Sachverhalt:

Allgemeines

Nach den Grundsätzen für das Berichtswesen in der Stadt Barmstedt vom 29. August 2012 ist dem Hauptausschuss ein Bericht zur Personalentwicklung und zur Personalplanung vorzulegen. Der Bericht hat allgemeine und grundsätzliche Aussagen zum Inhalt. Es soll über die Anzahl der Stellen, die Altersstruktur der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Personalplanung und -entwicklung berichtet werden. Über einzelne Personalfälle wird im Bedarfsfall gesondert im Rahmen der laufenden Sitzungen des Hauptausschusses informiert.

Verwaltungsgemeinschaft Stadt Barmstedt / Amt Hörnerkirchen

Am 01. Januar 2008 ist die Verwaltungsgemeinschaft zwischen der Stadt Barmstedt und dem Amt Hörnerkirchen wirksam geworden. Im Zuge der Bildung der Verwaltungsgemeinschaft wurde die Verwaltung neu strukturiert. Die einzelnen Stellen wurden nach Durchführung entsprechender Auswahlverfahren besetzt. An den diesbezüglichen Entscheidungen war der Hauptausschuss maßgeblich beteiligt, so dass hierauf nicht weiter eingegangen werden muss.

Die Mitarbeiter/innen der Kernverwaltung des Amtes Hörnerkirchen wurden zum 01. Januar 2008 in den Dienst der Stadt Barmstedt übernommen. Die Mitarbeiter/innen der Einrichtungen des Amtes und der Gemeinden des Amtes Hörnerkirchen werden weiterhin im Amtshaushalt bzw. in den Gemeindehaushalten geführt und sind demzufolge in den anliegenden Übersichten nicht enthalten. Ab 2010 hat sich dahingehend eine Änderung ergeben, dass die beiden Mitarbeiter des Bauhofes Hörnerkirchen im Zuge der Zusammenlegung mit dem Bauhof der Stadt Barmstedt in den Dienst der Stadt übernommen wurden. 

In dem Gutachten zur Neustrukturierung der Verwaltung aus dem Jahr 2007 wurde für die ab 2008 bestehende Verwaltungsgemeinschaft Stadt Barmstedt/Amt Hörnerkirchen ein Personalbedarf für die Verwaltung von 30,50 Stellen ermittelt. Die in den einzelnen Jahren vorhandenen Abweichungen wurden im Rahmen der Vorlagen zu den jeweiligen Stellenplänen ausführlich begründet, so dass an dieser Stelle davon abgesehen wird.

Kooperation mit dem Amt Rantzau

Mit dem Amt Rantzau wurde ein Kooperationsvertrag geschlossen, mit dem die Zusammenarbeit in den Bereichen Grundsicherung, Wohngeld, Soziales, Renten, Bürgerbüro, Standesamt und Tourismus vereinbart wurde.  

Anzahl der Stellen (Entwicklung 2008 – 2013)

siehe Anlage 1

In der Kernverwaltung (Rathaus) waren im Jahr 2012 insgesamt 42,78 Stellen vorhanden, die einschließlich der Teilzeitbeschäftigten mit 46 Personen besetzt waren. Zuzüglich der zurzeit 5 Auszubildenden arbeiteten im Rathaus 51 Personen, hiervon jeweils eine Mitarbeiterin und eine Auszubildende mit Migrationshintergrund.  

An das Jobcenter Kreis Pinneberg (vormals ARGE) waren im Jahr 2012 noch 2 unbefristet beschäftigte Mitarbeiterinnen abgeordnet. Die Abordnungen sind vorerst bis zum 31. Dezember 2015 befristet. 

In den Einrichtungen waren im Jahr 2012 insgesamt 36,97 Stellen vorhanden, die einschließlich der Teilzeitbeschäftigten mit 44 Personen besetzt waren. Darüber hinaus wurden insgesamt 4 Personen geringfügig beschäftigt. Insgesamt arbeiteten im Bereich der Einrichtungen damit 48 Personen, davon 1 Mitarbeiterin mit Migrationshintergrund.

