Sachverhalt:

Der behelfsmäßige und vorläufige Standort des Gemeinschaftsarchivs Barmstedt und Umland, welcher sich seit dem 01.05.2020  in einer Wohnung im 2. Stock des Küsterkamps 1 in Barmstedt befindet, sollte, wie bereits mitgeteilt, sobald möglich durch einen geeigneten, größeren Standort ersetzt werden. Der Mietvertrag läuft im März 2023 aus.

Schon jetzt mangelt es dort an genügend Fläche, um alle Unterlagen unterzubringen und zu bearbeiten. Erschwerend kommt hinzu, dass die klimatischen Bedingungen für ein Archiv in der Wohnung nicht eingehalten werden können. Es muss ein konstantes Raumklima von 16 bis max. 18 Grad mit einer rel. Luftfeuchtigkeit von 45-55% vorgehalten werden. Um diese vorgeschriebenen Parameter einzuhalten, ist eine Klimatisierung unumgänglich, in der jetzigen Mietwohnung aber nicht umsetzbar.

Um ein zukunftsorientiertes Archiv aufzubauen, wurde seitens der Stadt Barmstedt und des Amtes Rantzau nach Lösungen für einen neuen Standort gesucht. Diese Vorlage wurde in Zusammenarbeit mit dem Amt erstellt.  

In Barmstedt konnte bisher kein passendes Objekt gefunden werden.

Eine mögliche Lösung für den neuen Standort des Gemeinschaftsarchives wäre das Gebäude in der Hoffnunger Chaussee 53 in 25355 Heede. Es wird derzeit als Asylunterkunft und Lager genutzt und ist Eigentum des Amtes, welches den Vorschlag machte, die Räume so umzubauen, dass dort ein modernes Archiv entstehen kann.

Hierzu könnte ein Teil des Erdgeschosses in Heede umgebaut werden. Eine Nutzung der bisherigen Lagerräume, sowie einer Wohneinheit sind laut Herrn Prof. Dr.-Ing. Sass grundsätzlich möglich. Die Unterbringung von Asylbewerbern wird trotz des Wegfalls einer Wohneinheit weiterhin gewährleistet.

Neben der Umrüstung der Heizzentrale auf Erdgas, dem Einbau von zwei WC-Räumen und eines Büros, müssten einige Fenster- und Türöffnungen in den Lagerräumen zugemauert werden. Im Büro müsste hingegen ein Durchbruch für eine neue Tür entstehen. Trockenbauwände müssten ebenfalls erstellt werden. (siehe Grundriss)

Eine Klimatisierung des Magazin- und Bearbeitungsraumes ist zwingend notwendig, um Schimmelbildung und den Zerfall des Papiers zu verhindern. 

Der Standort besitzt einen großzügigen Parkbereich, zudem ist ein Gehweg vorhanden. Das Archiv soll möglichst barrierearm umgebaut werden. Umgesetzt werden kann dies durch die Erstellung eines Behindertenparkplatzes, einer neuen gepflasterten Zuwegung und einem barrierefreien Eingang. Eine Bushaltestelle befindet sich in 700m Entfernung. 

Um den Platz für das Archivmaterial in Zukunft zu sichern, wurde ein Angebot für ein platzsparendes Rollregal eingeholt. Das Rollregal bietet insgesamt Platz für 5.814 Boxen mit den Maßen 260 x 360 x 110 mm (BxTxH). Mithin würde in den nächsten Jahrzehnten keine Anschaffung von zusätzlichen Magazinregalen nötig sein. Im Vergleich zu herkömmlichen Regalen schafft ein Rollregal auf gleicher Fläche nahezu 100% mehr Stauraum. Der Raum könnte also mit einem Rollregal doppelt so lange genutzt werden, bevor eine Erweiterung nötig wäre.

Nach einer entsprechenden Sanierung wäre der Standort baulich, klimatisch und funktional geeignet, das Gemeinschaftsarchiv langfristig und repräsentativ zu beherbergen. Die Sanierungsmaßnahmen sind zeitnah realisierbar, es ist kein Ankauf eines Neubaus erforderlich und das Gebäude befindet sich in zentraler Lage im Amtsbezirk. Auch die Entfernung zu Barmstedt ist nicht groß. Andere Standorte konnten auch nach umfänglicher Prüfung nicht gefunden werden.

Beteiligung von Kindern und Jugendlichen:

Interessen von Kindern und Jugendlichen gem. § 47 f GO sind nicht betroffen.

Zuständigkeiten:

Vorberatend zuständig ist gem. § 1a Abs. 1 Nr. 7 der Zuständigkeitsordnung der Stadt Barmstedt folgender Ausschuss: Ausschuss für Kultur, Schule und Sport sowie Hauptausschuss.

Beschlussvorschlag:

Der Ausschuss für Kultur, Schule und Sport empfiehlt dem Hauptausschuss:

Der Hauptausschuss der Stadt Barmstedt beschließt die Absicht mit dem Amt Rantzau einen notariell erstellten Miet- und Nutzungsvertrag abzuschließen, um die Einrichtung eines langfristigen Archivstandorts in der Hoffnunger Chaussee 53 in Heede zu ermöglichen. Das Amt Rantzau wird mit der Beauftragung eines solchen Vertrages betraut, eine Kostenbeteiligung an der Vertragserstellung erfolgt. Der Entwurf wird der Politik vor Abschluss vorgelegt.

Beschlussvorschlag zum Veröffentlichen:
entfällt

Finanzielle Auswirkungen:

Die Investitionskosten sollen vom Amt Rantzau übernommen und im Laufe von 30 Jahren über die Miete anteilig verrechnet werden. Ein entsprechender Vertrag sollte nach dem Beschluss durch den Hauptausschuss, unter Kostenbeteiligung durch die Stadt und dem Amt Hörnerkirchen, von einem Notar erstellt werden.

Die ersten Mietkosten würden Ende 2022/ Anfang 2023 fällig werden, also nach Abschluss der Umbauarbeiten.

Berechnung der monatlichen Gesamtkosten lt. Anhang:

Stadt Barmstedt: 368,46 € Mietkosten + 446,73 € Nebenkosten =

815,19 € Gesamtkosten pro Monat / 9.782,28 € Gesamtkosten pro Jahr

Gesamtkosten bei einer Laufzeit von 30 Jahren bei unveränderten Miet+Nebenkosten =

293.468,40 €

Fördermöglichkeiten bzgl. des Ankaufs und Einbaus einer neuen Heizungs- und Klimatisierungsanlage werden zurzeit geprüft und könnten zu einer Reduzierung der Betriebskosten führen.

Genauere Angaben finden sich im Anhang.  

Anlagen:

Grundriss

Kostenschätzung
Fotos

gez. Lichy

Fachbereichsleitung