Sachverhalt:

Auf der Grundlage der Beschlussfassung zu den Zielen und Grundsätzen der Legislaturperiode 2013 bis 2018 hat sich die Verwaltung mit dem Aufbau eines Gebäude- und Flächenmanagement auseinandergesetzt. In diesem Zusammenhang wurde bislang nicht geprüft, ob eine Übertragung auf die Stadtwerke Barmstedt möglich ist. Diese Prüfung hängt stark von dem Ergebnis aus dem Prüfauftrag zur Struktur des Eigenbetriebes und seiner Töchter ab, die leider bis heute nicht vorliegt.

Unabhängig von dieser Prüfung wird aber auch die Umstellung auf die Doppik zu Änderungen führen. So wird der Bereich des Gebäude- und Flächenmanagement nur noch in geringem Umfang Produktverantwortung besitzen. Vielmehr wird das vorhandene Fachwissen auf Anforderung von den Sachbereichen abgefordert und dem jeweiligen Produkt anteilig zugeordnet.

Vor einer weitergehenden Prüfung wird vorgeschlagen, Erfahrungswerte mit dem Gebäude- und Flächenmanagement zu machen, um dann eine weitergehende Prüfung zur Verlagerung auf die Stadtwerke durchzuführen. Hierbei sollten über mindestens 5 Jahre Erfahrungen zusammengetragen werden. Ggf. ist eine externe Beratung hierfür in Anspruch zu nehmen.

Teil A

Die Aufgaben des Gebäude- und Flächenmanagements sollen künftig, wie folgt beschrieben sein:

Ziel eines Gebäude- und Flächenmanagements ist ein Handeln als Hilfsbetrieb. Dieser Hilfsbetrieb sollte kostendeckend in Anspruch genommen werden. Ähnlich wie bereits jetzt der Bauhof. Neben dem technischen Know-how werden auch die in der baulichen Unterhaltung und Bewirtschaftung eingesetzten MitarbeiterInnen dem Gebäude- und Flächenmanagement zugeordnet.

Das Gebäude- und Flächenmanagement ist zuständig für die bauliche Unterhaltung und Bewirtschaftung der technischen Anlagen sowie des städtischen Anlagevermögens
(Straßen, Wege, Wald, Wasserlauf, See, Gebäude, Miete, Pacht u.a.).

Der Bereich kann auch von den Stadtwerken für die Gebäudeunterhaltung u.a. in Anspruch genommen werden, soweit die MitarbeiterInnen des Gebäude- und Flächenmanagements für die angeforderte Aufgabe die erforderliche Ausbildung beitzen..

Eine Zuschussabwicklung und –beantragung erfolgt nicht mehr im Bereich des Gebäude- und Flächenmanagements, sondern in dem jeweilig anfordernden Bereich.

Die Hausmeister werden dem Bereich Gebäude- und Flächenmanagement als Einrichtung zugeordnet. Gleiches gilt auch für die Hausmeisterin im Rathaus.

Teil B

Mit der Berücksichtigung eines Gebäude- und Flächenmanagements sind Aufgaben, die sich derzeit im Fachamt für Stadt- und Gemeindeentwicklung befinden neu zu strukturieren.

Bereich der Beitrags- und Gebührenermittlung sowie der Städtebaulichen Verträge

Die Stelle wird dem Bereich Finanzen zugeordnet. Somit werden auch hier die Erschließungsverträge, Beitrags- und Gebührenbearbeitung, Kalkulation von Gebühren und Beiträgen, Widerspruchsbearbeitung, Abrechnung von Städtebausanierungen abgebildet. Durch diese Zuordnung kann auch die Anlagenbuchhaltung direkt mit einbezogen werden.

Soweit technisches Know-how erforderlich wird, kann dieses beim Gebäude- und Flächenmanagement eingefordert werden.

Stelle Bauordnung / -leitplanung

Verbleibt im Bereich Ordnungsbehörden und Bürgerbüro. Hier werden auch die städtebaulichen Verträge zur Übernahme der Kosten der Bauleitplanung bearbeitet. Zum Einen lebt die Bauleitplanung von der Öffentlichkeitsbeteiligung, des Weiteren werden hier Bauanträge u.ä. im Bereich des Bauordnungsbereiches bearbeitet so dass eine Zuordnung gerechtfertigt ist.

Bereich Bauhof

Der Bauhof wird als Stabstelle dem Fachbereich 1 zugeordnet.

Stelle Ausschreibungs- und Submissionsstelle

Es soll eine zentrale Ausschreibungs- und Submissionsstelle im Bereich „Zentrale Dienste“ berücksichtigt werden. Hier werden die Grundlagen der Vergabe vorgehalten. Das Vergabeverfahren wird hier bestimmt. Die Formblätter des VHB (VOB) sowie des Kreises (VOL) sind zu nutzen. Die Leistungsverzeichnisse einschließlich der Kostenschätzungen werden durch die Bereiche zur Verfügung gestellt.

Fazit:

Durch diese Überlegungen ergibt sich nicht mehr das Erfordernis, drei Fachämter vorzuhalten. Es wird vielmehr vorgeschlagen zwei Fachbereiche vorzusehen. Der Fachbereich 1 (Innerer Service) und Fachbereich 2 (Bürgerservice) werden hierbei in mehrere Bereiche aufgeteilt.

Teil C

Vorgeschlagene organisatorische Änderungen

Mit dem neuen Organisationsvorschlag wird das Fachamt für Stadt- und Gemeindeentwicklung aufgelöst. Es wird ein Bereich Gebäude- und Flächenmanagement im Fachbereich 2 (Bürgerservice) berücksichtigt.

Der Bereich der Bauleitplanung und Bauordnung wird dem Bereich Ordnungsbehörde und Bürgerbüro zugeordnet.

Der Bereich der Erschließungsplanung, Gebühren – und Beitragsrecht sowie städtebauliche Verträge geht in den Bereich Finanzen und somit in den Fachbereich 1 (Innerer Service)

Im Bereich zentrale Dienste wird eine Ausschreibungs- und Vergabestelle aufgebaut.

Der Bauhof ist selbständig und wird Stabstelle im Fachbereich I (Innerer Service).

Teil D

Vorgeschlagene persönliche Änderungen

Mit der im Teil C beabsichtigten Veränderung erfährt die im Stellenplan (Nr. 23) bestehende Stelle eine erhebliche Aufwertung, so dass diese auf A 13 anzupassen wäre.

Teil E

Zuständigkeiten

Gemäß § 65 Abs. 1 Nr. 4 GO i. V. m § 10 Abs. 5 der Hauptsatzung sind Personalentscheidungen für Inhaberinnen oder Inhaber von Stellen, die der Bürgermeisterin unmittelbar unterstellt sind und Leitungsaufgaben erfüllen, auf Vorschlag der Bürgermeisterin vom Hauptausschuss zu treffen. Bei Ablehnung hat die Bürgermeisterin einen neuen Vorschlag vorzulegen. Der Hauptausschuss selbst ist nicht vorschlagsberechtigt

Gemäß § 65 Abs. 3 GO i. V. m. § 55 Abs. 2 und 3 GO gliedert die Bürgermeisterin die Verwaltung in Sachgebiete. Sie legt ihren Vorschlag zur Verwaltungsgliederung der Stadtvertretung vor. Diese kann dem Vorschlag widersprechen. Der Beschluss bedarf der Mehrheit von zwei Dritteln der gesetzlichen Zahl der Stadtvertreterinnen und -vertreter. Widerspricht die Stadtvertretung dem Vorschlag der Bürgermeisterin, so hat diese der Stadtvertretung einen neuen Vorschlag vorzulegen. Die Stadtvertretung selbst ist nicht vorschlagsberechtigt.

Der Hauptausschuss hat die vorgenannten Änderungen zustimmend zur Kenntnis genommen. Dem Vorschlag der Bürgermeisterin unter Teil C wird zugestimmt. Der Stellenplan ist durch 2. Nachtrag 2015 anzupassen.

Beschlussvorschlag:

Die Stadtvertretung stimmt dem in der Vorlage VO/2015-191 dargestellten Vorschlag der Bürgermeisterin zur Verwaltungsgliederung zu.

Finanzielle Auswirkungen:

Veränderung (Stelle 23) Mehrkosten in Höhe von 460 €/Monat

Anlage/n:

Organigramm Kernverwaltung