In der Personalabteilung des Rathauses werden darüber hinaus die Personalangelegenheiten für die Stadtwerke Barmstedt, die Stadtnetze Barmstedt GmbH und die Stadtwerke Barmstedt Vertrieb GmbH mit zurzeit insgesamt 72 Beschäftigten und für das Amt Hörnerkirchen sowie die Gemeinden Bokel, Brande-Hörnerkirchen, Osterhorn und Westerhorn mit zurzeit insgesamt 12 Beschäftigten bearbeitet.

Personalausgaben (Entwicklung 2008 – 2013)

siehe Anlage 2

Wie bereits eingangs ausgeführt, ist der Bildung der Verwaltungsgemeinschaft zwischen der Stadt Barmstedt und dem Amt Hörnerkirchen ein Organisationsgutachten voraus gegangen. Im Ergebnis wurde ein mittelfristiges Einsparpotential von 295.790 EUR prognostiziert. Hiervon sollten 237.440 EUR auf Personalkostenreduzierungen entfallen. Der Restbetrag von 58.350 EUR bezog sich auf erwartete Einsparungen bei den Geschäftsausgaben und sonstigen Sachkosten. Hierbei handelte es sich um eine Momentaufnahme zum Zeitpunkt der Erstellung des Gutachtens. Zwischenzeitliche Veränderungen wie die befristete Schaffung einer Stelle für die Doppik, die Einstellung einer zusätzlichen technischen Mitarbeiterin für das Fachamt für Stadt- und Gemeindeentwicklung, die Rückkehr einer Beamtin aus dem Sonderurlaub und eingetretene Veränderungen in den persönlichen Verhältnissen der Mitarbeiter/innen wie Stufenaufstiege in den jeweiligen Entgeltgruppen haben hier keine Berücksichtigung finden können. Nachstehend soll versucht werden, die bisher erreichten wesentlichen Einsparungen zum Zeitpunkt der Umsetzung im Personalbereich darzulegen (monatliches Tabellenentgelt x 13 zuzüglich 30 % für Sozialversicherung und Zusatzversorgung):

Im mittelfristigen Finanzplanungszeitraum 2014 bis 2016 scheiden nach derzeitigem Stand insgesamt 4 weitere Mitarbeiter/innen aus dem aktiven Dienst wegen Eintritt in den Ruhestand oder in die Freistellungsphase der Altersteilzeit aus. Bei einer Nachbesetzung mit jüngeren Kräften in Verbindung mit einer Herabstufung der Bewertung einzelner Stellen werden weitere Personalkostenreduzierungen erschlossen. Darüber hinaus sind als Folge aus dem KUBUS-Gutachten von 2007 im Stellenplan noch weitere Stellen mit dem Vermerk „künftig umzuwandeln“ versehen. Das bedeutet grundsätzlich, dass bei einem Personalwechsel der Besitzstand der derzeitigen Stelleninhaberin oder des derzeitigen Stelleninhabers wegfällt und die oder der neue Stelleninhaber/in danach niedriger vergütet bzw. besoldet wird, allerdings nur dann, wenn sich an den Stelleninhalten und an der Bewertung nichts geändert hat.

Mehrfach wurde bereits darauf hingewiesen, dass Stellen, die durch Beschlüsse der Gremien neu geschaffen wurden (z. B. Wirtschaftsförderung und Tourismus) nicht dem Stellenüberhang zuzurechnen sind. Stellen, die durch Dritte ganz oder anteilig finanziert werden, sind als Beitrag zum Stellenabbau zu werten. Auch darf nicht unerwähnt bleiben, dass bei Organisationsuntersuchungen durch Unternehmensberatungen wie z. B. KUBUS immer unterstellt wird, dass die Stelleninhaber/innen zu 100 % leistungsfähig sind. Die Realität in allen Bereichen des öffentlichen Dienstes und der Privatwirtschaft zeigt aber, dass dies bei aller vorhandenen Leistungsbereitschaft der Stelleninhaber/innen nicht der Fall ist. Dies führt in der Praxis de facto zu Unterbesetzungen, die durch die Leistungsträger/innen ausgeglichen werden. 

Von daher bleibt festzustellen, dass die Verwaltung beim derzeitigen Aufgabenumfang keine weitergehenden Beiträge zum Stellenabbau leisten kann. Erst nach einer von den Gremien beschlossenen Aufgabenreduzierung kann diese Thematik wieder aufgegriffen werden. Pauschal erhobenen Forderungen nach einem Stellenabbau bzw. einer Verlagerung von Stellen der Verwaltung in Einrichtungen wie z. B. Jugendzentrum oder Schulsozialpädagogik ist von daher eine Absage zu erteilen.  

Bei allen Personalentscheidungen sind darüber hinaus die arbeitsrechtlichen Bestimmungen sowie die bei Bildung der Verwaltungsgemeinschaft getroffenen Vereinbarungen einzuhalten.

Altersstruktur der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am 31. Dezember 2012

siehe Anlagen 3 und 4

Zeitguthaben, Resturlaub, Krankheitstage, Sonderurlaub (Kernverwaltung)

siehe Anlage 5

Krankheitsquote

Die Krankheitsquote berechnet sich wie folgt:

durch Krankmeldung ausgefallene Tage * 100

Soll-Arbeitszeit in Tagen

Bei der Berechnung der Krankheitstage bleiben Tage, die über den Zeitraum der Lohnfortzahlung hinaus gehen unberücksichtigt.

Beschäftigung von Schwerbehinderten

Das SGB IX verpflichtet alle Arbeitgeber mit jahresdurchschnittlich monatlich mindestens 20 Arbeitsplätzen, auf wenigstens 5 % der Arbeitsplätze schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Im Jahr 2012 waren bei der Stadt Barmstedt nach dem Berechnungsverfahren zur Ermittlung einer eventuell zu zahlenden Schwerbehindertenabgabe jahresdurchschnittlich monatlich 83,50 Arbeitsplätze vorhanden. Der mit schwerbehinderten Menschen besetzte Anteil belief sich auf 8,68 %. Eine Schwerbehindertenabgabe war wegen Erfüllung der Mindestquote von 5 % deshalb nicht zu zahlen.

Altersteilzeit

Altersteilzeitarbeitsverträge wurden mit insgesamt 11 Mitarbeiter/innen abgeschlossen:

Altersteilzeitrücklage

Nach § 19 Abs. 4 Nr. 6 GemHVO ist eine Altersteilzeitrücklage als Pflichtrücklage zu bilden. In dieser Sonderrücklage werden Mittel für die Gehaltszahlungen während der Freistellungsphase angesammelt. Zugeführt wurden bisher die anteiligen Beträge für die Jahre 2006 bis 2012 im Gesamtbetrag von 811.388,71 EUR. Die Rücklage wird ab 2013 bis zur Abwicklung aller Altersteilzeitfälle im Jahr 2020 aufgelöst. 

Leistungsorientierte Bezahlung (LOB)

Mit dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) wurde ab dem 01. Januar 2007 ein Leistungsentgelt eingeführt. Das Leistungsentgelt ist eine variable und leistungsorientierte Bezahlung zusätzlich zum Tabellenentgelt. Die leistungsorientierte Bezahlung soll dazu beitragen, die öffentlichen Dienstleistungen zu verbessern. Zugleich sollen Motivation, Eigenverantwortung und Führungskompetenz verstärkt werden. Die Zielgröße für das Leistungsentgelt wurde auf 8 v. H. der ständigen Monatsentgelte des Vorjahres aller unter den Geltungsbereich des TVöD fallenden Beschäftigten des jeweiligen Arbeitgebers vereinbart. Bis einschließlich 2009 belief sich das Gesamtvolumen auf 1 v. H. der Monatsentgelte. Von 2010 bis 2013 erhöht sich das Volumen um jährlich 0,25 v. H. auf dann 2 v. H. im Jahr 2013. Das für das Leistungsentgelt zur Verfügung stehende Gesamtvolumen ist zweckentsprechend zu verwenden; es besteht die Verpflichtung zur Auszahlung der jährlichen Leistungsentgelte. Die am 11. Dezember 2007 von der Stadtvertretung beschlossene Einbeziehung der Beamten in das System der leistungsorientierten Bezahlung wird aufgrund landesrechtlicher Vorgaben rückwirkend zum 01. Januar 2012 wieder eingestellt. Die sich hieraus ergebenden Einsparungen von zurzeit bis zu 5.100 EUR jährlich werden zur Haushaltskonsolidierung eingesetzt. 

Das jeweilige System der leistungsbezogenen Bezahlung wird betrieblich vereinbart. Dies ist erfolgt. Die nach § 18 TVöD gebildete Betriebliche Kommission hat eine entsprechende Dienstvereinbarung erarbeitet und sich dabei für ein Leistungsentgelt, das in Form einer einmaligen jährlichen Leistungsprämie zusätzlich zum Tabellenentgelt gewährt wird, entschieden. Nach Ausfertigung durch den Bürgermeister und die Vorsitzende des Personalrates ist die Dienstvereinbarung am 19. Juni 2008 in Kraft getreten. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Amtes Hörnerkirchen sind der Dienstvereinbarung beigetreten. Allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltungsgemeinschaft Stadt Barmstedt / Amt Hörnerkirchen und des Amtes Hörnerkirchen wurden die Inhalte der Dienstvereinbarung erläutert. Außerdem erfolgte eine Schulung bezüglich der Führung von Mitarbeitergesprächen. Dabei wurde der Teilnehmerkreis auf jeweils rd. 20 Personen begrenzt. Die gewählte Form der Mitarbeiterinformation und -schulung hat Kosten von insgesamt rd. 15.000 EUR verursacht. Damit stehen die Stadt Barmstedt und das Amt Hörnerkirchen im Vergleich mit anderen öffentlichen Arbeitgebern sehr gut dar. Anderenorts erfolgt die Information der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oftmals nur in einer sehr kurzen Personalversammlung. Eine besondere Schulung erfolgt nicht. In der Folge daraus haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter natürlich einen erheblichen Nachteil gegenüber den entsprechend geschulten Führungskräften.    

Zwischenzeitlich sind die mindestens einmal jährlich zu führenden Mitarbeitergespräche ein fester Bestandteil unserer Unternehmenskultur geworden. Ein Teil dieser Gespräche bezieht sich auf die leistungsorientierte Bezahlung. Die große Anzahl der teilnehmenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an dem System der leistungsorientierten Bezahlung deutet auf eine mittlerweile große Akzeptanz hin. Anfänglich bestehende Zweifel und Ängste haben sich offensichtlich nicht bestätigt. Nicht teilgenommen haben im Wesentlichen die geringfügig Beschäftigten. Dies erklärt sich aber dadurch, dass die Zahlung eines Leistungsentgelts zu einer Überschreitung der für geringfügige Beschäftigungsverhältnisse maßgebenden Einkommensgrenzen führen würde. Weiterhin ist beachten, dass für die Zielerreichung mindestens 6 Monate zur Verfügung stehen müssen. Dies führt ggf. dazu, dass Mitarbeiter/innen bei Unterschreitung dieses Zeitraums von einer Teilnahme ausgeschlossen sind.

An dieser Stelle sei nochmals darauf hingewiesen, dass die Teilnahme an der leistungsorientierten Bezahlung in jedem Fall freiwillig ist und eine möglicherweise nicht erfolgreiche Zielerfüllung nicht zu arbeitsrechtlichen Maßnahmen führt. Das eigentliche Mitarbeitergespräch hingegen ist tarifvertraglich verbindlich vorgeschrieben.  

Die leistungsorientierte Bezahlung in den Jahren 2009 bis 2011 in Zahlen:

Bei den persönlichen Leistungsprämien ergeben sich teilweise größere Abweichungen von den Durchschnittswerten durch den erreichten Zielerreichungsgrad, die Eingruppierung und den Umfang der Beschäftigung.

