Sachverhalt:

Der Kreis Pinneberg richtet eine zentrale Vergabestelle ein, die auch durch andere Verwaltungen genutzt werden kann. Es erfolgt eine Kostenerstattung.

Derzeitige Situation:

a) Durchführung der Vergaben

Bei der Stadt Barmstedt und dem Amt Hörnerkirchen sind die Vergaben (Aufträge durch öffentliche Auftraggeber) sowohl nach EU-Recht (Oberschwellenbereich) als auch nach nationalem Recht (Unterschwellenbereich) bislang dezentral organisiert. Dabei variiert die Anzahl der durchzuführenden Vergaben sowohl bei den einzelnen Bereichen als auch bei den einzelnen MitarbeiterInnen deutlich. Teilweise werden nur sehr wenige Vergaben durchgeführt, d.h. die Vergaben finden nicht durchgängig über das Jahr statt. Insgesamt werden im kommenden Jahr in Barmstedt und dem Amtsbereich rd. 20 Vergaben bearbeitet.

Für die Durchführung der Vergaben sind diverse Bestimmungen zu beachten. Hauptsächlich sind hier das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), das Tariftreue- und Vergabegesetz Schleswig-Holstein (TTG), die Vergabeverordnung (VgV), die ab 1.7.18 geltende Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO, bisher Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL)), die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB), die sowie die Ausschreibungs- und Vergabeverordnungen Der Stadt und des Amtes zu nennen.

Sind diese Vorschriften allein schon ziemlich unübersichtlich und komplex, so kommt gerade in letzter Zeit erschwerend hinzu, dass das Vergaberecht durch Vorgaben von EU, Bund und Land einer ständigen Überarbeitung bzw. Anpassung unterworfen ist. Daher ist es selbst für MitarbeiterInnen, die ständig mit Vergaben zu tun haben, schwierig, den Überblick zu behalten. In Bereichen, in denen nur selten Vergabeverfahren durchgeführt werden, bestehen häufig Wissenslücken und Unsicherheiten. Aber auch dort, wo Vergabeverfahren häufiger vorkommen, ist zumindest das Erhalten von „Expertenwissen“ aufwändig und neben der fachlichen Ausrichtung des Arbeitsplatzes zu leisten und zudem an diversen Stellen parallel vorzuhalten. Anbei ist eine Auflistung der zu beachtenden Vorschriften beigefügt (erstellt von Herrn Radau – Leiter der zentralen Vergabestelle des Kreises).

Außerdem besteht bisher die Situation, dass die Stelle, die die Leistung beauftragt gleichzeitig das gesamte Vergabeverfahren durchführt. Mit einer zentralen Vergabestelle würde eine separate, unabhängige Stelle geschaffen, die einen guten Korruptionsschutz bietet.

b) Digitalisierung

Neben dem aufwändigen Wissenserarbeiten bzw. -aktualisieren ist auch das Thema der zunehmenden Digitalisierung der Vergabe zu berücksichtigen. Bis zum 18.10.18 sind zumindest die Vergaben im Oberschwellenbereich so zu organisieren und zu gestalten bzw. umfassend zu digitalisieren, dass auch die gesamte Bieterkommunikation und Angebotsabgabe digital möglich ist. Das bedeutet, dass das gesamte Vergabeverfahren vollumfassend digital abzuwickeln ist. Eine bloße Ausschreibung auf der Homepage genügt dann nicht mehr. Seitens kommunit wurde eine Software für die Verbandmitglieder beschafft; die Abrechnung erfolgt für einzelne Vergaben ohne Grundpreis. Diese wird auch vom Kreis Pinneberg genutzt. Ab Oktober 2020 gilt diese Regelung auch für Vergaben unterhalb von EU-Vergaben.

Möglichkeiten der Verbesserung der Situation

Die derzeitige Situation der Vergaben könnte mit einer zentralen Vergabestelle deutlich verbessert werden. Dies hätte nachstehende Vorteile (ohne Priorisierung):

