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Politik / Ratsinformationssystem

Vorlage - VO/2018-077  

Betreff: Einführung eines digitalen Sitzungsmanagements
Status:öffentlich  
Verfasser/-in:Vähling, Stefanie
Federführend:FB 100 Steuerung und Marketing   
Beratungsfolge:
Gemeindevertretung Osterhorn Entscheidung
13.03.2018 
Sitzung der Gemeindevertretung Osterhorn ungeändert beschlossen   

Sachverhalt
Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Anlage/n

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Sachverhalt:

In der Gemeindevertretung Osterhorn wurde der Wunsch vorgetragen, die Sitzungsunterlagen künftig nicht mehr in Papierform vorzuhalten, sondern diese in elektronischer Form im Ratsinformationssystem ALLRIS zur Verfügung zu stellen.

 

Die Gemeinden Brande-Hörnerkirchen und Westerhorn sowie der Amtsausschuss Hörnerkirchen und die Stadt Barmstedt starteten bereits im Januar 2015 mit der Einführung des digitalen Sitzungsmanagements. Das digitale Sitzungsmanagement wird nach der Kommunalwahl am 06. Mai 2018 fortgesetzt. Für die Verwaltung stellt dies eine Vereinfachung des Sitzungsdienstes dar, aber auch die Mitglieder sind mit dem papierlosen Sitzungsdienst sehr zufrieden.

 

Die Sitzungseinladungen sowie die Sitzungsunterlagen gelten als Geschäft der laufenden Verwaltung und werden durch das Amt Hörnerkirchen im Rahmen der Verwaltungsgemeinschaft erfüllt. Gemäß öffentlich-rechtlichen Vertrag über die Bildung der Verwaltungsgemeinschaft zwischen der Stadt Barmstedt und dem Amt Hörnerkirchen sind die Aufwendungen für das digitale Sitzungsmanagement über den pauschalen Verwaltungskostenbeitrag von 22 % der Personalausgaben abgegolten. Daher sind diese Aufwendungen für das Amt Hörnerkirchen im Haushalt der Stadt Barmstedt abzubilden.

 

Alle Mitglieder der Gemeindevertretung und auch bürgerliche Ausschussmitglieder erhalten für ihre Tätigkeit ein durch das Amt Hörnerkirchen gestelltes elektronisches Gerät, zur Abrufung ihrer Sitzungsunterlagen im Ratsinformationssystem (Allris App). Die stellvertretenden bürgerlichen Ausschussmitglieder bekommen kein Gerät zur Verfügung gestellt. Ein privates Gerät kann ebenfalls genutzt werden. Die Verwaltung prüft, ob im Gegenzug eine Gerätepauschale an die Mitglieder, die ihr Gerät privat nutzen, geleistet werden kann. Grundsätzlich erfolgen die Sitzungseinladungen dann nur noch per E-Mail. Die Sitzungsunterlagen werden in der ALLRIS App bereitgestellt. Eine Schulung zur Bedienung des Gerätes und des Programmes ist im Juni / Juli 2018 vorgesehen. Die Termine werden noch rechtzeitig bekanntgegeben.

 

Demzufolge werden die Einladungen zu den konstituierenden Sitzungen im Juni 2018 noch in Papierform eingeladen. Nach den Sommerferien soll dann der papierlose Versand von Sitzungsunterlagen starten.

 

Eine Anpassung der Hauptsatzung und der Geschäftsordnung muss daraufhin erfolgen. Die Änderungen sollen im 3. Quartal 2018 beraten und beschlossen werden. Die Gemeindevertretung muss daher auch beschließen, dass bis zur Neufassung der Hauptsatzung und Geschäftsordnung die Sitzungseinladungen bereits per E-Mail verschickt werden.

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschlussvorschlag:

Die Gemeindevertretung Osterhorn stimmt der Einführung des digitalen Sitzungsmanagements zu. Die Verwaltung wird beauftragt entsprechende Geräte anzuschaffen. Änderungen in der Hauptsatzung und Geschäftsordnung sind im 3. Quartal 2018 vorzunehmen. Bis zur Neufassung der Hauptsatzung und Geschäftsordnung werden die Sitzungseinladungen bereits per E-Mail verschickt.

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Finanzielle Auswirkungen:

Es entstehen jährlich Kosten in Höhe von ca. 1.100,00 €. Die Geräte werden für eine Dauer von 60 Monaten (Legislaturperiode 2018-2013) geleast. Die Kosten trägt die Stadt Barmstedt im Rahmen der Verwaltungsgemeinschaft. Nach Ablauf gehen die Geräte in das Eigentum der Stadt Barmstedt über.

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Anlage/n:

 

 

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Am Markt 1
25355 Barmstedt

Telefon: 04123 681-01
Fax: 04123 681-260
E-Mail: info[at]stadt-barmstedt.de

De-Mail-Adresse Stadt Barmstedt:
posteingang[at]barmstedt.sh-kommunen.de-mail.de

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posteingang[at]hoernerkirchen.sh-kommunen.de-mail.de

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