Sachverhalt:

Die Stelle mit der Aufgabe des/der behördlichen Datenschutzbeauftragten ist derzeit nicht besetzt. Der Zweckverband Kommunit kann diese Aufgabe übernehmen.

Dazu die wichtigsten Punkte:

- Kommunit könnte die Aufgabe Datenschutz (behördlicher Datenschutzbeauftragter), also gesamt -nicht nur IT- ab 1.3.20 übernehmen.

- Die Kosten werden per Umlage erhoben; hier wurden Größenklassen der Verbandsmitglieder ermittelt; es zählen alle Arbeitsplätze (nicht nur IT oder Verwaltung) z.B. auch Jugendzentrum, Bücherei, Wehrführer, eigene Reinigungskräfte. Die Schulen sind ausgenommen, da dort die Schulleitungen für den Datenschutz verantwortlich sind.

- Die Mitarbeiter/innen des Amtes werden einbezogen, obwohl das Amt selbst nicht Mitglied bei kommunit ist

- Für das Seniorenheim wird die Übernahme geprüft

- im Rathaus muss eine Person als Schnittstelle bestimmt werden (hier reicht vermutlich ein Stellenanteil von 0,1 - es wird sicher am Anfang mehr Aufwand sein sich aber im Laufe der Zeit relativieren)

- kommunit schlägt für die Erennung zum /zur Datenschutzbeauftragten eine dort angestellte Person vor, die seitens der Stadt dann bestellt werden muss

- In allen Formulare, Homepage usw. kann diese Person dann als verantwortliche Person für den Datenschutz genannt werden- mit Mail-Adresse (wahrscheinliche Mail-Adresse TeamDatenschutz@kommunit.de).

- Der / die Datenschutzbeauftragte soll auch bei der Erstellung der notwendigen Verfahrensbeschreibungen sämtlicher im Einsatz befindlichen EDV-Verfahren unterstützen. Es sind sog. Verfahrensbeauftragte bestellt; die Beschreibungen liegen jedoch aus Zeitgründen bisher nur sehr lückenhaft vor.

Für Barmstedt geht Kommunit zunächst von 32 Arbeitstagen im Jahr für die/den Datenschutzbeauftragten/n aus. Die Kosten belaufen sich auf rd. 15.500 Euro. Der ULD empfiehlt eine VZ-Kraft für 1.000 Mitarbeiter/innen (kommunit liegt etwas drunter). Ob dierser Umfang ausreicht wird zu prüfen sein; der Vertrag wird erst einmal für ein Jahr geschlossen; im Frühsommer soll ein Treffen stattfinden, um zu schauen, ob die Kapazitäten ausreichen. Für uns wurde zusätzlich für eine erste Bestandsaufnahme  1-2 Tage zusätzlich eingeplant.

Danach ist eine zweijährige Verlängerung des Vertrages vorgesehen.

Die zuständige Kraft im Rahtaus befindet sich derzeit in Elternzeit; eine Vertretung konnte noch nicht  gefunden werden. Eine Übernahme der Aufgabe durch kommunit erscheint - auch im Zusammenhang mit der IT- sehr zweckmäßig.

Anbei der Vertragsentwurf. In der Anlage werden die Aufgaben und der Service konkret beschrieben - hier zeigt sich ein besonders hoher Synergie-Effekt, da die Person bei kommunit für mehrere Verbandsmitglieder tätig wird; das Wissen muss daher nicht in jeder Verwaltung vorgehalten werden.

Bei Zustimmung zur Aufgabenübertragung erfolgt zunächst keine Wiederbesetzung der

 (Teil-)Planstelle.

Hier werden Personalkosten in Sachkosten umgewandelt; bei ohnehin in Kürze erfolgenden Nachverhandlungen mit dem Amt Hörnerkirchen sollte dies berücksichtigt werden.

Die Anbindung der Schnittstelle erfolgt im SG zentrale Dienste.

Beteiligung von Kindern und Jugendlichen:

Interessen von Kindern und Jugendlichen gem. § 47 f GO sind nicht betroffen.

Zuständigkeiten:

Vorberatend zuständig ist gem. Zuständigkeitsordnung der Stadt Barmstedt folgender Ausschuss: Hauptausschuss.

Abschließend zuständig ist folgendes Gremium: Stadtvertretung.

Beschlussvorschlag:

Dem Vertragsabschluss und damit der Aufgabenübertragung des/der behördlichen Datenschutzbeauftragten an kommunit ab 1.3.20 wird zugestimmt.
 

Finanzielle Auswirkungen:

Es sind Personalkosten eingeplant; diese werden eingespart und als Deckung für die Sachkosten (Umlage) bei kommunit eingesetzt.

 

Anlage/n:

Vertragsentwurf