Sachverhalt:

Die Stadt Barmstedt nimmt seit rd. 20 Jahren die Leistungen des IT-Dienstleisters „Dataport“ in Anspruch. „Dataport“ erbringt als Anstalt des öffentlichen Rechts die satzungsgemäß definierten Leistungen. Es bestehen keine Mitgliedschaften, die Leistungen werden von den Vertragspartnern als Benutzer (Kunden) in Anspruch genommen. Demzufolge sind auch die Möglichkeiten einer Einflussnahme auf den Geschäftsbetrieb sehr eingeschränkt. Von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung werden insbesondere Leitungsunterbrechungen, zu lange Reaktionszeiten und oft auch ein unzureichender Support beklagt.

Eine Alternative zu „Dataport“ ist der Zweckverband „kommunit“ mit Sitz in Quickborn. Die Geschäftsstelle des Zweckverbandes befindet sich in Elmshorn. Der Zweckverband wurde im Jahr 2008 vom Kreis Pinneberg und der Stadt Quickborn errichtet. Im Jahr 2012 wurden das Amt Rantzau und im Jahr 2013 die Gemeinde Kronshagen als weitere Mitglieder aufgenommen. Der Zweckverband erbringt wie „Dataport“ IT-Dienstleistungen. In einem Zweckverband bestehen Mitgliedschaften. Dadurch sind Einflussnahmen auf den Geschäftsbetrieb insbesondere über die Verbandsversammlung möglich. Allerdings kann die Mitgliedschaft im Zweckverband nur bei Vorliegen der Voraussetzungen des § 127 Landesverwaltungsgesetz (LVwG) beendet werden, d. h. im Wesentlichen, dass die Verhältnisse, die für die Festsetzung des Vertragsinhalts maßgebend gewesen sind, sich seit Abschluss des Vertrages so wesentlich geändert haben, dass einer Vertragspartei das Festhalten an der ursprünglichen vertraglichen Regelung nicht mehr zuzumuten ist. Die Kündigungsfrist beträgt 12 Monate zum Jahresende.

Die Kündigungsfrist bei „Dataport“ beträgt 6 Monate zum Jahresende. Damit ist eine Kündigung frühestens zum 31. Dezember 2015 möglich. In den Verhandlungen mit „kommunit“ wurde angeboten, dass der Zweckverband in die laufenden Verträge einsteigt und die Abwicklung dann von dort aus erfolgt. Bis zum vertragsgemäßen Wechsel wäre dann genügend Zeit, den Umstieg ohne wesentliche Beeinträchtigungen für den Dienstbetrieb durchzuführen.

Der Zweckverband hat für nahezu alle Bereiche der Verwaltung Anwendungen in seinem Portfolio. Demzufolge würden auch die bestehenden Softwarelizenzen auf den Zweckverband übergehen. Die Technik wird ebenfalls vom Zweckverband gestellt. Damit entfallen eigene Ausschreibungen sowie Neu- und Ersatzbeschaffungen von Software und Hardware. Gewährleistet wird darüber hinaus der IT-Datenschutz. Vorteilhaft wären außerdem bereits von anderen Verbandsmitgliedern mit entwickelte und eingesetzte Verfahren wie z. B. ein Dokumentenmanagementsystem oder auch die Digitalisierung des Rechnungs- und Anordnungswesens. Das Vorhalten von eigenem IT-Personal ist nicht mehr erforderlich. Sämtliche Leistungen werden vom Zweckverband mit eigenem Personal erbracht. Dabei wäre auch die Gestellung von städtischem Personal an den Zweckverband möglich.  

In den bisher mit der Geschäftsführung des Zweckverbandes geführten Gesprächen wurde vereinbart, dass die IT-Struktur der Stadt Barmstedt in der Zeit vom 08. – 12. September 2014 aufgenommen und auf mögliche Schwachstellen untersucht wird.  Das Ergebnis könnte dann am 19. September 2014 vorgestellt werden. Zu diesem Zeitpunkt wäre auch eine Abstimmung über einen möglichen Projektplan möglich.

Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss nimmt zustimmend von den laufenden Verhandlungen bezüglich einer Mitgliedschaft der Stadt Barmstedt im Zweckverband „kommunit“ Kenntnis. Die Verwaltung wird gebeten, die Angelegenheit nach Vorliegen eines Verhandlungsergebnisses den Gremien zur Beratung und Beschlussfassung vorzulegen.

Finanzielle Auswirkungen:

Die Leistungen des Zweckverbandes werden über Umlagen der Mitglieder finanziert. Nach einer ersten unverbindlichen Kostenschätzung dürfte – bei verbesserten Leistungen – ein Einsparpotential bestehen. Dies ist jedoch wesentlich davon abhängig, welche Lösung für die im IT-Bereich der Stadt Barmstedt tätige Mitarbeiterin gefunden wird. Eine detaillierte Kostenberechnung kann erst nach Klärung aller noch offenen Punkte vorgelegt werden.

Anlage/n:

Öffentlich-rechtlicher Vertrag zwischen dem Kreis Pinneberg und der Stadt Quickborn über die Errichtung des Zweckverbandes „kommunit“,

Verbandssatzung des Zweckverbandes „kommunit“,

1. Nachtrag zur Verbandssatzung des Zweckverbandes „kommunit“