Allgemeines

Nach den Grundsätzen für das Berichtswesen in der Stadt Barmstedt ist dem Hauptausschuss ein Bericht zur Personalplanung und –entwicklung vorzulegen. Der Bericht hat allgemeine und grundsätzliche Aussagen zum Inhalt. Es soll über die Anzahl der Stellen, die Altersstruktur der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie die Personalplanung und -entwicklung berichtet werden. Dieser Bericht wurde zum Stichtag 31.12.2022 erstellt.

Die Zahlen und Auswertungen werden während der Sitzung durch die Verwaltung vorgestellt.

Verwaltungsgemeinschaft Stadt Barmstedt / Amt Hörnerkirchen

Am 01.01.2008 ist die Verwaltungsgemeinschaft zwischen der Stadt Barmstedt und dem Amt Hörnerkirchen wirksam geworden. Das Amt Hörnerkirchen leistet einen Verwaltungskostenbeitrag in Höhe von 22 % der Personalausgaben für die Kernverwaltung. Damit sind auch die Sachkosten abgegolten. Der Vertrag über die Bildung der Verwaltungsgemeinschaft wurde in 2016 für weitere 10 Jahre für die Zeit vom 01.01.2018 bis 31.12.2027 verlängert.

Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Bauhofes des Amtes wurden zum 01.01.2010 in den Barmstedter Bauhof integriert. Die Bauhofkosten werden gesondert nach Leistung abgerechnet.

Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Einrichtungen des Amtes und der Gemeinden des Amtes Hörnerkirchen werden weiterhin im Amtshaushalt bzw. in den Gemeindehaushalten geführt und sind demzufolge in den Übersichten nicht enthalten.

Kooperation mit dem Amt Rantzau

Mit dem Amt Rantzau besteht seit dem 18.12.2008 ein öffentlich-rechtlicher Vertrag. In diesem Vertrag wurde bisher die Zusammenarbeit in den Bereichen Grundsicherung, Wohngeld, Soziales, Renten, Standesamt und Tourismus vereinbart. Im Jahr 2020 wurde dann der 1. Nachtrag zum öffentlich-rechtlichen Vertrag geschlossen. Durch den neuen Vertrag wurden die Kooperationen im Bereich Behindertenbeauftragte/r, Vollstreckung im Außendienst (befristet bis 31.12.2020 aufgrund Kooperation mit dem Kreis Pinneberg), Bauhof und Archiv geregelt. Die dazugehörige Durchführungsvereinbarung wurde umfassend überarbeitet. Ziel war es, die Abrechnung zu vereinfachen. Eine Abrechnung erfolgt rückwirkend ab dem 01.01.2020 anhand der Personalkostenbeträge nach KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement). Die Aufteilung der Kosten erfolgt nach Einwohnern/innen, im Bereich Tourismus nach Prozentanteilen (25 % Kostenanteil Amt Rantzau).

Mit Ablauf des 31.12.2022 hat das Amt Rantzau die Kooperation auf dem Gebiet des Tourismus gemäß der o.g. Kooperation gekündigt. Der Wegfall des Tourismusbereiches wurde zum Anlass genommen, den Kooperationsvertrag vom 18.12.2008, in der Fassung vom 07.06.2021 sowie die Durchführungsvereinbarung vom 07.06.2021 zu überarbeiten und zusammengefasst durch einen neuen Kooperationsvertrag zum 01.01.2023 zu ersetzen. Eine Auswirkung auf den Berichtszeitraum 2022 besteht nicht.

Die weitere Kooperation im Bereich der Schul-IT wurde bewusst nicht in den bestehenden öffentlich-rechtlichen Vertrag eingearbeitet, da die Aufgabe aufgrund ihrer Komplexität (Schulträgerschaften, Auftragserteilungen bei Investitionen, Beantragung und Abrechnung von Fördergeldern, etc.) einer besonderen Betrachtung und Regelung bedarf. Daher wurde ein weiterer öffentlich-rechtlicher Vertrag für den Bereich Schul-IT geschlossen.

Anzahl der Stellen und der Mitarbeiter/innen

(s. Übersicht Kernverwaltung/Einrichtungen)

Gemäß Stellenplan belief sich die Anzahl der Stellen im Haushaltsjahr 2022 in der Kernverwaltung des Rathauses auf 55,73 Stellen. Zum Stichtag 30. Juni 2022 waren insgesamt 51,47 Stellen besetzt.

An das Jobcenter Kreis Pinneberg (vormals ARGE) sind unverändert 2 unbefristet beschäftigte Mitarbeiterinnen abgeordnet.

In den Einrichtungen waren im Jahr 2020 insgesamt 43,53 Stellen vorhanden, davon waren zum Stichtag 30. Juni 2020 43,14 besetzt.

