken auch im Hinblick auf die Vielzahl der Fusionen und Bildung von Verwaltungsgemeinschaften in Schleswig-Holstein geändert. Die derzeit in der Verwaltung eingesetzte Finanzsoftware ist mandantenfähig. Bei einer Auflösung der Verwaltungsgemeinschaft wäre eine Trennung der Daten möglich.

Durch eine Fusion der Datenbanken lassen sich die Lizensentgelte für die Erweiterung der vorhandenen Finanzsoftware um rund 10.000 € minimieren. Diese Minimierung des Betrages ist bereits bei der günstigeren Kostenvariante (66.000 €) berücksichtigt.

Weiter können die laufenden Pflegeentgelte um rd. 200,00 € mtl. gesenkt werden.

5. Personalwechsel im Fachamt für zentrale Dienste und Finanzen

Am 01.08.2010 tritt Frau Gertraut Labusch als Mitarbeiterin des Fachamtes für zentrale Dienste und Finanzen, Sachbereich Finanzen, im Rahmen der Altersteilzeit in die Freistellungsphase ein. Die Nachfolge tritt Frau Andrea Uber an. Frau Uber ist dann nach der Stellenbeschreibung u.a. zuständig für die Erstellung von Haushaltssatzungen, Haushaltspläne, Finanz- und Investitionsplanung, Finanzberichte usw. zuständig. Bisher ist Frau Uber im Bereich Finanzen nicht tätig gewesen. Insofern kann sich Frau Uber durch die Verschiebung des Einführungstermins der Doppik detaillierter in das Sachgebiet Finanzen einarbeiten.

6. Abschließende Bewertung

Zunächst ist festzustellen, dass sich die Umstellungsarbeiten für die Einführung der Doppik entsprechend dem Projektplan im Zeitrahmen befinden. Eine Umstellung zum 01.01.2012 ist zum jetzigen Zeitpunkt nach wie vor möglich. Auch bei einer Verschiebung des Umstellungstermins nach  2013 werden die Umstellungsarbeiten wie geplant weiter laufen. Der erweiterte Umstellungszeitraum kann für die Erstellung von Testbilanzen usw. genutzt werden. Die bereits erfolgten Umstellungsarbeiten (Ausbildung, Erstellung Projektplan, Produktplan, Produktbeschreibung, Bewertungs- und Inventurrichtlinie usw.) behalten nach wie vor ihre Wertstellung und müssen nicht erneut durchgeführt werden.

Aufgrund der Entwicklung auf Kreisebene, der personellen Situation und der finanziellen Auswirkungen hat sich das Projektteam Doppik dafür ausgesprochen, den Umstellungstermin um ein Jahr nach 2013 zu verschieben.

Beschlussvorschlag:

A)

Der Hauptausschuss empfiehlt der Stadtvertretung, die Haushaltswirtschaft der Stadt Barmstedt zusammen mit dem Amt Hörnerkirchen und den amtsangehörigen Gemeinden zum 01.01.2013 auf die Doppik umzustellen.

B)

Die Stadtvertretung beschließt, die Haushaltswirtschaft der Stadt Barmstedt zusammen mit dem Amt Hörnerkirchen und den amtsangehörigen Gemeinden zum 01.01.2013 auf die Doppik umzustellen.

Finanzielle Auswirkungen:

Durch die Verschiebung des Umstellungstermines werden finanzielle Mittel eingespart.