Sachverhalt:

Bei der Erstellung der Jahresrechnung für das Jahr 2017 wurde durch eine Prüffunktion der Software „H&H proDoppik“ ein Fehler gemeldet. Inhalt des Fehlers war, dass aus 2015 stammende und ins Jahr 2016 übertragene Haushaltsreste als technisch noch vorhanden auftauchten. Bei der Jahresrechnung 2016 wurden diese als aufgebraucht gemeldet.

Wesentlicher Posten waren die Haushaltsreste für den Bauunterhalt (137.372,53 € auf HHST. 1.601000.500000) aus dem Jahr 2015, die damals auf einer „Zentralhaushaltsstelle“ angesetzt waren, aus der sich die einzelnen anderen Bauunterhaltshaushaltsstellen „bedienen“ konnten. Dieses System erwies sich als nicht effizient, zudem entsprach es nicht den Haushaltsgrundsätzen der GO bzw. GemHVO - Kameral, weshalb die in 2015 verbliebenen Mittel nach technisch noch korrekter Übertragung ins Jahr 2016 mit der einer nicht dafür geeigneten Buchungsart auf die einzelnen „reaktivierten“ Bauunterhaltshaushaltstellen verteilt wurden.

Die Prüffunktionen der Software konnten dies jedoch nicht erkennen, da die gewählte Buchungsart (Buchungen für über- bzw. außerplanmäßige Ausgaben) nicht in die Prüffunktion für Haushaltsreste einbezogen ist. Dies wäre auch völlig systemfremd. Es führte jedoch dazu, dass diese Haushaltsreste auf HHSt. 1.601000.50000 in 2016 als aufgebraucht gemeldet wurden. Es entstand keine Fehlermeldung und kein Hinweis, dass Haushaltsreste noch zu übertragen oder in Abgang zu bringen wären. Der Jahresabschluss 2016 wurde daraufhin fertig gestellt. Im technischen Hintergrund verblieben (unbemerkt) die Haushaltsreste.

Die Gegenfinanzierung der per Buchungsart „Üpl/Apl“ verteilten Mittelzuwächse auf den einzelnen Bauunterhaltshaushaltsstellen erfolgte allgemein über den in diesem Jahr vorhandenen Einnahmeüberhang bzw. wurde daher nicht als Fehler gemeldet. Nachdem aber die eigentlich zur Deckung zur Verfügung stehenden Haushaltsreste nicht aufgebraucht wurden, führte dies gleichzeitig zu einer Ergebnisbelastung.

Vergleichbar verhielt es sich bei den Haushaltsresten bei den HHSt. „EDV, Beschaffung bewegl. Anlagevermögen“, 2.060000.935000, sowie „Grund- und Gemeinschaftsschule, Beschaffung bewegl. Anlagevermögen“, 2.281200.935000.

Bei einer Prüfliste für die Jahresrechnung 2017 erschienen diese Haushaltsreste zunächst als nicht erklärbare Werte in Abweichung zu den in dieser Liste eigentlich erwarteten Werten.

Nachdem die Ursache nicht selbst gefunden werden konnte, wurde Fachberatung vom Softwarehersteller erbeten. Die dortig zuständige Bearbeiterin erkrankte kurz nach dieser Meldung und fiel über mehrere Wochen hinweg aus, weshalb sich die Auflösung stark verzögerte. Erst nach deren Rückkehr konnte die Problematik bearbeitet werden.

Im Zuge der Berichtigung wurden:

• die falsche Verteilung der Haushaltsreste in 2016 zurück genommen
• die Haushaltsreste mit der richtigen Buchungsart und mit den gleichen Beträgen wie vorher verteilt
• das Ergebnis neu errechnet
• ausgleichende Abschlussbuchungen für den Vermögenshaushalt durchgeführt

Durch die technisch richtige Verteilung der Haushaltsreste entfiel die vorherige allgemeine Deckung, das Ergebnis verbesserte sich folgerichtig im Verwaltungshaushalt um 137.205,25 € auf einen Fehlbetrag zum 31.12.2016 von nunmehr -2.596.115,50 € (vormals: -2.733.320,75 €). Das Volumen des Vermögenshaushaltes wuchs durch die nötige geringe Zuführung um 167,28 € auf 4.664.761,41 € (vormals: 4.664.594,13 €) an.

Die Berichtigungsbuchungen sowie Veränderungsfeststellungen sind als Dokumentation beigefügt.

Beteiligung von Kindern und Jugendlichen:

Interessen von Kindern und Jugendlichen gem. § 47 f GO sind nicht betroffen.

Zuständigkeiten:

Vorberatend zuständig ist gem. § 1b der Zuständigkeitsordnung der Stadt Barmstedt folgender Ausschuss: Ausschuss zur Prüfung der Jahresrechnung.

Abschließend zuständig ist folgendes Gremium: Stadtvertretung.

Beschlussvorschlag:

Die Stadtvertretung Barmstedt beschließt die dokumentierte und berichtigte Jahresrechnung für das Haushaltsjahr 2016.

 

Finanzielle Auswirkungen:

Ausdrücklich ist festzuhalten, dass es sich ausschließlich um interne Buchungsvorgänge ohne Außen Bezug handelt. Eine Schädigung der Stadt oder von Dritten hat nicht stattgefunden.

Durch das nunmehr geringere festgestellte kumulierte Defizit wurde ein zu hoher Wert für eine Fehlbetragszuweisung gemeldet. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass die Fehlbetragszuweisung für 2016 deswegen geringer ausgefallen wäre. Bei einem Deckungsgrad von 13,4 % für das Jahr 2016 könnte sich ein zu viel geleisteter Betrag in Höhe von 18.385,50 € ergeben.

Selbstverständlich wird die Kommunalaufsicht und das Innenministerium unterrichtet.

 

Anlage/n: