Sachverhalt:

Anliegend wird der Entwurf des 2. Nachtrages zum Stellenplan der Stadt Barmstedt für das Haushaltsjahr 2012 zur Beratung und Beschlussfassung überreicht.

Folgende Änderungen sind im 2. Nachtrag zum Stellenplan berücksichtigt:

Teil A – Verwaltung

1.   Neubewertung der Stelle „Sachbearbeiter/in Personal/Organisation

Die vorgenannte Stelle wurde durch die KUBUS GmbH überprüft. Aufgrund von Aufgabenverschiebungen und verbunden einer gestiegenen Verantwortung in Teilbereichen der Personal- und Organisationsentwicklungen wird die Stelle von der Entgeltgruppe 9 TVöD in die Entgeltgruppe 10 TVöD angehoben.

2.   Neubewertung der Stelle „Sachbearbeiter/in Finanzen“

Diese Stelle wurde ebenfalls von der KUBUS GmbH überprüft und bezüglich der Bewertung von der Entgeltgruppe 9 TVöD in die Entgeltgruppe 10 TVöD angehoben. Gemäß Stellenplan kann die Stelle auch mit einer Beamtin oder einem Beamten besetzt werden. Die Besoldung würde sich von der Besoldungsgruppe A 10 in die Besoldungsgruppe A 11 ändern.

3.   Neubewertung der Stelle „Umwelt, Gewerbe, Feuerschutz“

Auch diese Stelle wurde überprüft und bezüglich der Bewertung von der Entgeltgruppe 8 TVöD in die Entgeltgruppe 9 TVöd angehoben.

4.   Organisatorische Veränderungen in den Bereichen „Tourismusbüro / Archiv“

Nach dem Organisationsgutachten der Fa. KUBUS aus dem Jahr 2007 war das Tourismusbüro dem Fachamt für Bürgerdienste und gesellschaftliche Angelegenheiten und dort dem Bereich „Kindertagesstätten, Jugend, Schule, Sport und Kultur“ zugeordnet. Zwischenzeitlich erfolgte aber eine Verlagerung in die Strategische Steuerung. Dies hat sich in der Praxis nicht bewährt (die derzeitige Besetzung führte nur in Teilbereichen zu erfolgreicher Arbeit, die Abgrenzung Kultur / Tourismus ist nicht immer eindeutig möglich und führt zu Behinderungen im Arbeitsablauf) und ist vom Grundsatz her auch nicht mit den definierten Aufgaben der Strategischen Steuerung vereinbar. Die Aufgaben sind einem Fachamt zuzuordnen. Es handelt sich hier um die Ganztagsstelle „SB Tourismus I“ und die Stelle „SB Tourismus II“ mit einem Anteil von 0,50 VbE. Die Stelleninhaber sind in die Entgeltgruppen EG 6 bzw. EG 5 eingruppiert. Im Organisationsgutachten sind die Stellen bei allerdings anderer Aufgabenzuordnung nach EG 9 / A 9 bzw. EG 6 / A 7 bewertet.

Die Aufgaben nach dem Landesarchivgesetz wurden im Organisationsgutachten dem Fachamt für zentrale Dienste und Finanzen zugeordnet. Neu geschaffen wurde ab 2008 die Stelle „SB Archiv (EG 5 / A 6)“ mit einem Anteil von 0,30 VbE. Davon ausgehend, dass auch die Archivaufgaben des Amtes Rantzau mit übernommen werden, wurde die Stelle auf 0,50 VbE aufgestockt und entsprechend besetzt. Tatsächlich ist es aber nicht zu einer diesbezüglichen Kooperation mit dem Amt Rantzau gekommen. Die Aufgaben werden in Personalunion von dem Inhaber der Stelle „Tourismus II“ wahrgenommen. Vom Grundsatz her ist bei dem Archivanteil ein Stellenüberhang von 0,20 VbE festzustellen, der aber durch die Arbeitsbelastung im Tourismusbüro wieder ausgeglichen wird. Um die Zuordnung des Mitarbeiters zu zwei Fachämtern zu vermeiden, wurden die Aufgaben ebenfalls der Strategischen Steuerung übertragen. Ziel dieses Aufgabenbereichs ist die Schaffung eines öffentlich zugänglichen Archivs. Nach Auffassung des Unterzeichneten würde es sich anbieten, dieses künftige Archiv an die Stadtbücherei anzubinden.

Aufgrund der vorstehenden Ausführungen wurden die Aufgabenbereiche „Tourismus“ und „Archiv“ mit allen im Organisationsgutachten bezeichneten Stelleninhalten mit sofortiger Wirkung dem Fachamt für Bürgerdienste und gesellschaftlich Angelegenheiten zugeordnet, dort an die Sachgebiete „Kindertagesstätten, Jugend, Schule, Sport und Kultur“ angebunden und die Aufgabenverteilung auf die Mitarbeiter/innen und die Stellenbewertung wieder auf den ursprünglichen Stand vom 01. Januar 2008 (Beginn der Verwaltungsgemeinschaft) zurückgeführt. 

Daraus ergeben sich auf den Stellenplan folgende Auswirkungen:

Die Ganztagsstelle „Tourismus I“ wird von der Entgeltgruppe 6 TVöD in die Entgeltgruppe 9 TVöD angehoben.

Die Stelle „Tourismus II“ wird von der Entgeltgruppe 5 TVöD in die Entgeltgruppe 6 TVöD angehoben. Der Stellenanteil erhöht sich von 0,50 VbE auf 0,70 VbE.

Die Stelle „Archiv“ wird von der Entgeltgruppe 5 TVöD in die Entgeltgruppe 6 TVöD angehoben. Der Stellenanteil verringert sich von 0,50 VbE auf 0,30 VbE.

5.   Personalbedarf im Fachamt für Stadt- und Gemeindeentwicklung

Im Fachamt für Stadt- und Gemeindeentwicklung wurden im 2. Halbjahr 2011 auf der Basis von Erhebungsbögen, die die KUBUS GmbH zur Verfügung gestellt hat, zu zahlreichen Aufgabenbereichen Fallzahlen sowie Investitionssummen für Bau- und Unterhaltungsmaßnahmen und weitere Kennzahlen für die Stellenbedarfsermittlung erhoben.

Im Rahmen der durchgeführten Stellenbedarfsermittlung im Fachamt für Stadt- und Gemeindeentwicklung ergibt sich im Vergleich zur Ist-Situation ein erhöhter Stellenbedarf.

Insgesamt ergibt sich ein Personalbedarf von 7,80 Vollbeschäftigteneinheiten (VbE). Dieser gliedert sich wie folgt auf:

Bedingt ist der erhöhte Stellenbedarf insbesondere durch zahlreichen aktuellen Investitions- und Unterhaltungsmaßnahmen im Hochbaubereich. Je nach Anzahl und Umfang der Maßnahmen im Baubereich wird der Stellenbedarf hier immer wieder schwanken.

Im KUBUS-Gutachten von 2007 wurde der Personalbedarf im Fachamt für Stadt- und Gemeindeentwicklung mit 5,30 VbE ermittelt. Zurzeit ist das Fachamt mit 6,74 VbE besetzt. Der seinerzeit langfristig erkrankte und vom Gutachten nicht erfasste Mitarbeiter ist hierin jetzt enthalten. Bei einer Anpassung an den neu festgestellten Bedarf ergibt sich zurzeit eine rechnerische Unterbesetzung von 1,06 VbE, die wie folgt ausgeglichen werden soll:

a)   Unbefristete Aufstockung der Stelle „Sachbearbeiter/in Liegenschaften“

Die Stelle ist zurzeit bis zum 31. Dezember 2012 von 0,52 VbE auf 0,74 VbE aufgestockt. Die Befristung sollte entfallen und der Stellenanteil wie von der KUBUS GmbH festgestellt auf 0,80 VbE festgesetzt werden.

b)   Zusätzliche Stelle „Technische/r Mitarbeiter/in“

Zum Ausgleich von Arbeitsspitzen im technischen Bereich wird die Stelle „Technische/r Mitarbeiter/in“ neu geschaffen. Die Bewertung erfolgt nach der Entgeltgruppe 9 TVöD. Die Besetzung erfolgt jeweils befristet in Abhängigkeit von den aktuellen Investitions- und Unterhaltungsmaßnahmen im Hochbaubereich.

Ergänzende Stellungnahme des Fachamtes für Stadt- und Gemeindeentwicklung:

Im Fachamt für Stadt- und Gemeindeentwicklung sind gemäß Stellenplan und Stellenbeschreibungen zurzeit 3 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für den technischen Bereich der Stadt Barmstedt und des Amtes Hörnerkirchen zuständig. Der technische Bereich beinhaltet den Neubau und die bauliche Unterhaltung aller Anlagen in den Bereichen Hoch-, Tief- und Straßenbau und Abwasser. Dies sind für die Stadt und die Gemeinden momentan insgesamt 32 Gebäude, ca. 150 Straßen und mehrere Sportplätze. Hinzu kommt der Abwasserbereich in den Gemeinden. Gemäß Stellenbeschreibungen entfallen ca. 1,4 Stellenanteile auf den baulichen Bereich. Die restlichen Stellenanteile werden für die Leitungstätigkeiten (Bauhof, Amtsleitung) und für die Doppik benötigt. Dies ist für eine fachlich gute, kontinuierliche Planung zur Erhaltung aller Bauwerke absolut nicht ausreichend. Die aus Sicht des Fachamtes für Stadt- und Gemeindeentwicklung sinnvolle vorausschauende und gründliche Planung und Bearbeitung von Baumaßnahmen ist derzeit nur durch die Erbringung von Mehrstunden oder durch Vernachlässigung anderer Aufgaben möglich. Die momentane Situation lässt nur ein Reagieren, aber kein Agieren mehr zu. Auf daraus langfristig resultierende finanzielle Schäden aufgrund einer personellen Minderausstattung wird ausdrücklich hingewiesen. Auf Dauer werden diese Voraussetzungen zum Versagen des Fachamtes in einigen Bereichen führen, welches den Unmut der Bürger aber auch der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hervorrufen wird.

