Politik / Ratsinformationssystem

Vorlage - VO/2010-514

Betreff:

Berichtswesen: Einführung der Doppik

Status:

öffentlich

Verfasser/-in:

Jörg Bucher

Federführend:

Strategische Steuerung

Beratungsfolge:


Hauptausschuss Barmstedt		Kenntnisnahme
23.03.2010	Öffentliche/nichtöffentliche Sitzung des Hauptausschusses Barmstedt	zur Kenntnis genommen

Sachverhalt
Finanzielle Auswirkungen
Anlage/n

Sachverhalt:

Am 10.02.2009 hat die Stadtvertretung beschlossen, die Haushaltswirtschaft der Stadt Barmstedt zusammen mit dem Amt Hörnerkirchen und den amtsangehörigen Gemeinden Bokel, Brande-Hörnerkirchen, Osterhorn und Westerhorn zum 01.01.2012 auf die Doppik umzustellen.

Das Projektteam bestehend Andrea Uber, Imke Peters, Heinz Scharrel und Jörg Bucher hat seine Arbeit bereits Anfang 2009 aufgenommen. Schwerpunkt des Projektteams in 2009 war die Ausbildung „Kommunaler Bilanzbuchhalter“.

Zum Stand der Arbeiten für die Einführung der Doppik wird wie folgt berichtet:

Ausbildung:

1.1. Projektteam

Das Projektteam hat den Lehrgang „Kommunaler Bilanzbuchhalter“ absolviert. In dem Lehrgang wurden in 312 Unterrichtseinheiten über die Dauer eines Jahres die Grundlagen für die Einführung und den Betrieb der Doppik vermittelt.

1.2. Stabsstelle Doppik

Frau Peters wurde zur kommunalen Bilanzbuchhalterin ausgebildet (s.o). Weiter hat Frau Peters ein Seminar zur Anlagenbuchhaltung besucht.

Herr Jürgen Wulff und Herr Dirk Rennekamp haben in 2009 2 Fachseminare zur Erfassung und Bewertung des Vermögens (Gebäude und Infrastrukturvermögen) besucht.

1.3. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Die Verwaltungsführung hat als Schwerpunkt für das Fortbildungsprogramm 2010 und 2011 die Umstellung auf die Doppik festgelegt. Für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung einschließlich der externen Stellen wie Schulen und Bücherei sind insgesamt 6 Fortbildungsveranstaltungen als sogenannte Inhouse-Seminare organisiert worden. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter wird in 2010 an jeweils einer eintägigen Einführungsveranstaltung und einer Fortbildungsveranstaltung teilnehmen. Den Fachamtsleitern wurde empfohlen, die Teilnahme an den Fortbildungsveranstaltungen im Rahmen der Leistungsorientierten Bezahlung (LOB) mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als Ziel zu vereinbaren.

Für 2011 wird die weitere Ausbildung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die Organisation weiterer Fortbildungsmaßnahmen erfolgen.

1.4. Politik

Für die Kommunalpolitiker/innen wurden ebenfalls Fortbildungsveranstaltungen als Inhouse-Seminare organisiert. Zunächst sind ein Einführungsseminar am 27. März 2010 und ein Fortbildungsseminar am 30. Oktober 2010 vorgesehen. Weitere Fortbildungsveranstaltungen für 2011 werden organisiert.

Beratung:

Trotz der umfangreichen Ausbildung des Projektteams und der im Rahmen der Neuorganisation der Verwaltung eingerichteten Stabsstelle Doppik wird eine externe Beratung im Rahmen der Umstellung auf die Doppik für erforderlich gehalten. Dabei soll die Beratung auf das notwendige Maß beschränkt werden. Während in anderen Verwaltungen ganze Aufgabenbereiche wie die Erstellung von Projektplänen, Erarbeitung von Richtlinien und die Bewertung des Vermögens an externe Berater vergeben werden, soll im Rahmen der Umstellungsarbeiten bei der Stadt Barmstedt die Auftragsvergabe lediglich eine externe Unterstützung/ Controlling der Umstellungsarbeiten des Projektteams und der Stabsstelle umfassen. Gegebenenfalls soll eine externe Beratung bei schwierigen Umstellungsprozessen und Bewertungsfragen erfolgen.

Angebote für einen Dienstleistungsvertrag wurden eingeholt.

Die Abrechnung der Dienstleistung erfolgt nur für in Anspruch genommene Leistungen auf Basis von Stundensätzen. Dabei sollen keine Mindestleistungen vereinbart werden. Der Stundensatz wird sich auf rund 100,00 € zuzüglich Mehrwertsteuer belaufen.

Der Umfang der notwendigen externen Beratung wird derzeit für 2010 und 2011 auf jeweils 5 Beratungstage geschätzt. Es liegen Angebote der Stadt Uelzen (Uelzener Doppik Beratungsgesellschaft mbH) und der Firma Kubus vor. Damit entstehen voraussichtlich in 2010 und 2011 Kosten in Höhe von jeweils 5.000 Euro.