        höhere vergaberechtliche Kompetenz

        höhere Rechtssicherheit

        zügigere Vergabeabwicklung

        erhöhte Transparenz, dadurch höhere Anbieternachfrage

        Konzentration der Facheinheiten auf das Inhaltliche

        Senkung der Prozesskosten

        geringerer Schulungsaufwand

        sichere Fristenüberwachung auch im Vertretungsfall

        einheitliche Verträge, Standards und Vergabedokumentationen

        Bündelung von Beschaffungen

        Einheitliche Bieterdatei

        eine Zentralisierung der Vergabeverfahren beugt möglicher Korruption vor

         Vereinfachung der vollständigen e-Vergabe

Problematik der Einrichtung einer zentralen Vergabestelle

Für die Einrichtung einer ZV würde entsprechendes Personal benötigt. Laut KGSt ist für die Bearbeitung von 100 Vergaben/Jahr eine Sachbearbeitung zu Grunde zu legen. Für die rd. 20  Vergaben/Jahr wären mithin rein rechnerisch ein Stellenanteil von 0,2 Sachbearbeitungen erforderlich. Diese Berechnung setzt jedoch Spezialwissen und Konzentration nur auf das Vergabewesen voraus; bei einer Teilbeschäftigung mit Vergaben muss sicher von einem höheren Anteil ausgegangen werden. Personal, das sämtliche Vergabearten und- verfahren rechtssicher abwickeln bzw. begleiten könnte, steht derzeit nicht zur Verfügung. Da zudem für die Durchführung von Vergaben bei den einzelnen Stellen nur jeweils geringe Stellenanteile ausgewiesen sind, wäre ein Herauslösen dieser Anteile zugunsten der ZV nicht praktikabel. Für die Einrichtung einer ZV müssten daher geschätzt eine 0,4 Stellen geschaffen werden, die mit A 10 bzw. EG 9b zu bewerten wären. Problematisch bleibt dann eine Vertretungsregelung für den Krankheits- und Urlaubsfall.

Alternative

 
Der Kreis hat sich dazu entschlossen, eine eigene ZV aufzubauen und hat in diesem Zusammenhang den umliegenden Kommunen angeboten, die ZV des Kreises zu nutzen. Bis auf die Städte Elmshorn und Wedel haben alle Kommunen im Kreis Pinneberg signalisiert sich der zentralen Vergabestelle anzuschließen.

Nach ersten Vorgesprächen würden sich die Kosten für die Inanspruchnahme der Dienstleistung voraussichtlich zwar ebenfalls an den Richtwerten der KGSt orientieren. Gegenüber dem Vorhalten einer eigenen ZV bei der Stadtverwaltung hätte die Inanspruchnahme des Kreises aber folgende Vorteile:

        keine Ausweitung des Stellenplans, keine Steigerung der Personalkosten

        keine wiederkehrenden Schulungskosten für die MitarbeiterInnen

        kein personeller und finanzieller Aufwand für die Umsetzung der Digitalisierung der Vergabeverfahren

        durchgängige Rechtssicherheit, da eine größere Einheit geschaffen wird

-          Korruptionsvorbeugung

        Möglichkeit für kreisweite Innovationsentwicklungen (z.B. energiesparende Beleuchtungskonzepte, schadstoffarme Büroartikel, Vereinheitlichung von Wartungsverträgen, Lebenszyklus-Betrachtung, Nachhaltigkeitsstrategie)

        Bündelung von Beschaffungen für mehrere Kommunen (Rahmenverträge, günstigere Preise)

Fazit

Die Verwaltung sähe in dem Beitritt zur ZV des Kreises Pinneberg eine optimale Lösung. Die Vergaben würden künftig rechtlich einwandfrei und nach einem einheitlichen Verfahren durchgeführt, die Digitalisierung wäre zukunftsorientiert gesichert und die Kosten wären im Hinblick auf die zu erwartenden Einsparungen akzeptabel.

Es wird daher vorgeschlagen, weitere Verhandlungen mit dem Kreis Pinneberg hinsichtlich der Ausgestaltung eines Vertrages und der Kosten zu führen.

Die Übergabe der Aufgaben sollte ab einem voraussichtlichen Auftragswert von 10.000 Euro erfolgen.

Neben dem Abschluss eines öffentlich-rechtlichen Vertrages wäre eine Änderung der Ausschreibungs- und Vergabeordnungen der Stadt und des Amtes zu veranlassen.

Beteiligung von Kindern und Jugendlichen:

Interessen von Kindern und Jugendlichen gem. § 47 f GO sind nicht betroffen.

Zuständigkeiten:

Vorberatend zuständig ist gem. § 1a der Zuständigkeitsordnung der Stadt Barmstedt folgender Ausschuss: Hauptausschuss. Für eine Beschlussfassung zu einem zu vereinbarenden öffentlich-rechtlichen Vertrag ist die Stadtvertretung zuständig.

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Beschlussvorschlag:

Es sind weitere Verhandlungen mit dem Kreis Pinneberg hinsichtlich der Ausgestaltung eines Vertrages zur Zusammenarbeit hinsichtlich einer zentralen Vergabestelle und der Kosten zu führen.

Die Übergabe der Aufgaben sollte ab einem voraussichtlichen Auftragswert von 10.000 Euro erfolgen.

Finanzielle Auswirkungen:

Anlage/n: