Sachverhalt:

Umstellung von der Kameralistik auf die Doppik

Sachstand für die Stadt Barmstedt und das Amt Hörnerkirchen mit den Gemeinden Bokel, Brande-Hörnerkirchen, Osterhorn und Westerhorn

1. Amt Hörnerkirchen und die Gemeinden

Das Amt Hörnerkirchen und die Gemeinden Bokel, Brande-Hörnerkirchen, Osterhorn und Westerhorn wurden zum 01.01.2014 auf Doppik umgestellt.

Das Buchungsgeschäft läuft seit diesem Zeitpunkt mit anfänglichen Schwierigkeiten inzwischen relativ reibungslos. Es ist aber im Ganzen leider wesentlich zeitaufwendiger.

Um nun auch die Jahresabschlüsse 2014 für das Amt und die Gemeinden aufstellen zu können, müssen die Eröffnungsbilanzen erstellt werden. Hierfür ist das gesamte Anlagevermögen zu erfassen. Alle Grundstücke, Gebäude, Straßen sind bereits erfasst und bewertet.

Es müssen jetzt die Inventuren durchgeführt und das bewegliche Vermögen bewertet werden für:

Klärwärterhaus (Bokel), Lindenhof (Westerhorn) sowie die Parkbänke, Sirenen und Spielplätze in den Gemeinden.

Nach den gemachten Erfahrungen, ist nun ein detaillierter Zeitplan mit den erforderlichen Aufgaben für die Erstellung von Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüssen aufgestellt worden.

Nach den hier angenommenen Zeiten ist in der Anlagenbuchhaltung mit Eröffnungsbilanzen und vorbereiteten Jahresabschlüssen für das Amt Hörnerkirchen mit seinen Gemeinden wie folgt zu rechnen:

Anschließend vollendet die Kämmerei die Jahresabschlüsse voraussichtlich mit folgenden Terminen:             

Immer jeweils im Anschluss an die Eröffnungsbilanzen / Jahresabschlüsse finden die Ausschüsse zur Prüfung der Jahresrechnung statt mit erforderlichen Zeitanteilen für die Nachbereitung bzw. Korrektur der Eröffnungsbilanzen/Jahresabschlüsse.

In diesen Zeitplan sind nur bedingt die Ansprüche für Urlaub, Zeitausgleich und evtl. Krankheitstage berücksichtigt.

Nach Rücksprache mit dem Gemeindeprüfungsamt, Herrn Schöning, ist außerdem darauf hinzuweisen, dass eine Gemeinde max. 3 Jahre keinen Jahresabschluss vorweisen darf.

2. Stadt Barmstedt

Die Mitglieder des Hauptausschusses erhielten bereits im Jahre 2011 und 2013 Sachstandsberichte zum Umstieg der Stadt Barmstedt in die Doppik.

Der aktuelle Stand der Bewertungen sieht wie folgt aus:

*) Alle Grundstücke sind nach dem Ersatzwertverfahren bewertet. Es fehlen noch ca. 90 

   Grundstücke, für die Akten vorliegen und nach Anschaffungskosten bewertet werden 

   müssen. Somit wird es hier noch leichte Veränderungen im Vermögen geben.

**) Die Anzahl der Brücken ist eine grobe Schätzung

Aus den folgenden Gründen war es nicht möglich, sämtliches Anlagevermögen der Stadt Barmstedt zu bewerten und die Umstellung der Finanzwirtschaft auf die Doppik zum 01.01.2016 durchzuführen:

         Die Stelle Anordnungserfassung war für 1 Jahr unbesetzt bzw. mussten aufgrund häufiger personeller Wechsel durch die Stelle Doppik aufgefangen werden.

