Herr Kai Perner trägt den Sachverhalt vor. Er erklärt, dass in den Sommerferien Sitzungen des Umwelt-, des Bau- und des Hauptausschusses stattgefunden haben. Er regt an, dass in den Ferien künftig keine Sitzungen stattfinden, da viele Mitglieder der Stadtvertretung auf die Sommerferien angewiesen sind. Ferner regt er an, dass künftig nur noch Punkte auf die Tagesordnung gesetzt werden, zu denen die Vorlagen rechtzeitig erstellt sind, so dass auch beim Versand der Vorlagen die Ladungsfrist von einer Woche eingehalten wird. Die Einhaltung der Wochenfrist ist erforderlich, damit sich die Stadtvertreter bzw. die Ausschussmitglieder eingehend mit den Unterlagen befassen können.

Herr Jörg Bucher erklärt, dass die Verwaltung ein neues System für den Versand von Sitzungsunterlagen entwickelt hat. Einladungen und Sitzungsunterlagen für die Sitzungen der Ausschüsse werden an die Mitglieder des jeweiligen Ausschusses und an die weiteren Stadtvertreter/innen fristgemäß zum Sitzungstermin des Ausschusses versandt bzw. verteilt. Damit erhalten die Mitglieder des jeweiligen Ausschusses und die weiteren Stadtvertreter/innen alle notwendigen Sitzungsunterlagen gleichzeitig. Außerdem werden zur Sitzung der Stadtvertretung die Einladungen sowie die Sitzungsprotokolle der Ausschüsse versandt. Ein erneuter Versand der Sitzungsunterlagen mit Ausnahme von Vorlagen, die ausschließlich die Stadtvertretung betreffen, erfolgt nicht. Mit diesem Verfahren verfügen alle Stadtvertreter/innen, Ausschussmitglieder und bürgerlichen Ausschussmitglieder und von den Fraktionen entsandten Mitglieder zum selben Zeitpunkt über die notwendigen Sitzungsunterlagen.

Herr Peter Gottschalk erklärt, dass die Verwaltung sich künftig bemühen sollte, die Wochenfrist auch beim Versand der Vorlagen einzuhalten. Ob dies im Einzelfall immer möglich ist, kann nicht festgeschrieben werden. Der Versand sollte schon mit einer gewissen Flexibilität gehandhabt werden können.

Herr Jörg Bucher ergänzt, dass es manchmal Sachverhalte oder auch Zwänge gibt, die es notwendig machen, eine Vorlage nachzureichen. Es liegt dann im Ermessen eines/r jeden Ausschussvorsitzenden den Tagesordnungspunkt zu behandeln oder von der Tagesordnung zu nehmen.

Herr Heinz Brabandt erklärt, dass Sitzungstermine in den Ferien nicht grundsätzlich untersagt sein sollten. Auch hier gibt es manchmal Zwänge, wie z.B. Tariferhöhungen bei den Gas- oder Strompreisen, die es notwendig machen, eine Sitzung in den Ferien stattfinden zu lassen. Soweit es möglich ist, sollte aber vermieden werden, Sitzungen in den Ferien durchzuführen.

Herr Peter Gottschalk regt an, eine stillschweigende Vereinbarung zu treffen, so dass in den Ferien möglichst keine Sitzungen mehr stattfinden. Die Terminierung der Sitzungen bleibt natürlich den Ausschussvorsitzenden vorbehalten. Jede/r Ausschussvorsitzende/r müsste dann entscheiden, wie wichtig die zu behandelnden Themen sind und ob sie verschoben werden können oder nicht. Außerdem sollte ein Hinweis an die Ausschussvorsitzenden erfolgen, dass bei Einladungen und während der Sitzung die Geschäftsordnung zu beachten ist, um ein einheitliches Bild der Ausschüsse zu gewährleisten.