Dazu kommen die ehrenamtlich Tätigen (Wehrführer, Behindertenbeauftragte, Migrationsbeauftragte).

Krankheitsquote

(s. Übersicht Krankheitsquote Kernverwaltung/Einrichtungen)

Die Anzahl der durch Krankheit ausgefallenen Arbeitstage wurden ermittelt und sind beigefügt.

Deutlich zu verzeichnen ist ein Anstieg der durch Krankmeldungen ausgefallene Tage; hier zu berücksichtigen ist u.a. die Auswirkung der Corona-Pandemie. In dem Zusammenhang steht auch der Anstieg der Krankheitsquote (gesamt) welche im vergangenen Jahr in der Kernverwaltung bei 11,56 % und in den Einrichtungen bei 13,76 % lag.

Die Zahl der Langzeiterkrankten geht sukzessive zurück, belastet jedoch die Verwaltung/Einrichtung weiterhin; gerade bei kleineren Einheiten in dem Spezialwissen fehlt.

Personalausgaben

(s. Übersicht Entwicklung Personalkosten)

Die Entwicklung der Anzahl der Stellen und der Personalausgaben sind der als Anlage beigefügten Übersicht zu entnehmen.

Der Anstieg in 2021 begründete sich durch die „Zuführung Pensionsrückstellungen für städtische Beamte“ (ca. 600.000 €). Für das Jahr 2022 waren erneut Pensionsrückstellungen, in Höhe von 452.405 €, vorzunehmen. 

Grundsätzlich ist es auch weiterhin erforderlich, Aufgabenkritik zu betreiben und die vorliegenden Stellenbeschreibungen zu aktualisieren, den geänderten Aufgabenstellungen anzupassen und damit aussagefähiger in Bezug auf die Personalbemessung für die einzelnen Aufgaben zu machen.

Dennoch sind die steigenden Anforderungen an die Kommunalverwaltung sowie Tarifanpassungen elementare Bestandteile in der Begründung der Personalkostenentwicklungen.

Frauen- /Teilzeitquote

(s. Übersicht Frauen- /Teilzeitquote)

Die Übersicht gibt Auskunft über die Inanspruchnahme des Teilzeit- und Befristungsgesetzes. Festzustellen ist, dass weiterhin überwiegend Frauen in Teilzeit einer Beschäftigung nachgehen, Männer jedoch zunehmend auch in Teilzeit arbeiten.

Der Frauenanteil in der Kernverwaltung und den Einrichtungen ist nahezu unverändert geblieben.

Altersstruktur der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am 31. Dezember 2022

(s. Übersicht Altersstruktur Kernverwaltung / Einrichtungen)

Die Altersstruktur zeigt sowohl in der Kernverwaltung als auch in den Einrichtungen eine hohe Anzahl heute 55-65-jähriger Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. In den letzten Jahren wurden entsprechende Maßnahmen in der Kernverwaltung getroffen, um Nachwuchskräfte zu fördern bzw. zu binden. Die Anzahl der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zwischen 25 und 29 Jahren ist daher gestiegen. Qualifizierungsmaßnahmen werden kontinuierlich angeboten.

Die Anzahl der jüngeren Personen ist in den Einrichtungen erheblich geringer. Dazu ist anzumerken, dass sich Stellenbesetzungen als erheblich schwieriger gestalten als in der Vergangenheit. Zum Teil sind mehrfache Ausschreibungen notwendig.

Es wird eine Kernaufgabe zwischen Verwaltung und Politik sein, dem demografischen Wandel in der Verwaltung, sowie den Einrichtungen, durch abgestimmte Maßnahmen entgegenzutreten.

Personalentwicklung

Personalentwicklungskonzept

In der Sitzung am 18.07.2017 hat die Stadtvertretung dem vorgelegten Personalentwicklungskonzept zugestimmt. Von den zur Verfügung gestellten Mitteln wurden in 2022 für Maßnahmen der Teamentwicklung (Workshops) rd. 7.200 Euro verwandt. Die Durchführung weiterer Team-Tage und Workshops ist vorgesehen. Corona-bedingt ist 2022 nicht in allen Bereichen eine Durchführung möglich und sinnhaft gewesen.

Hinzu kommt ein in 2022 entwickelter Führungskräftenachwuchsworkshop mit Start in 2023, der auf die Entwicklung und Qualifizierung von Mitarbeiter/-innen setzt und in einem zwei Jahre andauerndem Programm die Aufgaben/Pflichten/Herausforderungen in Führungspositionen näherbringen soll. Dies trägt u.a. zur Mitarbeiterbindung und Attraktivität der Arbeitgeberin aktiv bei. Eine erste Evaluierung ist für den Bericht 2023 vorgesehen.