IT/ Auswahl Finanzverfahren:

Im Rahmen der Umstellung auf die Doppik hat sich der Projektbeirat auch mit dem Einsatz des zukünftigen Finanzverfahrens beschäftigt. Das derzeit bei der Stadt eingesetzte Finanzverfahren (OK-FIS) kann mit einem zusätzlichen Modul „Doppik“ erweitert werden. Trotzdem beschäftigt sich der Projektbeirat derzeit mit der Möglichkeit der Erweiterung des vorhandenen Finanzverfahrens und dem Einsatz eines neuen Finanzverfahrens. Das Projektteam und die Mitglieder der Arbeitsgruppen haben die verschiedenen EDV-Programme zum Finanzverfahren Doppik gesichtet. Es handelt sich um die Finanzverfahren OK-FIS/ CIP/ MPS/ Infoma und H&H. So hat eine Präsentation der vorgenannten Finanzverfahren durch die Anbieter stattgefunden, um einen Eindruck über den Umfang und den Inhalt der verschiedenen Verfahren zu erhalten. Derzeit wird ein Leistungsverzeichnis mit einem Pflichtenheft von der Verwaltung erstellt. Anhand des Leistungsverzeichnisses und des Pflichtenheftes soll die Entscheidung der Erweiterung des vorhandenen Finanzverfahrens OK-FIS oder die Ausschreibung des zukünftigen Finanzverfahrens erfolgen. Im Rahmen der Überprüfung werden die Kosten, die Anzahl der Nutzer, die Inhalte des Finanzverfahrens usw. überprüft.

Erfassung und Bewertung des Vermögens:

6.1. Bewertungsrichtlinie

Vom Projektbeirat und Mitgliedern der Arbeitsgruppe wurde eine Richtlinie für die Stadt Barmstedt, das Amt Hörnerkirchen und die amtsangehörigen Gemeinden zur Bewertung der Sachanlagen erstellt. Die Richtlinie wurde mit dem Gemeindeprüfungsamt des Kreises Pinneberg abgestimmt. Die Richtlinie hat folgende wesentliche Inhalte:

 Allgemeine Bewertungsgrundsätze

 Wertansätze der Vermögensgegenstände

 Bewertung einzelner Vermögensarten im Rahmen der Eröffnungsbilanz

Immaterielle Vermögensgegenstände
Grundstücke
Infrastrukturvermögen
Bauten auf fremden Grund und Boden
Kunstgegenstände, Kulturdenkmäler
Maschinen und technische Anlagen, Fahrzeuge, Betriebs- und Geschäftsausstattung
Anlagen im Bau

6.2. Inventurrichtlinie

Der Entwurf einer Inventurrichtlinie wurde von der Stabsstelle Doppik ebenfalls

erarbeitet. Eine Abstimmung im Projektbeirat wird in kurzer Zeit erfolgen. Die

Inventurrichtlinie hat folgende wesentliche Inhalte:

 Grundlagen der Inventur (Tätigkeitsabfolge, Inventurverfahren, Inventursysteme)

 Grundsätze der ordnungsgemäßen Durchführung der Inventur ( Wirtschaftlichkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Einzelerfassung, Nachprüfbarkeit, Klarheit)

 Inventurplanung

 Durchführung der Inventur

 Aufstellung des Inventars

 Aufbewahrung der Unterlagen

6.3. Erfassung und Bewertung

Die Erfassung und Bewertung des Vermögens erfolgt durch die Stabsstelle Doppik bzw. durch den Ingenieur Herrn Jürgen Wulf. Insgesamt sind ca. 30 Gebäude von der Remise auf der Schlossinsel bis zu Schulen mit umfangreichen Gebäudeteilen, 4 Abwasserbeseitigungsanlagen, und rund 200 Strassen, Wege und Plätze zu erfassen und zu bewerten.

Für die einzelnen Gebäude und Strassen werden Bewertungsakten angelegt, in denen die Unterlagen für die Herstellungskosten, die Zuwendungsbescheide, Pläne usw. enthalten sind. Die Erfassung und Bewertung der Gebäude wird im Sommer/ Frühherbst 2010 abgeschlossen sein, so dass danach die Erfassung und Bewertung des Infrastrukturvermögens und des Inventars erfolgen kann. Für das Jahr 2011 sind die Inventuren des beweglichen Vermögens und der Vorräte (Fahrzeuge, Maschinen, Geschäftsausstattung usw.) geplant.

Produktplan:

Vom Fachamt für zentrale Dienste und Finanzen wurde ein Produktplan erstellt, der im Projektbeirat vorgestellt und beraten wurde. Der Produktplan wurde danach mit dem Gemeindeprüfungsamt abgestimmt und liegt bereits in einer überarbeiteten Fassung vor.

Derzeit erfolgt die Beschreibung der Produkte. Der Produktplan ist der Vorlage als Anlage beigefügt. Der Produktplan wird zukünftig die Grundlage für die Aufwands- und Ertragskonten und die Finanzkonten sein. Er wird somit Grundlage der Haushaltsberatungen in den kommunalen Selbstverwaltungsgremien sein.

Organisation:

Im weiteren Verlauf der Umstellungsarbeiten wird sich das Projektteam mit der Organisation der Finanzbuchhaltung und der Anlagebuchhaltung beschäftigen. Durch das Ausscheiden von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Jahr 2012 sind hier auch Personalentscheidungen zu treffen.