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Politik / Ratsinformationssystem

Vorlage - VO/2020-299  

Betreff: Öffentlich-rechtlicher Vertrag zwischen der Stadt Barmstedt, dem Amt Rantzau und dem Amt Hörnerkirchen über eine Kooperation im Bereich "Schul-IT"
Status:öffentlich  
Verfasser/-in:1. Welp, Thekla
2. Holz, Marcel
Federführend:FB 100 Steuerung und Marketing   
Beratungsfolge:
Hauptausschuss Barmstedt Vorberatung
27.10.2020 
Sitzung des Hauptausschusses Barmstedt ungeändert beschlossen   
Stadtvertretung Barmstedt Entscheidung
09.11.2020 
Sitzung der Stadtvertretung Barmstedt ungeändert beschlossen   

Sachverhalt
Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Anlage/n

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Sachverhalt:

Das Amt Rantzau und die Verwaltungsgemeinschaft der Stadt Barmstedt und des Amtes Hörnerkirchen arbeiten bereits seit 18.12.2008 in unterschiedlichen Bereichen erfolgreich zusammen. Aus diesem Grund wurde entschieden, dass auch für den Bereich der Schul-IT eine langfristige Kooperation abgeschlossen werden soll. Dabei geht es im Wesentlichen um die Aufgabenübertragung der Konzeption, Bedarfsplanung, Beschaffung, des Betriebs und der Verwaltung von Schul-IT einschließlich Vertrags- und Lizenzmanagement sowie Dienstleistersteuerung an die Stadt Barmstedt.

 

Bei der Entscheidung der Aufgabenübertragung wurde schnell deutlich, dass bestehende Kooperationsvereinbarungen der Ämter und der Stadt in diesem Fall nicht genutzt werden können, da der Aufgabenbereich durch die Komplexität bisherige Vertragskonstrukte überschreitet. Dies ist insbesondere aufgrund der Bezuschussung der Maßnahmen durch den Digitalpakt sowie durch die unterschiedlichen Standorte der einzelnen Schulen, die sich in unterschiedlichen Gemeinden befinden, der Fall. Die Beantragung von Fördergeldern des Landes und des Bundes macht eine klar definierte und rechtsichere Vereinbarung zwischen den Gemeinden zwingend erforderlich, damit die Gefahr, dass Zuschüsse zurückgefordert werden ausgeräumt werden kann. Auch ist die Konstellation relativ einzigartig, sodass es keine vorgefertigten Vereinbarungen gibt.

 

Um der Komplexität der Aufgabenübertragung gerecht zu werden, wurde gemeinschaftlich entschieden externe Expertise einzukaufen und einen Kooperationsvertrag für die Schul-IT durch eine Anwaltskanzlei aufsetzen zu lassen. Im Dezember 2019 gab es dazu den ersten Auftakttermin bei einer Anwaltskanzlei in Hamburg mit Vertretern beider Ämter und der Stadt.

 

Die Anwaltskanzlei hat zuerst einmal den Sachstand ermittelt und die unterschiedlichen Gegebenheiten zusammengetragen und analysiert. Diese Details zu den Hintergründen der bestehenden Regelungen und zu ergänzendem Reglungsbedarf sowie zu den Interessen der Vertragsparteien finden sich im angehängten Vermerk (Rechtsbeziehungen im Projekt Schul-IT). Nach Analyse der bestehenden Rechtslage wurde wie erwartet festgestellt, dass ergänzender Regelungsbedarf besteht. Dieser wird im anhängten Vertrag adressiert. Der Vertrag hat das Ziel eine möglichst unbürokratische Abwicklung der Aufgabe „Schu-IT“ durch die Stadt Barmstedt zu ermöglichen und ist mit dem Amt Rantzau und dem Amt Hörnerkirchen abgestimmt.

 

Für die Erstellung des Vertrages sowie der zugehörigen Informationen sind Kosten in Höhe von ca. 50.000 Euro angefallen. Von den Kosten entfallen 50% auf die Stadt Barmstedt, während 37,5% durch das Amt Rantzau und 12,5% durch das Amt Hörnerkirchen getragen werden. Die Aufteilung der Kosten erfolgte nach Anzahl der Schulstandorte, die von dem Vertrag betroffen sind. Wie im Vertrag dargestellt, wird bei der Abrechnung der Kosten rund um die Schul-IT in Zukunft neben der Anzahl der Standorte auch die Anzahl der Schüler*innen berücksichtigt.

 

Die Kosten der Stadt Barmstedt können durch Einnahmen aus Schulkostenbeiträgen, die in 2022 fällig werden, zu ca. 45% refinanziert werden (Berechnungsgrundlage für die Beiträge ist immer das vorletzte Jahr). Die anderen 55% der Kosten werden durch die Einsparung von Personalkosten aufgrund von einer unbesetzten Stelle im Fachbereich Personal gedeckt. Es war ursprünglich vorgesehen, dass die Mitarbeiterin die Vertragserstellung maßgeblich mit unterstützt.

 

Beteiligung von Kindern und Jugendlichen:

Interessen von Kindern und Jugendlichen gem. § 47 f GO sind betroffen.

 

Zuständigkeiten:

Vorberatend zuständig ist gem. § 1a der Zuständigkeitsordnung der Stadt Barmstedt folgender Ausschuss: Hauptausschuss

Abschließend zuständig ist die Stadtvertretung gem. § 28 Nr. 24 GO.

 

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Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss empfiehlt der Stadtvertretung folgenden Beschluss zu fassen:

 

Die Bürgermeisterin wird beauftragt den öffentlich-rechtlichen Vertrag über eine Kooperation im Bereich „Schul-IT“ in der vorgelegten Form zu schließen.

 

 

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Finanzielle Auswirkungen:
Die Vertragserstellung kostet die Stadt Barmstedt 25.000,00 Euro, welche durch Schulkostenbeiträge und Einsparung von Personalkosten, aufgrund einer unbesetzten Stelle, refinanziert werden können.
 

 

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Anlage/n:

- Öffentlich-rechtlicher Vertrag zwischen der Stadt Barmstedt, vertreten durch die Bürgermeisterin, und dem Amt Rantzau, vertreten durch den Amtsdirektor, und dem Amt Hörnerkirchen, vertreten durch den Amtsvorsteher, über eine Kooperation im Bereich „Schul-IT“

 

- Vermerk „Rechtsbeziehungen im Projekt Schul-IT“

 

 

gez. Werner

Fachbereichsleitung

 

Anlagen:  
  Nr. Name    
Anlage 1 1 2020 07 22 Rechtsbeziehungen im Projekt Schul-IT_Reinschrift (214 KB)      
Anlage 2 2 2020 10 19 Vertragsentwurf Schul IT (379 KB)      

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Verwaltungsgemeinschaft
Stadt Barmstedt - Amt Hörnerkirchen

Am Markt 1
25355 Barmstedt

Telefon: 04123 681-01
Fax: 04123 681-260
E-Mail: info[at]stadt-barmstedt.de

De-Mail-Adresse Stadt Barmstedt:
posteingang[at]barmstedt.sh-kommunen.de-mail.de

De-Mail-Adresse Amt Hörnerkirchen:
posteingang[at]hoernerkirchen.sh-kommunen.de-mail.de

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