Gesamtergebnis des Stellenplanes

Teil A – Verwaltung

Nach dem 2007 erstellten Gutachten zur Neustrukturierung der Verwaltung wurde der Personalbedarf der Kernverwaltung im Rathaus mit 30,50 Stellen ermittelt. Der Personalbestand belief sich zum damaligen Zeitpunkt hingegen auf 34,98 Stellen. Somit wurde ein Stellenüberhang (Einsparpotential) von 4,48 Stellen ausgewiesen.  

Der Soll-/Ist-Vergleich der Stellenbesetzung in der Kernverwaltung wird sich einschließlich der im Entwurf des 2. Nachtrages zum Stellenplan ausgewiesenen Änderungen zum Ende des Jahres 2012 wie folgt darstellen:

Der ausgewiesene Stellenüberhang begründet sich durch die befristet bis zum 31. Dezember 2013 neu geschaffene Stelle zur Aufstockung des Doppik-Teams. Ohne diese zusätzliche Stelle würde sich eine Unterbesetzung von 0,64 Stellen ergeben.

Mehrfach wurde bereits darauf hingewiesen, dass Stellen, die durch Beschlüsse der Gremien neu geschaffen wurden (z. B. Wirtschaftsförderung und Tourismus) nicht dem Stellenüberhang zuzurechnen sind. Stellen, die durch Dritte ganz oder anteilig finanziert werden, sind als Beitrag zum Stellenabbau zu werten. Auch darf nicht unerwähnt bleiben, dass bei Organisationsuntersuchungen durch Unternehmensberatungen wie z. B. KUBUS immer unterstellt wird, dass die Stelleninhaber/innen zu 100 % leistungsfähig sind. Die Realität in allen Bereichen des öffentlichen Dienstes und der Privatwirtschaft zeigt aber, dass dies bei aller vorhandenen Leistungsbereitschaft der Stelleninhaber/innen nicht der Fall ist. Dies führt in der Praxis de facto zu Unterbesetzungen, die durch die Leistungsträger/innen ausgeglichen werden.

Von daher bleibt festzustellen, dass die Verwaltung beim derzeitigen Aufgabenumfang keine weitergehenden Beiträge zum Stellenabbau leisten kann. Erst nach einer von den Gremien beschlossenen Aufgabenreduzierung kann diese Thematik wieder aufgegriffen werden.  

Bei allen Personalentscheidungen sind darüber hinaus die arbeitsrechtlichen Bestimmungen sowie die bei Bildung der Verwaltungsgemeinschaft getroffenen Vereinbarungen einzuhalten.

Teil B – Einrichtungen

Keine Veränderungen

Beschlussvorschlag:

Die Stadtvertretung beschließt den 2. Nachtrag zum Stellenplan der Stadt Barmstedt gemäß dem der Vorlage VO/2012-190 beigefügten Entwurf.

Finanzielle Auswirkungen:

Neubewertung Stelle „Personal/Organisation“ (0,5 VbE)

Mehraufwand incl. Sozialversicherung und Zusatzversorgung

monatlich = rd. 145,00 EUR,  jährlich = rd. 1.850,00 EUR, wirksam ab 01. November 2012

Neubewertung Stelle „Sachbearbeiter/in Finanzen“ (1,0 VbE)

Mehraufwand incl. Sozialversicherung und Zusatzversorgung

monatlich = rd. 290,00 EUR,  jährlich = rd. 3.700,00 EUR, wirksam ab 2013 

Neubewertung Stelle „Sachbearbeiter/in Umwelt, Gewerbe, Feuerschutz“ (1,0 VbE)

Mehraufwand incl. Sozialversicherung und Zusatzversorgung

monatlich = rd. 110,00 EUR, jährlich = rd. 1.400,00 EUR, wirksam frühestens 2015, der Stelleninhaber erfüllt zurzeit nicht die tariflichen Voraussetzungen für eine Höhergruppierung

Neubewertung Stelle „Tourismus I“ (1,0 VbE)

Mehraufwand incl. Sozialversicherung und Zusatzversorgung

monatlich = rd. 470,00 EUR, jährlich = rd. 6.000,00 EUR, wirksam ab 2013

Neubewertung Stelle „Tourismus II/ Archiv“ (1,0 VbE) 

kein Mehraufwand, die Stelleninhaberin ist bereits entsprechend eingruppiert

Aufstockung der Stelle „Liegenschaften“ um 0,06 VbE

Mehraufwand Besoldung incl. Umlage zur Versorgungsausgleichskasse

monatlich = rd. 200,00 EUR, jährlich = rd. 2.700,00 EUR, wirksam ab 2013

Zusätzliche Stelle „Technische/r Mitarbeiter/in“ (1,0 VbE)

Mehraufwand incl. Sozialversicherung und Zusatzversorgung

monatlich = rd. 3.600,00 EUR, jährlich = rd. 46.500,00 EUR, wirksam ab 2013

Anlage/n:

Entwurf des 2. Nachtrages zum Stellenplan der Stadt Barmstedt für das Haushaltsjahr 2012