Anteil der Frauen in Führungspositionen

Führungspositionen in der Verwaltung werden ausgeübt von der Bürgermeisterin, vier Fachbereichsleitern in der oberen Ebene sowie fünf Sachgebietsleitern in der mittleren Ebene. Von den insgesamt 10 Stellen ist 1 Stelle mit einer Frau besetzt. Ein Frauenförderplan wurde in 2017 erstellt; die Überarbeitung ist in 2023 vorgesehen.

Arbeitszeitregelungen

Die Dienstvereinbarung über die Arbeitszeit wurde in 2020 überarbeitet und zum 09.12.2020 neu gefasst. Die Regelungen haben sich bewährt; die Erfassung von Arbeitszeiten, Urlaub und Krankheit erfolgt für den Bereich der Verwaltung seit April 2016 ausschließlich digital. Die manuelle Erfassung der Einrichtungen entspricht einem hohen Arbeitsaufwand. Ziel ist auch hier die digitale Erfassung.

Aus- und Fortbildung

In der Verwaltung der Stadt Barmstedt werden zurzeit 5 Auszubildende ausgebildet. Darüber hinaus werden regelmäßig auch Berufspraktika für Schüler und Schülerinnen durchgeführt.

In den letzten Jahren wurden für ausgeschiedene Kräfte nachgerückte Nachwuchskräfte eine entsprechende notwendige Weiterbildung gewährt. Die Ausfallzeiten wurden durch vorhandenes Personal und eine Springkraft aufgefangen. Im Hinblick auf die Altersstruktur ist einer weiteren Förderung ein hoher Stellenwert beizumessen.

Betriebliche Wiedereingliederung

Seit 2015 ist die Dienstvereinbarung zum Betrieblichen Wiedereingliederungsmanagement (BEM) abgeschlossen und wird erfolgreich ausgeführt. Im Jahr 2022 wurden 23 BEM-Verfahren eingeleitet und einige Verfahren aus dem Vorjahr fortgesetzt.  Mit den betroffenen Beschäftigten wurden Erst- und Zweitgespräche geführt. Dabei sind 6 Verfahren abgeschlossen worden, 7 Verfahren wurden abgelehnt, 7 Verfahren sind wegen wiederholter Ausfälle in 2023 übertragen worden und 3 sind wegen dem Ausscheiden aus dem Betrieb eingestellt worden.

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Es wurde ein Betriebliches Gesundheitsmanagement eingeführt. Ziel ist durch Aktionen und Förderung sportlicher Aktivitäten das Gesundheitsbewusstsein der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu fördern und langfristig zur Gesunderhalten und damit zum Erhalt der Arbeitskraft beizutragen. Die Maßnahmen werden gut angenommen. Eine stetige Weiterentwicklung wird angestrebt. 2022 haben sich 29 Beschäftigte bei 5 Sportvereinen und 6 Fitnessstudios sich aktiv betätigt. Nach einer umfassenden Prüfung wurde 5 Beschäftigten ein Fahrradzuschuss zum Erwerb eines Fahrrades gewährt. Die Massageangebote sind aufgrund fehlender geeigneter Nachbesetzung eingestellt worden. Es wurden nach einer ärztlichen Überprüfung für 13 Beschäftigte Zuschüsse für eine Bildschirmarbeitsbrille bewilligt.

Gesetzlicher Arbeitsschutz

Die Gefährdungsanalysen von Arbeitsplätzen und die vorgeschriebenen arbeitsschutzrechtlichen Untersuchungen wurden eingehalten. Die Gefährdungsbeurteilungen erfolgen über die jeweilige Fachbereichsleitung. Laufende Schulungen wie z.B.: Brandschutzunterweisungen und Übungen wurden durchgeführt. Die laufenden Arbeitsschutzmaßnahmen (Impfungen, Untersuchungen, Unterweisungen) erfolgen weiterhin regelmäßig. Auch Impfungen gegen Covid-19, Erstellung betrieblicher Hygienepläne und laufende Aktualisierung der Covid-Maßnahmenregelungen, ist zusätzlich zu der Versorgung mit Covid-Tests, Desinfektionsmitteln, Zertifizierten FFP2 und med. Masken, an alle Beschäftigten kontinuierlich umgesetzt worden.

Beschäftigung von Schwerbehinderten

Das SGB IX verpflichtet alle Arbeitgeber mit jahresdurchschnittlich monatlich mindestens 20 Arbeitsplätzen, auf wenigstens 5 % der Arbeitsplätze schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Der mit schwerbehinderten Menschen besetzte Anteil belief sich auf 9,25 %. Eine Schwerbehindertenabgabe war wegen Erfüllung der Mindestquote von 5 % deshalb nicht zu zahlen. Seit 2018 ist auch eine Schwerbehindertenvertretung im Rathaus vertreten.

Anlage/n:

Personalbericht 2022 Präsentation und Übersichten