Die vereinbarten Ziele wurden zum weit überwiegenden Teil von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vorgeschlagen. Von der Möglichkeit, Teamziele zu vereinbaren, wurde ebenfalls Gebrauch gemacht. Auch wenn wir uns zurzeit noch in der “Übungsphase” befinden, sind die vom System der leistungsorientierten Bezahlung ausgehenden positiven Impulse bereits jetzt klar zu erkennen. Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind bisher nicht dagewesene Möglichkeiten geboten, sich über das übliche Maß hinaus einzubringen und damit etwas zu bewegen. Diesen Weg sollten wir weiter beschreiten.

Die Ermittlung der Leistungsbudgets und -prämien für 2012 erfolgt zurzeit. Die Auszahlung der Prämien für 2012 erfolgt gemäß Dienstvereinbarung Ende Mai 2013.

Mitarbeitergespräche

Nach § 5 TVöD haben Beschäftigte Anspruch auf ein regelmäßiges Gespräch mit der jeweiligen Führungskraft, in dem u. a. festgestellt wird, ob und welcher Qualifizierungsbedarf besteht. Mitarbeitergespräche bei der Stadt Barmstedt finden grundsätzlich einmal jährlich jeweils im ersten Quartal eines Jahres in Verbindung mit der Vereinbarung von Zielen im Rahmen der leistungsorientierten Bezahlung statt.

Aus- und Fortbildung

In der Verwaltung der Stadt Barmstedt werden zurzeit 5 Auszubildende ausgebildet. Ein zum 01. August 2012 freier Ausbildungsplatz konnte zwar zeitweilig besetzt werden, die Auszubildende ist aber nach kurzer Zeit auf eigenen Wunsch wieder ausgeschieden. Eine Nachbesetzung konnte nicht mehr erreicht werden. 

Für die Aus- und Fortbildung wurden im Haushaltsjahr 2012 insgesamt 65.041,81 EUR wie folgt verausgabt:  

Von den Aufwendungen der Kernverwaltung entfielen rd. 18.000 EUR auf die die Teilnahme der Auszubildenden an den Einführungs- und Abschlusslehrgängen an der Verwaltungsakademie Bordesholm, rd. 4.000 EUR auf die Ausbildung eines Mitarbeiters zum Kommunalen Bilanzbuchhalter und rd. 2.200 EUR auf die Durchführung eines Inhouse-Seminars zum Thema „Beurteilung von Auszubildenden und Anwärtern“. Der Restbetrag von rd. 23.500 EUR entfiel auf die Teilnahme von Mitarbeiter/inne/n an erforderlichen Fachseminaren.

Die für die Freiwillige Feuerwehr entstandenen Kosten begründen sich aus der Teilnahme von Feuerwehrkameraden an Fachlehrgängen. Für die Zeit der Freistellung von der hauptberuflichen Arbeit waren Ausfallzahlungen an die jeweiligen Arbeitgeber zu zahlen.

Die sonstigen Kosten sind im Wesentlichen entstanden für die Teilnahme der Schulsekretärinnen und von Mitarbeitern des Bauhofes an Fachseminaren.

Arbeitszeit

Mit dem Einzug der Stadtverwaltung in das neue Rathausgebäude Anfang 2007 wurden die Öffnungszeiten für den Publikumsverkehr erheblich ausgeweitet. Erforderlich wurde deshalb eine Überarbeitung der Dienstvereinbarung über die gleitende Arbeitszeit. Zur Flexibilisierung der Arbeitszeit ist am 19.06.2009 eine neue Dienstvereinbarung in Kraft getreten, die sich an den Öffnungszeiten des Rathauses orientiert. 

Anlage/n:

1 – Anzahl der Stellen (Entwicklung 2008 – 2013)

2 – Personalausgaben (Entwicklung 2008 – 2013)

3 – Altersstruktur Verwaltung

4 – Altersstruktur Einrichtungen

5 – Kernverwaltung (Auswertung Arbeitszeitkonten 2012)