         Lang- und kurzfristige Krankheitsausfälle

         Zuarbeiten für die KUBUS Ermittlung des Anlagevermögens Ortsentwässerung für die 4 Gemeinden des Amtes Hörnerkirchen

         Übernahme der Bauhofabrechnungen ab 2014

         Hohe Fluktuation bzw. Vakanz auf der befristeten Bewertungsstelle (4 x neu besetzt)

Anmerkung:

Das Gemeindeprüfungsamt rechnet mit einem ½ Jahr zur Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters

         Diverse Sonder-/Mehrarbeiten im Bereich der Kämmerei

         Personelle Veränderungen Frühjahr 2015

         Besuch von erforderlichen Fortbildungen (Bilanzbuchhalter- / Finanzbuchhalterlehr-gängen)

Herr Schöning vom Gemeindeprüfungsamt hat auf folgende wesentliche Punkte hingewiesen:

1. Eine Gemeinde darf max. 3 Jahre keinen Jahresabschluss vorweisen.

Anmerkung:

Somit müssen die Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse des Amtes Hörnerkirchen und der Gemeinden vorrangig erfolgen.

2. In der überörtlichen Prüfung des GPA in 2017 sollen die doppischen Jahresabschlüsse des Amtes und der Gemeinden geprüft werden.
3. Er bestätigt, dass alle Kommunen Probleme bei der Einführung der Doppik aufgrund Personalmangels haben.
4. Es ist eine extra Stelle rein für die Anlagenbuchhaltung mit Einführung der Doppik erforderlich, da das Buchungsgeschäft sowie die Jahresabschlüsse wesentlich aufwendiger sind als in der Kameralistik. Für die doppischen Jahresabschlüsse müssen die Bilanzen, Ergebnis- und Finanzrechnungen umfangreich geprüft und erläutert werden.

Diese Stelle schließt aus Zeitgründen nicht die Bewertung des Anlagevermögens ein. Für die Bewertung ist mind. 1 Stelle befristet für mind. 2 Jahre erforderlich (1/2 Jahr Einarbeitung ist hier einzuplanen).

Anmerkung:

Wie oben bereits erwähnt, fand auf dieser Stelle ein reger Personalwechsel statt bzw. die Stelle war vakant.

5. Ab 01.01.2016 ist die erweiterte Kameralistik anzuwenden. Dies bedeutet,  eine flächendeckende Bewertung des Anlagevermögens und Erfassung der Abschreibungen ab dem Haushaltsjahr 2016. Es ist möglich, die Abschreibungen über einen Nachtragshaushalt zum Ende des Jahres 2016 aufzunehmen.
6. Ein Umstieg der schleswig-holsteinischen Kommunen hat derzeit bis Ende 2018 zu erfolgen.

Abschließend ist festzustellen, dass die für die Doppik zuständigen Mitarbeiterinnen hoch motiviert waren, die Doppik zum 01.01.2016 einzuführen. Das Ziel, eine gute und richtige Grundlage für die neue Haushaltswirtschaft zu schaffen, erfordert eine sorgfältige Recherche. Der Arbeitsumfang ist daher erheblich und bindet sehr viel Zeit. Ein Vorteil für diese sorgfältige Ermittlung der Bilanzwerte wird sich bei den Prüfungen durch das Gemeindeprüfungsamt des Kreises Pinneberg zeigen. Der anschließende Korrekturaufwand wird dann gering ausfallen.

Hinzu kommt, dass leider aus den o. g. nicht zu planenden erweiterten Aufgaben, ein Umstieg nicht realisierbar und aus den ebenfalls o. g. Gründen auch nicht sinnvoll ist.

Durch die sehr dünne Personaldecke ist bei Krankheit und Urlaub das Tagesgeschäft der Kollegen aus der Geschäftsbuchhaltung (GBH) zusätzlich aufzufangen (das Tagesgeschäft der GBH kann nicht liegen bleiben).

Um die Bewertung des Anlagevermögens bis Mitte 2016 vollenden zu können und die seit ca. 3 Jahren unter Hochdruck arbeitenden Mitarbeiterinnen wieder zur normalen Arbeitszeit zu führen, sollten zum Stellenplan 2016 zwei weitere befristete Stellen (1 Jahr, Übernahme von 2 Auszubildenden) zur Bewertung  des Anlagevermögens bis zur Einführung der Doppik bereitgestellt werden.

Anlage/n: