Sachverhalt:
 

Am 12. März 2015 hat ein zweites Abstimmungsgespräch mit der Stadt Elmshorn zur möglichen Kooperation der Volkshochschulen stattgefunden. Im diesem Abstimmungsgespräch verständigten sich die Beteiligten auf folgendes Kooperationsmodell:

Die Eigenständigkeit der Volkshochschule Barmstedt bleibt erhalten. Herr Goos als VHS-Leiter repräsentiert die Volkshochschule vor Ort. Das Kursangebot wird weiterhin in den von der Stadt Barmstedt zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten durchgeführt. Die Stadt Barmstedt gibt die gesamte Sachbearbeitung an die Stadt Elmshorn ab. Die Stadt Elmshorn stellt für die Erfüllung der Aufgaben jährlich einen Aufwand in Höhe von 21.000,- EUR in Rechnung. Die Kosten sind wie folgt kalkuliert:

Personalkosten

Programmplanung: 5 Wochenstunden / EG 11 TVöD = 9.743,59 EUR
Verwaltungsarbeit:  5 Wochenstunden / EG 6 TVöD   = 6.025,64 EUR

Werbungskosten

Erhöhung der Auflage des Programmheftes von bisher 30.000 für Elmshorn auf zukünftig 36.000 Exemplare für beide Kommunen bei einem additiven Programmheft.

Erhöhung des Seitenumfangs von bisher 104 auf 112 Seiten erbringt Mehrkosten in Höhe  von 2.500,00 EUR je Semester = 5.000,00 EUR.

Verteilung des Programmheftes an die Barmstedter Haushalte bei einer Auflagenhöhe von 6.000 Exemplaren / 90,00 EUR netto / je Tsd. = 642,60 EUR

Gesamtkosten = € 21.411,83.
 

Bürgermeister Volker Hatje hat das Angebot der Stadt Elmshorn auf 21.000 EUR reduziert.

Die Kooperationsvereinbarung sieht eine Vertragslaufzeit von 5 Jahren vor. Durch die Kooperation mit der VHS Elmshorn ist auf beiden Seiten mit Synergieeffekten zu rechnen. Insbesondere die VHS Barmstedt wird durch die Ausweitung des Kursprogrammes und eine qualitative Verbesserung des Angebots und die Gewinnung neuer Dozenten von der Kooperation profitieren. Nach der Kooperation wird ein gemeinsames Volkshochschulheft mit einer Auflage von 36.000 Stück erstellt. Hierdurch ist mit steigenden Teilnehmerzahlen sowohl in Barmstedt als auch in Elmshorn zu rechnen. Kurse die aufgrund geringer Anmeldungen sowohl in Barmstedt als auch in Elmshorn ausfallen müssten, können zusammengelegt werden. Die Eigenständigkeit der Volkshochschule Barmstedt bleibt erhalten. Die Volkshochschulleitung wird durch die Teilnahme an den Planungskonferenzen weiterhin auf das Kursangebot Einfluss nehmen. Die VHS Elmshorn wird als kostenrechnende Einrichtung geführt. Es werden jährlich Kostenrechnungen erstellt und offengelegt. Die gesamte finanzielle Abwicklung der Einnahmen und Ausgaben inklusive Forderungsüberwachung der Volkshochschule wird von der Stadt Elmshorn übernommen. Die Städte vereinbaren, für die Laufzeit dieses Vertrages einen jährlichen Fehlbetrag von insgesamt 350.000,00 € festzuschreiben. Dieser Fehlbetrag wird von der Stadt Elmshorn mit 329.000,00 € und von der Stadt Barmstedt mit 21.000,00 € als jeweiliger Zuschuss getragen. Entscheidungen der Städte, die Auswirkungen auf den Gesamtzuschussbedarf haben, können nur im Einvernehmen getroffen werden. Ergibt sich aufgrund der jeweiligen Jahresrechnung ein günstigerer als der festgeschriebene Fehlbetrag, so ist über die Ergebnisse nach Ablauf eines Zeitraumes von je drei Jahren zusammenfassend entsprechend der Finanzierungsquote zwischen den Städten abzurechnen. Ergibt sich ein höherer Fehlbetrag, so ist die Differenz durch einen höheren Zuschuss der Stadt Elmshorn auszugleichen. Die Stadt Elmshorn übernimmt für den Vereinbarungszeitraum von fünf Jahren das volle Kostenrisiko der Volkshochschule.

Die Verwaltung geht davon aus, dass sich der Stellenanteil auf Seiten der Stadt Barmstedt durch die Kooperation mit der VHS Elmshorn auf 10 % reduzieren lässt. Möglicherweise würde dieser Stundenanteil in Zukunft sogar noch geringer ausfallen.

Die Betrachtung der Personal- und Sachkosten im Bereich der VHS würden durch die Kooperation mit der VHS Elmshorn um 2.782,-EUR jährlich sinken. Auf den Gesamthaushalt betrachtet würden die Personal- und Sachkosten insgesamt um der vertragl. Leistungen der Stadt Elmshorn in Höhe von 21.000,- EUR steigen. Durch die Kooperation würden jedoch Arbeitszeiten für andere, bisher eingeschränkt bzw. gänzlich nicht durchgeführte Aufgaben generiert werden können. Da die Stadt Elmshorn die gesamte finanzielle Abwicklung der VHS übernimmt, würden nicht nur im Bereich der VHS, sondern auch in der Geschäfts- und Finanzbuchhaltung sowie im Mahnwesen Arbeitskapazitäten frei.  Zur allgemeinen Personalausstattung der Verwaltung wird auf die diesbezüglich in der Vergangenheit bereits mehrfach dargelegten Sachverhalte verwiesen, die nachstehend noch einmal zusammengefasst dargestellt werden:

aus dem Prüfungsbericht des Gemeindeprüfungsamtes vom 05.11.2013

Datenschutzbeauftragter

Mit Schreiben vom 14.04.2008 wurde ein Mitarbeiter formell gemäß § 10 des Landesdaten-schutzgesetzes zum Datenschutzbeauftragten der Stadt Barmstedt und des Amtes Hörnerkirchen ernannt. Allerdings lassen die übrigen Tätigkeiten nur wenig Zeit für die Erfüllung datenschutzrechtlicher Aufgaben.

aus der Vorlage VO/2014-314 – Stellenplan 2015

Mit dem Stellenplan für das Haushaltsjahr 2015 wird die Gesamtzahl der Stellen in der Verwaltung ab 01. Januar 2015 um 1,54 Stellen und ab 01. Juni 2015 durch die Wiederbesetzungs-sperre in Bezug auf die Leitungsstelle des Fachamtes für zentrale Dienste und Finanzen de facto um eine weitere Stelle reduziert. Darüber hinaus wird eine Mitarbeiterin mit dem Beitritt der Stadt Barmstedt zum Zweckverband „kommunit“ im Umfang einer 0,33-Stelle zu diesem Zweckverband gegen Erstattung der Personalkosten abgeordnet. Im Vergleich zum Vorjahr fallen damit insgesamt 2,87 Stellen weg, werden nicht neu besetzt bzw. werden gegen Kostenausgleich verlagert.

Trotz aller Sparbemühungen muss aber darauf hingewiesen werden, dass der Aufgabenumfang in den letzten Jahren zugenommen hat und in den nächsten Jahren weiter steigen wird.

Ob die zu erwartenden Aufgabenzuwächse auf Dauer mit dem derzeitigen Personalbestand der Kernverwaltung aufgefangen werden können, bedarf einer laufenden Überprüfung und ggf. An-passung. Auch muss immer wieder darauf hingewiesen werden, dass nicht alle Mitarbeiter/innen – wie in allen anderen Bereichen des öffentlichen Dienstes und auch der Privatwirtschaft – zu 100 % leistungsfähig sind. Zu berücksichtigen sind auch krankheitsbedingte Ausfälle. Unterbesetzungen und krankheitsbedingte Ausfälle führen zu erheblichen Mehrbelastungen der Leistungsträger/innen und zu Defiziten in der Aufgabenerledigung. Damit dies nicht zu weiteren negativen Auswirkungen führt, muss ggf. rechtzeitig gegengesteuert werden.

Bei allen Personalentscheidungen sind die arbeitsrechtlichen Bestimmungen sowie die bei Bildung der Verwaltungsgemeinschaft mit dem Amt Hörnerkirchen getroffenen Vereinbarungen einzuhalten.

Das Gemeindeprüfungsamt des Kreises Pinneberg hat sich im Rahmen der überörtlichen Prüfung der Stadt Barmstedt – Haushaltsjahre 2008 bis 2012 – u. a. auch mit der Personalausstattung befasst. Im Ergebnis wird bestätigt, dass die Darstellungen der Verwaltung zur Personal-entwicklung und Personalplanung nachvollziehbar sind und der ehrenamtlichen Selbstverwaltung ständig aktualisiert vorgelegt werden (Vorlagen zum Stellenplan, Personalberichte).

aus der Vorlage VO/2015-020 - Personalbericht

Mehrarbeit – Zeitguthaben

Das Zeitguthaben der Mitarbeiter/innen des Rathauses ist im Jahr 2014 von 1.396,93 Stunden Ende 2013 weiter angestiegen auf insgesamt 1.741,74 Stunden. Im Vergleich dazu beträgt die regelmäßige Jahresarbeitszeit der Tarifbeschäftigten 1.570 Stunden (39-Stunden-Woche) bzw. der Beamtinnen und Beamten 1.650 Stunden (41-Stunden-Woche). Im Ergebnis ist festzustellen, dass zwischenzeitlich Mehrarbeit im Umfang von mehr als einer Ganztagsstelle geleistet wurde.

Resturlaub

In das Jahr 2015 wurden für die Beschäftigten des Rathauses insgesamt 485 Resturlaubstage aus dem Jahr 2014 vorgetragen (Vorjahr 402 Tage). Die vorgetragenen Resturlaubsansprüche entsprechen der Jahresarbeitszeit von rd. 2,20 Ganztagsstellen.

Krankheitsquote

Die Krankheitsquote berechnet sich wie folgt:

durch Krankmeldung ausgefallene Tage * 100

Die Satzung für die Volkshochschule, die Satzung über die Erhebung von Gebühren für die Volkshochschule und die Honorarordnung für die Volkshochschule wurden im Jahre 2003 letztmalig angepasst. Ganz unabhängig von einer Kooperation mit der Volkshochschule Elmshorn empfiehlt es sich diese Grundlagen zu überarbeiten. Die Gebührensatzung aus dem Jahre 2003 sieht eine Kursgebühr in Höhe von 1,50 EUR je Unterrichtseinheit vor. Die Honorarordnung sieht für Kurse im Hobbybereich 12,50 EUR und für Kurse im Bereich Sprachen 15,- EUR Honorar pro Unterrichtseinheit vor. Mit dieser Honorarstruktur ist es für Volkshochschule schwierig neue Dozentinnen und Dozenten zu gewinnen. Aus diesem Grund hat die Volkshochschule in der Vergangenheit bei der überwiegenden Mehrzahl der angebotenen Kurse von der Ausnahmeregelung Gebrauch gemacht, die Dozentenhonorare bei entsprechender Anpassung der Kursgebühr zu erhöhen. Im Zuge einer Kooperation mit der Volkshochschule Elmshorn sollte sich die Volkshochschule Barmstedt an dem Rahmentarif der Volkshochschule Elmshorn orientieren.

Die Eingangsgebühr beträgt 2,00 EUR je Unterrichtsstunde à 45 Minuten. Damit ist eine Mindestgebühr festgelegt, die nach Bedarf variabel erhöht werden kann. Die Gebühr für die Programmbereiche Gesellschaft, Kultur, Sprachen und Grundbildung beträgt 2,00 EUR je Unterrichtsstunde, für den Programmbereich Gesundheit 3,00 EUR je Unterrichtsstunde und für die Programmbereiche EDV und Beruf 3,90 EUR je Unterrichtseinheit. Einzelveranstaltungen, Lesungen und Vorträge werden ab 4,00 EUR angeboten. Die Volkshochschule erhebt für einen Kurs ab einem Umfang von 8 Unterrichtseinheiten eine Verwaltungsgebühr in Höhe von 5,00 EUR. Für die Leitung von Kursen der Volkshochschule Barmstedt wird ein Honorar je Unterrichtseinheit (45 Min.) gezahlt. Der Regelsatz beträgt 18,00 EUR pro Unterrichtseinheit. Für Kurse der Programmbereiche EDV und Berufe wird 19,00 EUR gezahlt. Bei Einzelveranstaltungen, Lesungen und Vorträgen wird ein Honorar ab 38,50 EUR je Unterrichtseinheit gewährt. Schüler, Studenten, Auszubildende, Inhaber der Jugendgruppenleiterkarte, Grundwehr- und Zivildienstleistende, Arbeitslose und Leistungsempfänger nach SGB II und XII zahlen für die Teilnahme an Kursen 50 % der entsprechenden Gebühr. Die bisherige Regelung sah vor, dass Arbeitslose und Leistungsempfänger nach SGB II und XII von der Gebühr befreit waren und Rentner und Rentnerinnen lediglich 50 % der Gebühr entrichten mussten. Rentnerinnen und Rentner würden künftig keine Ermäßigung mehr erhalten und Arbeitslose und Leistungsempfänger zahlen 50 % der Gebühr.  Die Regelungen für die anderen Gruppen sind identisch und belaufen sich auch auf 50 % der Gebühr. Die jährlichen Gebührenermäßigungen belaufen sich in der VHS Barmstedt auf ca. 800,- EUR. Von diesem Gesamtbetrag entfällt ein Anteil von ca. 90 % auf die Rentnerinnen und Rentner.

Der ausgehandelte Vertrag wird dem Hauptausschuss zur Beratung und der Stadtvertretung zur Beschlussfassung vorgelegt. Die Kooperation mit der Volkshochschule Elmshorn würde zum Frühjahrssemester 2016 beginnen.

Beschlussvorschlag:
 

1. Der Ausschuss für Kultur, Schule und Sport empfiehlt der Stadtvertretung, mit der Stadt Elmshorn eine (keine) Vereinbarung über die Kooperation der Volkshochschulen für fünf Jahre zu schließen.
    
2. Der Ausschuss für Kultur, Schule und Sport empfiehlt der Stadtvertretung, die Neufassung der Satzung für die Volkshochschule der Stadt Barmstedt zum 01.12.2015 zu beschließen.
    
3. Der Ausschuss für Kultur, Schule und Sport empfiehlt der Stadtvertretung, die Neufassung der Satzung der Stadt Barmstedt über die Erhebung von Gebühren für die Volkshochschule zum 01.12.2015 zu beschließen.
    
4. Der Ausschuss für Kultur, Schule und Sport empfiehlt der Stadtvertretung, die Neufassung der Honorarordnung für die Volkshochschule der Stadt Barmstedt zum 01.12.2015 zu beschließen.

Finanzielle Auswirkungen:

Wie in der Vorlage beschrieben.

Anlage/n:

Entwurf der Satzung für die Volkshochschule der Stadt Barmstedt (Änderungen in rot und kursiv)

Entwurf der Satzung der Stadt Barmstedt über die Erhebung von Gebühren für die Volkshochschule (Entwurf insgesamt überarbeitet)

Entwurf der Honorarordnung für die Volkshochschule der Stadt Barmstedt (Entwurf insgesamt überarbeitet)